Erleichterung der Einführung von Peppol in KMU: der Weg von SimplyBooks
TLDR: Für kleine bis mittlere Unternehmen, die an die traditionelle Rechnungsstellung gewöhnt sind, kann sich der notwendige Übergang zur elektronischen Rechnungsstellung wie eine unerwünschte Last anfühlen. SimplyBooks löst dieses Problem durch ein benutzerfreundliches Online-Rechnungsstellungs-Tool, das die elektronische Rechnungsstellung nahtlos mit anderen alltäglichen Finanzverwaltungsaufgaben in Einklang bringt. Die Flowin API, die SimplyBooks mit dem Peppol E-Invoicing-Netzwerk verbindet, spielt dabei eine entscheidende Rolle. Wim Verstuyf, der Gründer von SimplyBooks, spricht über den Grundgedanken von SimplyBooks und darüber, wie Flowin die Funktionalität der elektronischen Rechnungsstellung ermöglicht, ohne den Preis zu erhöhen.
SimplyBooks (EenvoudigFactureren) ist ein Online-Tool für die B2B-Rechnungsstellung für kleine bis mittlere Unternehmen. Es ist auf Schnelligkeit und Einfachheit ausgelegt und konzentriert sich darauf, die vernetzte digitale Rechnungsstellung für kleinere Unternehmen zugänglich und erschwinglich zu machen. Die Bereitstellung von E-Invoicing über Peppol ist ein wichtiges Merkmal, um dieses Ziel zu erreichen.
Wim Verstuyf, der Gründer des Unternehmens, sprach darüber, warum diese Funktion etwas ist, wovon die Benutzer begeistert sein sollten, und erzählte von seinen Erfahrungen mit der Integration von Peppol in SimplyBooks.
Die Bedeutung von Peppol für kleine und mittlere Unternehmen
Wim: “Kleinunternehmer wollen ihre Zeit dem Geldverdienen widmen und nicht der Rechnungsstellung oder anderen Verwaltungsaufgaben. SimplyBooks spricht sie an, weil es den Zeit- und Arbeitsaufwand für diese Aufgaben minimiert. Automatisierung und Integration mit anderen Plattformen und Diensten wie Webshops, Buchhaltungssoftware und natürlich Peppol sind der Schlüssel zu diesem Ziel.”
| Merkmal | Papier – gedruckte Kopie | Papier – per E-Mail versandte Datei (z.B. PDF) | E-Invoicing |
| Geschwindigkeit | Kann mehrere Tage dauern. | Sekunden bis Minuten. | Sekunden. |
| Kosten der Ausgaben* | 4.44 EUR | 2.02 EUR | 1.20 EUR |
| Kosten des Empfangs* | 8.04 EUR | 7.69 EUR | 2.27 EUR |
| Verlässlichkeit | Hängt von mehreren manuellen und physischen Prozessen und dem externen Postsystem ab. | Es besteht die Gefahr, dass sie als Spam eingestuft oder vom Empfänger nicht bemerkt wird. | Sie müssen sich damit befassen, wie die Empfänger benachrichtigt werden. |
| Sicherheit | Kann sehr leicht abgefangen werden. | Kann abgefangen werden. | Die Anbieter sind verifiziert. Der Inhalt kann nicht abgefangen werden. |
| Effizienz | Erfordert den Einsatz von mehreren Ressourcen. | Erfordert menschliche Anstrengung. | Ein hohes Maß an Automatisierung. |
* Quelle der Sende- und Empfangskosten https://efactuur.belgium.be/
“Wir sind vor einigen Jahren durch unsere Zusammenarbeit mit CodaBox auf Peppol gestoßen und haben nach und nach begonnen, es in unserer Software zu verwenden. Zunächst hielten wir Peppol nur für eine nette neue Methode zum Austausch von Dokumenten. Aber mit der Zeit wurde es immer wichtiger, und immer mehr Kunden fragten danach. Wir kamen bald an den Punkt, an dem die Peppol-Integration zu einem Schlüsselfaktor für die Entscheidung der Kunden wurde, SimplyBooks für ihre Rechnungsstellung zu wählen.
“Peppol hat es uns ermöglicht, die Automatisierungsfunktionen von SimplyBooks für die Rechnungsfreigabe und die Eingabe von Rechnungszahlungen in das Buchhaltungssystem des Benutzers zu erweitern, indem wir diese durch die elektronische Rechnungsstellung und die Eingabe von Bestellungen in das Buchhaltungssystem des Benutzers ergänzt haben. Das bedeutet, dass wir den Geschäftsinhabern noch mehr Arbeit abnehmen können.”
