Was ist eine E-Rechnungs-API?

Schneller als man denkt ist der Zeitpunkt gekommen, ab dem alle deutschen Unternehmen verpflichtet sein werden, ihre B2B-Kunden per E-Rechnung abzurechnen. Im Wettlauf um Compliance müssen Softwareunternehmen jetzt die passendste Lösung für ihre Kunden finden.

Bevorstehende E-Rechnungs-Compliance-Termine in Deutschland

• Ab dem 1. Januar 2027 sind alle deutschen Unternehmen mit einem Jahresumsatz von über 800.000 € zur E-Rechnung verpflichtet.
• Ab dem 1. Januar 2028 sind alle Unternehmen in Deutschland verpflichtet.

Ein wesentlicher Aspekt der E-Rechnung ist, wie EN 16931-konforme E-Rechnungen übertragen werden. In Deutschland können Unternehmen wählen, ob sie beispielsweise ihre strukturierten XML-Dokumente per E-Mail senden oder das Peppol-E-Delivery-Netzwerk nutzen.

Eine E-Rechnungs-API kommt zum Einsatz, wenn man sich für die Übertragung über Peppol entscheidet. Bevor ich erkläre, was eine E-Rechnungs-API ist, ist es gut, zunächst zu verstehen, warum ein deutsches Unternehmen Peppol statt E-Mail wählen würde, um E-Rechnungen zu versenden – und daher eine E-Rechnungs-API benötigt.

E-Mail vs. Peppol für E-Rechnung

Jede Entscheidung hat Vor- und Nachteile.

E-Mail-Vor- und Nachteile

Die Nutzung von E-Mails erfordert keine neue Infrastruktur oder neue Arbeitsabläufe.

Das Versenden von E-Rechnungen per E-Mail erfordert jedoch eine große manuelle Arbeit zum Herunterladen, Validieren und Importieren von Dokumenten. Neben einer zusätzlichen Zeitbelastung lässt dies viel Spielraum für Fehler. Und das ist noch nicht alles. Die E-Mail-Übermittlung ist notorisch unsicher, ohne Rückverfolgbarkeit und für große Mengen ungeeignet. Auch die Interoperabilität mit den Systemen der Empfänger ist nicht garantiert.

Vor- und Nachteile von Peppol

Peppol ist ein strukturiertes, interoperables Netzwerk, das speziell für den sicheren, automatisierten Austausch von E-Rechnungen und anderen Beschaffungsdokumenten entwickelt wurde. E-Rechnungen fließen direkt zwischen den Systemen, nahtlos integriert und mit automatisierter technischer Compliance-Validierung. Minimale manuelle Eingriffe bedeuten minimalen Arbeitsaufwand und Fehlerquellen. Peppol verfügt zudem über eine durchgehende Nachverfolgung und ist zukunftssicher aufgrund seiner Ausrichtung an EU-weiten digitalen Mehrwertsteuerinitiativen (ViDA) und grenzüberschreitender Interoperabilität.

Wie bei jeder neuen Systemimplementierung erfordert die Einführung von Peppol eine Änderung der Infrastruktur und des Arbeitsablaufs, für die genügend Zeit eingeplant werden muss.

Vergleichstabelle 

Während E-Mail die minimalste Option für die Übertragung von E-Rechnungen ist, ist Peppol langfristig der strategische Weg. Es ist auch bei weitem die vorteilhafteste Option für mittelständische und große Unternehmen mit erheblichen Rechnungsvolumen und die beste Option für Unternehmen, die über Grenzen hinweg oder mit Kunden des öffentlichen Sektors tätig sind.

E-Rechnungs-APIs erklärt

Wie der vollständige Name – Application Programming Interface – andeutet, ist eine API eine Reihe von Regeln, die es verschiedenen Anwendungen ermöglichen, miteinander zu kommunizieren.

Eine E-Rechnungs-API unterstützt speziell den Austausch von Rechnungen zwischen ERP/CRM (Ausgabe) und Buchhaltungssoftware (Empfang) über ein E-Liefernetzwerk wie Peppol, ohne über einen Drittanbieter oder Plattform arbeiten zu müssen.

E-Rechnungs-APIs sind speziell darauf ausgelegt, Sicherheit und Schutz zu gewährleisten, indem sie alle relevanten Daten vor unautorisiertem Zugriff, Manipulation oder Betrug schützen.

Allerdings können E-Invoicing-APIs je nach Access Point Provider, von dem sie gebaut und gewartet werden, in ihrer Qualität variieren. Die sichersten E-Rechnungs-APIs integrieren robuste Authentifizierung, Verifizierung und andere Sicherheitsmaßnahmen, darunter SSL/TLS-Verschlüsselung, OAuth für die Autorisierung und unterliegen regelmäßigen Sicherheitsaudits.

Neben der sorgfältigen Prüfung des Peppol Access Point Providers hinter einer E-Rechnungs-API müssen deutsche Unternehmen sicherstellen, dass sie eine E-Rechnungs-API erhalten, die den Standards und Vorschriften des deutschen E-Rechnungsmandats entspricht.

Die Flowin E-Rechnungs-API

Flowin ist eine E-Rechnungs-API, die speziell für die Verbindung mit Peppol entwickelt wurde. Flowin erfüllt alle deutschen Anforderungen und bietet die höchsten Sicherheitsstufen, ermöglicht eine schnelle Integration mit ERP- und CRM-Systemen und bietet gleichzeitig ein einzigartig vorteilhaftes Kostenmodell.