ViDA e-invoicing: was es ist und warum es wichtig ist
TLDR: ViDA, ein Akronym aus “VAT in the Digital Age” (Mehrwertsteuer im digitalen Zeitalter), ist die jüngste Initiative der Europäischen Kommission zur Modernisierung des Mehrwertsteuererhebungssystems der EU. Sie wird speziell für grenzüberschreitende Transaktionen gelten. Inländische Transaktionen werden nicht unter ViDA geregelt.
Diese Definition von ViDA, die sich auf die Einhaltung der Mehrwertsteuer, die Modernisierung und den elektronischen Handel in der EU bezieht, unterscheidet sich völlig von der ViDA-Akronym für Variable Recurring Payments API (VRP) und Delegated Authentication im Zusammenhang mit Open Banking.
Was wird sich unter ViDA ändern?
Mit dem Ziel, die Einhaltung der Mehrwertsteuervorschriften zu verbessern und den Betrug einzudämmen, wird ViDA die elektronische Rechnungsstellung und die digitalen Meldepflichten (DRR) für innergemeinschaftliche Transaktionen verbindlich vorschreiben. Dies steht im Gegensatz zu der bestehenden Richtlinie, die auf dem einvernehmlichen Empfang von elektronischen Rechnungen basiert.
ViDA wird das derzeitige System für innergemeinschaftliche Meldungen ersetzen. Einzelne Länder können auch die Möglichkeit nutzen, die periodischen MwSt-Meldungen teilweise in Echtzeit an die Steuerbehörden zu übermitteln.
Eine weitere Änderung ist die Verpflichtung für digitale Plattformen (z.B. E-Commerce und Gig-Economy), die Mehrwertsteuer im Namen ihrer Nutzer zu erheben.
ViDA e-invoicing bringt geschäftliche Vorteile
Im Rahmen dieser Überarbeitung der Verwaltung bietet die elektronische Rechnungsstellung mit VIDA mehrere Vorteile für Unternehmen.
Der einheitliche Standard für die digitale Rechnungsverarbeitung in der gesamten EU wird die Effizienz durch straffere Abläufe verbessern und gleichzeitig Kosteneinsparungen und Fehlerreduzierung bewirken. Darüber hinaus müssen Unternehmen, die in mehreren EU-Ländern tätig sind, nur noch eine einzige Registrierung für den gesamten Handelsblock vornehmen.
Aktuelle und frühere Regulierungsstandards für die digitale Rechnungsstellung bei grenzüberschreitenden EU-Transaktionen
Seit der Einführung des EU-Mehrwertsteuersystems in den 1960er Jahren wurden verschiedene Initiativen ergriffen, um die grenzüberschreitende Verwaltung zu vereinfachen und Schlupflöcher für Nichteinhaltung und Betrug zu schließen.
Zu den Vorgängern von ViDA gehört der Mini One-Stop-Shop (MOSS), der 2015 eingeführt wurde, um die MwSt-Meldung für Unternehmen, die digitale Dienstleistungen grenzüberschreitend erbringen, zu vereinfachen, indem die Meldung und Zahlung in einem Mitgliedstaat möglich ist, anstatt sich in jedem Land registrieren zu lassen.
Von 2017 bis 2020 setzte die EU die Arbeit an der Vereinfachung der Mehrwertsteuerregeln für den grenzüberschreitenden Handel als Teil des Mehrwertsteuer-Aktionsplans fort. Es wurden neue Maßnahmen zur Verringerung von Betrug und zur Verbesserung der Mehrwertsteuererhebung eingeführt sowie Anstrengungen zur besseren Integration der Mehrwertsteuer in neue digitale Geschäftsmodelle unternommen.
Im Jahr 2021 führte die EU den One-Stop-Shop (OSS) ein, eine erweiterte Version des MOSS, die eine EU-weite MwSt-Meldung für eine breitere Palette von Waren und Dienstleistungen ermöglicht.
Der ViDA-Vorschlag baut auf MOSS und OSS auf, indem er die digitale Rechnungsstellung nutzt, um MwSt.-Betrug effektiver zu bekämpfen, die Zuständigkeiten der Plattformwirtschaft für die MwSt.-Erhebung zu klären, MwSt.-Meldungen in Echtzeit zu fördern und die MwSt.-Registrierung zu vereinfachen.
Gründe für die Einführung der neuen E-Invoicing-Standards von ViDA
Eine Kombination aus Fehlern und Betrug trägt zu einer immer größer werdenden Mehrwertsteuerlücke bei (die Differenz zwischen den erwarteten Mehrwertsteuereinnahmen und den tatsächlich eingenommenen Beträgen), die die EU-Regierungen bereits im Jahr 2020 insgesamt 93 Milliarden Euro pro Jahr kostete. Ein Fehlbetrag von 9,1% der erwarteten Einnahmen.
