Overzicht: Voor kmo’s die nog oldskool factureren, zorgt de verplichte b2b-e-facturatie vaak voor stress. EenvoudigFactureren verlicht dit probleem. Het is een gebruiksvriendelijke, online facturatietool die naadloos e-facturatie integreert. EenvoudigFactureren matcht perfect met (tools voor) andere dagelijkse financiële administratietaken.
De Flowin-e-facturatie-API verbindt EenvoudigFactureren met het PEPPOL e-facturatienetwerk en speelt een cruciale rol in dit proces. Wim Verstuyf, oprichter van EenvoudigFactureren, vertelt over de drijfveer om de tool te ontwikkelen, en hoe Flowin het e-factureren mogelijk maakt zonder extra kosten.
Dit is EenvoudigFactureren
EenvoudigFactureren is een online b2b-facturatietool voor kmo’s. Het maakt e-facturatie toegankelijk èn betaalbaar voor kleine bedrijven, op een snelle en gebruiksvriendelijke manier. Peppol is een onmisbare schakel in dit proces.
Niemand beter dan EenvoudigFactureren-vader Wim Verstuyf die weet waarover hij spreekt als het gaat over Peppol integreren.
Het belang van Peppol voor kmo’s
Wim: “Kleine ondernemers willen hun tijd besteden aan geld verdienen, niet aan facturatie of andere administratie. EenvoudigFactureren neemt hen deze taken grotendeels uit handen. Automatisering en integratie met andere platforms en diensten zoals webshops, boekhoudsoftware en natuurlijk Peppol, zijn hiervoor essentieel.”
“E-facturatie plaveit werkelijk de weg naar efficiënte administratie. Facturatie op papier is tijdrovend, brengt veel handmatig werk en zotte kosten met zich mee. Daarnaast is het geen gebruiksvriendelijk gegeven in deze digitale wereld. Facturen als pdf via e-mail versturen, is niet 100 % betrouwbaar; ze belanden niet zelden in de spamfolder of worden over het hoofd gezien in een vaak overvolle inbox. Kort samengevat: e-facturatie is geautomatiseerd, goedkoper en betrouwbaar. En Peppol is het netwerk dat dit mogelijk maakt.”
Een leerrijke vergelijking tussen papieren en e-facturatie
|
Factuur op papier |
Factuur via e-mail, bijv. pdf |
E-facturatie |
|
|
Timing |
Kan meerdere dagen duren. |
Seconden tot minuten. |
Seconden. |
|
Verzendkosten* |
4,44 euro |
2,02 euro |
1,20 euro |
|
Ontvangstkosten* |
8,04 euro |
7,69 euro |
2,27 euro |
|
Betrouwbaarheid |
Hangt af van meerdere handmatige en fysieke processen, en het externe postsysteem. |
Risico om in spamfolder te belanden of aan de aandacht van de ontvanger te ontsnappen. |
Ontvangers krijgen melding bij ontvangst. |
|
Veiligheid |
Heel gemakkelijk te onderscheppen. |
Kan worden onderschept. |
Leveranciers worden geverifieerd; fraudeurs kunnen de inhoud niet onderscheppen. |
|
Efficiëntie |
Inspanning van meerdere partijen nodig. |
Vereist menselijke inspanning. |
Automatisering op hoog niveau. |
* Bron van verzend- en ontvangstkosten: https://efactuur.belgium.be/
De ontdekking van Peppol
Wim: “We hebben Peppol enkele jaren geleden ontdekt via CodaBox. In het begin zagen we de tool gewoon als een leuke, nieuwe methode voor het uitwisselen van documenten. Maar na een tijdje nam het belang ervan toe, en gingen alsmaar meer klanten erom vragen. De integratie van Peppol werd al snel een beslissende factor om EenvoudigFactureren al dan niet in huis te halen voor b2b-e-facturatie.”
