Résumé rapide : Pour les petites et moyennes entreprises (PME) habituées aux pratiques traditionnelles de facturation, l’inévitable transition vers la facturation électronique peut s’apparenter à une contrainte indésirable. SimplyBooks résout ce problème grâce à un outil de facturation en ligne facile à utiliser intègrant parfaitement la facturation électronique, en harmonie avec d’autres tâches classiques de gestion financière. L’API de Flowin, qui connecte SimplyBooks au réseau de facturation électronique Peppol, joue un rôle crucial pour rendre cela possible. Wim Verstuyf, fondateur de SimplyBooks, explique la logique derrière SimplyBooks et la manière avec laquelle Flowin permet de proposer une fonctionnalité de facturation électronique sans augmenter le prix.
SimplyBooks (EenvoudigFactureren) est un outil de facturation B2B en ligne destiné aux petites et moyennes entreprises. Conçu pour être facile d’utilisation, il vise à rendre la facturation numérique connectée accessible et abordable pour les petites entreprises. La facturation électronique via Peppol est un élément clé pour atteindre cet objectif.
Le fondateur de l’entreprise, Wim Verstuyf, a expliqué pourquoi les utilisateurs devraient se réjouir de cette fonctionnalité et a partagé avec nous son expérience autour de l’intégration de Peppol dans SimplyBooks.
L’importance de Peppol pour les petites et moyennes entreprises
Wim : « Les dirigeants de petites entreprises souhaitent consacrer leur temps à leur business et non à la facturation ou à d’autres tâches administratives. SimplyBooks les intéresse parce qu’il réduit le temps et les efforts qu’ils doivent consacrer à ces tâches. L’automatisation et l’intégration avec d’autres plateformes et services tels que les boutiques en ligne, les logiciels de comptabilité et, bien sûr, Peppol, sont essentiels pour atteindre cet objectif. »
« La facturation électronique est la voie à suivre pour une administration efficace. La facturation papier est lente, entraîne des coûts inutiles et est de moins en moins pratique dans notre monde numérique. L’envoi de copies numériques, telles que des PDF, par e-mail n’est pas nécessairement fiable car elles peuvent facilement tomber dans les filtres anti-spam ou être oubliées au fin fond d’une boîte de réception surchargée. La facturation papier nécessite beaucoup de travail manuel, quelle que soit la méthode utilisée. La facturation électronique est, elle, automatisée, moins coûteuse et plus fiable. Et Peppol est le réseau qui rend tout ça possible. »
| Fonctions |
Facture papier – copie physique |
Facture papier – fichier envoyé par e-mail (ex. PDF) |
Facturation électronique |
|
Rapidité |
Peut prendre plusieurs jours. |
De quelques secondes à plusieurs minutes. |
Quelques secondes. |
|
Coût d’envoi* |
4,44 EUR |
2,02 EUR |
1,20 EUR |
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Coût de réception* |
8,04 EUR |
7,69 EUR |
2,27 EUR |
|
Fiabilité |
Dépend de multiples processus manuels et physiques, et du système postal externe. |
Le risque existe d’être signalé comme spam ou non remarqué par le destinataire. |
Il faut déterminer la manière avec laquelle les destinataires sont alertés. |
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Sécurité |
Peut très facilement être interceptée. |
Peut être interceptée. |
Les vendeurs sont vérifiés. Le contenu ne peut pas être intercepté. |
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Efficacité |
Requiert des efforts de multiples ressources. |
Requiert des efforts humains. |
Haut niveau d’automatisation. |
* Source des coûts d’envoi et de réception https://efactuur.belgium.be/
« Nous avons découvert Peppol il y a quelques années grâce à notre relation avec Codabox, et avons progressivement commencé à l’utiliser dans notre logiciel. Au début, nous considérions Peppol comme une nouvelle méthode pratique pour l’échange de documents. Mais au fil du temps, il a pris de l’ampleur, et de plus en plus de clients ont commencé à en faire la demande. Nous sommes rapidement arrivés au point où l’intégration de Peppol est devenue un facteur clé dans la décision des gens de choisir SimplyBooks pour leur facturation.