Abbau von Verwaltungshürden mit einem erschwinglichen und benutzerfreundlichen E-Invoicing-Tool
Die elektronische Rechnungsstellung ist zweifellos spannend für diejenigen, die sich für technische Lösungen interessieren. Aber was ist mit Kleinunternehmern, für die diese neue Arbeitsweise außerhalb ihrer Komfortzone liegt und die vielleicht befürchten, dass die Software für die elektronische Rechnungsstellung kostspielig oder schwer zu erlernen ist?
Wim: “SimplyBooks hat bereits bewiesen, dass digitale Fakturierungstools nicht teuer oder schwer zu bedienen sein müssen. Und wir sind in der Lage, Peppol-Integrationsfunktionen anzubieten, ohne dafür extra zu bezahlen. Wenn ein Fakturierungstool gut konzipiert ist, erfordert die Anpassung an die elektronische Rechnungsstellung über Peppol nur sehr wenig Aufwand. Diejenigen, die mit SimplyBooks umgestiegen sind, haben sich in kürzester Zeit mit dem Prozess der elektronischen Rechnungsstellung vertraut gemacht.
“Während Benutzer, die Peppol kennen, dessen Wert zu schätzen wissen, bemerken andere die Einbindung nicht einmal. Das liegt daran, wie reibungslos die Integration funktioniert. Es gibt viele kleine Unternehmen, die gar nicht wissen, dass sie Peppol brauchen.
Peppol, aber wir haben es integriert, weil wir wissen, dass es genau das ist, was sie brauchen.
“Natürlich fühlt sich diese Umstellung für manche wie ein größerer Sprung an als für andere. Aber letztendlich muss es geschehen, denn die Zeit rückt näher, in der die elektronische Rechnungsstellung über Peppol eine obligatorische B2B-Anforderung sein wird. Mein bester Rat ist, jetzt mit einem guten E-Invoicing-Tool einzusteigen, das die Bedürfnisse von Kleinunternehmen unterstützt. Funktionen wie die Datenvalidierung, die automatische Übermittlung von Verkaufsrechnungen und Bestellungen an die Buchhaltungssoftware sowie die automatische Datensicherung sind Vorteile, die allen zugute kommen und einfacher zu nutzen sind, als manch einer denkt.
“Um dies zu beweisen, bietet SimplyBooks eine Demoversion an, die potenzielle neue Benutzer unverbindlich ausprobieren können.”
Wie Flowin die nahtlose Integration der elektronischen Rechnungsstellung hinter SimplyBooks ermöglicht
Über den Prozess, den SimplyBooks durchlaufen hat, um die elektronische Rechnungsstellung von Peppol zu integrieren, erklärt Wim: “Die Flowin API hat dabei eine große Rolle gespielt und tut dies auch weiterhin. Der persönliche Ansatz, die Unterstützung und die Anleitung von Flowin haben es uns ermöglicht, Peppol nahtlos in SimplyBooks zu integrieren, wo es jetzt fast unsichtbar hinter den Kulissen arbeitet.
“Flowin bietet uns Flexibilität bei der Einbindung und Nutzung von Peppol. Flowin kann zum Beispiel die KYC für neue Unternehmen abwickeln, und anfangs haben wir diese Möglichkeit genutzt. Aber schließlich sind wir zu unserem eigenen KYC-Prozess übergegangen, der auf die speziellen Bedürfnisse unserer kleinen Unternehmen und angeschlossenen Wirtschaftsprüfungsgesellschaften zugeschnitten ist.
“Das Preismodell von Flowin war ebenfalls sehr vorteilhaft, denn es ermöglicht uns, Peppol im Rahmen unseres eigenen Preismodells anzubieten, unabhängig davon, wie hoch oder niedrig das Rechnungsvolumen unserer Nutzer ist. Das bedeutet, dass wir Peppol einfach als Option für den Versand und Empfang von Rechnungen anbieten können, ohne dass unsere Kunden sich selbst darum kümmern müssen. Angesichts der bevorstehenden obligatorischen elektronischen Rechnungsstellung über Peppol sind wir wirklich froh, dass wir dem Spiel voraus sind.”