“Dankzij Peppol konden we de automatiseringsmogelijkheden van EenvoudigFactureren uitbreiden:
- voor de goedkeuring van facturen
- voor het invoeren van betalingen in het boekhoudsysteem van de gebruiker:
- door ze daar aan te vullen met e-facturatie
- door ook inkooporders in te voeren.
Op die manier ontzorgen we de drukke ondernemers nog meer.”
Een betaalbare en gebruiksvriendelijke b2b-e-facturatietool: het einde van administratieve rompslomp
E-facturatie is ongetwijfeld spannend voor wie fan is van technologische oplossingen. Maar wat met kleine ondernemers voor wie deze nieuwe manier van werken buiten hun comfortzone ligt? Zij denken in de eerste plaats aan dure e-facturatiesoftware of een proces dat lastig om leren is.
Wim: “EenvoudigFactureren bewijst dat digitale facturatietools geen hap uit je budget zijn of moeilijk om te gebruiken. En: je geniet van de features van de Peppol-integratie zonder extra kosten. Als een facturatietool goed is ontworpen, is het aanpassen aan e-facturatie via Peppol een fluitje van een cent. Ondernemers die de overstap maakten met EenvoudigFactureren, hadden het e-facturatieproces meteen onder de knie.”
“Terwijl Peppol-bewuste gebruikers de aanwezigheid ervan (h)erkennen, merken anderen die amper op, zo soepel loopt de integratie. Er zijn veel kleine bedrijven die niet eens weten dat ze Peppol nodig hebben; wij integreren het omdat deze b2b-e-facturatietool het perfecte antwoord is op hun noden.”
Wacht niet met die e-facturatie-oplossing
“Natuurlijk is deze overgang voor de ene een grotere stap dan voor de andere. Toch moet iedereen ‘m uiteindelijk zetten, want binnen afzienbare tijd is e-facturatie via Peppol onafwendbaar voor b2b. Mijn beste advies? Zo snel mogelijk werk maken van een goede e-facturatietool die voldoet aan de specifieke behoeften van kleine bedrijven. Enkele features die zoveel gemakkelijker te gebruiken zijn dan je denkt:
- gegevensvalidatie
- automatische indiening van verkoopfacturen en inkooporders bij boekhoudsoftware
- automatische gegevensback-up
“The proof of the pudding is in the eating. Daarom kan je – zonder enige verplichting – de eenvoudige demoversie van EenvoudigFactureren proberen.”
Naadloze integratie van e-facturatie binnen EenvoudigFactureren dankzij Flowin
Over het traject dat EenvoudigFactureren doorliep om Peppol-e-facturatie te integreren, zei Wim:
“Flowin, de API voor e-facturatie, speelde een grote rol om dit te bereiken. Nog altijd trouwens. De persoonlijke aanpak, ondersteuning en begeleiding die we ervaarden, maakten het voor ons mogelijk om Peppol probleemloos in EenvoudigFactureren te integreren. En daar doet het nu – praktisch onzichtbaar op de achtergrond – uitstekend zijn werk.”
“Flowin geeft ons flexibiliteit in hoe we Peppol integreren en gebruiken. Een voorbeeld? Flowin kan KYC (Know Your Customer) afhandelen voor nieuwe bedrijven. In het begin maakten we dankbaar gebruik van die functie. Maar uiteindelijk schakelden we toch over naar ons eigen KYC-proces; dat is afgestemd op de specifieke behoeften van onze gebruikers in kleine bedrijven en op betrokken accountantskantoren.”
Prijsmodel van Flowin
“De kost van Flowin bevalt ons uitstekend. Daardoor konden we Peppol aanbieden binnen ons bestaande prijsmodel, ongeacht hoe hoog of hoe laag de factuurvolumes van onze gebruikers zijn. We stellen het voor als optie voor het verzenden en ontvangen van facturen, zonder dat onze klanten dit zelf moeten uitzoeken. Met verplichte e-facturatie via Peppol in het vooruitzicht, zijn we erg blij met onze voorsprong.”