« Peppol nous a permis d’étendre les capacités d’automatisation de SimplyBooks pour l’approbation des factures et la saisie des paiements des factures dans le système comptable de l’utilisateur, en les complétant par la facturation électronique et la saisie des bons de commandes dans le système comptable de l’utilisateur. Nous pouvons donc significativement diminuer la charge de travail administratif qui incombait aux dirigeants d’entreprises qui ont déjà bien assez à faire. »
Briser les barrières administratives grâce à un outil de facturation électronique abordable et pratique
La facturation électronique est sans aucun doute passionnante pour les adeptes des solutions technologiques. Mais qu’en est-il des dirigeants de petites entreprises pour qui cette nouvelle façon de travailler dépasse leur zone de confort, qui craignent peut-être que le logiciel de facturation électronique soit coûteux ou difficile à appréhender ?
Wim : « SimplyBooks a déjà prouvé que les outils de facturation numérique ne doivent pas être coûteux ou difficiles à utiliser. Et que nous sommes en mesure de fournir des fonctionnalités d’intégration Peppol sans frais supplémentaires. Lorsqu’un outil de facturation est bien conçu, l’adaptation à la facturation électronique via Peppol ne demande que très peu d’efforts. Ceux qui sont passés à SimplyBooks se sont rapidement familiarisés avec le processus de facturation électronique.
« Si les utilisateurs conscients de la valeur de Peppol l’apprécient, d’autres ne remarquent même pas son implication. C’est la raison pour laquelle l’intégration se fait en douceur. Il y a de nombreuses petites entreprises qui ne savent même pas qu’elles ont besoin de Peppol, mais nous l’avons intégré parce que nous savons que c’est exactement ce dont elles ont besoin.
« Bien sûr, cette transition semble être plus difficile pour certains que pour d’autres. Mais en fin de compte, elle doit avoir lieu car le moment où la facturation électronique via Peppol deviendra une exigence B2B obligatoire approche à grands pas. Mon meilleur conseil est de s’équiper dès maintenant d’un bon outil de facturation électronique qui répond aux besoins des petites entreprises. Des fonctionnalités telles que la validation des données, la soumission automatique des factures de vente et des bons de commandes aux logiciels de comptabilité ainsi que la sauvegarde automatique des données sont des avantages qui profitent à tout le monde et qui sont plus faciles à utiliser que certains ne le pensent.
« Pour le prouver, SimplyBooks propose une version de démo à l’attention des nouveaux utilisateurs potentiels, afin qu’ils puissent l’essayer sans aucune obligation. »
Comment Flowin permet l’intégration transparente de la facturation électronique derrière SimplyBooks
Wim explique le processus suivi par SimplyBooks pour intégrer la facturation électronique : « L’API de Flowin a joué un rôle important dans ce processus et continue de le faire. L’approche, l’assistance et les conseils personnalisés de Flowin nous ont permis d’intégrer Peppol de manière transparente dans SimplyBooks, où il fonctionne maintenant pratiquement de manière invisible en arrière-plan.
« Flowin nous offre une grande flexibilité dans la manière dont nous intégrons et utilisons Peppol. Flowin peut, par exemple, gérer la vérification KYC (Know Your Customer) pour les nouvelles entreprises. Nous avons utilisé cette fonctionnalité au début. Mais finalement, nous sommes passés à notre propre processus KYC, davantage adapté aux besoins spécifiques de nos utilisateurs, petites entreprises et leurs fiduciaires.
« Le modèle de tarification de Flowin a également été très avantageux, car il nous permet de proposer Peppol dans notre modèle de tarification existant, peu importe le volume des factures de nos utilisateurs, qu’il y en ait beaucoup ou très peu. Nous pouvons donc proposer facilement Peppol comme option pour l’envoi et la réception de factures, sans que nos clients aient à se débrouiller seuls. Avec l’obligation de la facturation électronique via Peppol qui se profile à l’horizon, nous sommes vraiment heureux d’avoir une longueur d’avance. »