Die Situation verschärft sich durch die zunehmende Verbreitung von Geschäftsmodellen der digitalen Wirtschaft wie Online-Plattformen, E-Commerce und grenzüberschreitende digitale Dienstleistungen, die von den bestehenden Vorschriften für die elektronische Rechnungsstellung nicht ausreichend abgedeckt werden. Um diese Unternehmen in Einklang zu bringen, müssen die Steuervorschriften aktualisiert werden. Die Einführung gesetzlicher Anforderungen auf der Grundlage von E-Invoicing-Systemen ist eine praktische Lösung zur Durchsetzung.
Durch eine Kombination aus verschärften Anforderungen, vereinfachter Verwaltung und der Vorgabe eines standardisierten Übergangs zur elektronischen Rechnungsstellung wird ViDA dazu beitragen, dass jedes Jahr Milliarden von Euro aus dem europäischen Steuersystem entweichen.
Was ViDA für verschiedene Unternehmen und Behörden bedeutet
ViDA wird sich auf ein breites Spektrum von Sektoren und Interessengruppen auswirken und sowohl Verpflichtungen als auch Vorteile mit sich bringen.
Die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung mit ViDA wird für alle Arten von kleinen und mittleren Unternehmen (KMU), E-Commerce-Unternehmen und digitalen Dienstleistern, die im grenzüberschreitenden Handel tätig sind, eine Notwendigkeit sein. Das Gleiche gilt für plattformbasierte Unternehmen, die neu verpflichtet sein werden, die Mehrwertsteuer im Namen der Verkäufer, die sie nutzen, zu erheben. Dies gilt sowohl für in der EU ansässige Unternehmen, die grenzüberschreitenden Handel betreiben, als auch für Unternehmen mit Sitz außerhalb der EU, die an Kunden in der EU verkaufen.
Auf der positiven Seite wird ViDA den Verwaltungsaufwand reduzieren, indem es die Mehrwertsteuerregistrierung für Unternehmen, die in mehreren EU-Ländern tätig sind, vereinfacht.
Was die Beschaffung betrifft, so können öffentliche Einrichtungen ebenfalls von der Umstellung auf die obligatorische elektronische Rechnungsstellung mit ViDA betroffen sein, insbesondere wenn es sich um Unternehmen handelt, die Waren und Dienstleistungen für die Regierung liefern. Die Einhaltung der neuen Berichterstattungsstandards kann es erforderlich machen, dass Regierungsbehörden ihre Beschaffungssysteme und -prozesse auf die VIDA E-Invoicing-Technologie umstellen.
Hinzu kommen Steuerfachleute wie Mehrwertsteuerberater, Buchhalter und Compliance-Dienstleister
werden eine erhöhte Nachfrage nach ihren Dienstleistungen erfahren, da sich die Unternehmen an die neuen Anforderungen des ViDA anpassen.
Auch Softwareunternehmen, die Lösungen für Buchhaltung, Steuerkonformität und elektronische Rechnungsstellung anbieten, müssen ihre Produkte aktualisieren. Die E-Invoicing-Software von ViDA ist eine fantastische Gelegenheit für Anbieter von Steuertechnologie (TaxTech).
Die Steuerbehörden in den EU-Mitgliedstaaten werden neue digitale Infrastrukturen einführen müssen, um die Einhaltung der ViDA-Anforderungen für die elektronische Rechnungsstellung zu erleichtern. Dies erfordert Investitionen in moderne Technologie, um das erhöhte Datenvolumen zu bewältigen und von einer verbesserten Betrugserkennung zu profitieren.
Wann wird ViDA in Kraft treten?
Zum Zeitpunkt der Erstellung dieses Artikels im September 2024 haben sich noch nicht alle Mitgliedstaaten auf ViDA geeinigt. Der aktuell vorgeschlagene Zeitplan für die Umsetzung von ViDA sieht wie folgt aus:
1. Januar 2026
Die derzeitige OSS-Verordnung, die es ermöglicht, die Mehrwertsteuer in einem Mitgliedstaat zu melden und abzuführen, anstatt sich in jedem Land registrieren zu lassen, wird auf folgende Bereiche ausgedehnt
- grenzüberschreitende Lieferungen von Erdgas, Strom, Wärme und Kälte
1. Juli 2027
OSS wird weiter ausgebaut und umfasst
- Verbringung von eigenen Gütern zwischen Mitgliedstaaten
- B2C-Verkauf von Waren mit Installation oder Montage
- B2C-Verkauf von Waren an Bord von Schiffen, Flugzeugen und Zügen
- Inländische B2C-Verkäufe von Waren, die in einem anderen Land als dem, in dem der Verkäufer ansässig ist, stattfinden
- Bestimmte zum Nullsatz bewertete Transaktionen
1. Juli 2030
Elektronische Rechnungsstellung und digitale Berichterstattung werden obligatorisch für
- Intra-EU-Verkäufe von Waren
- Intra-EU-Erwerb von Gütern, mit Ausnahme der Verbringung von eigenen Gütern (die Mitgliedstaaten können sich von dieser Verpflichtung befreien)
- Steuerpflichtige Verkäufe von Waren und Dienstleistungen, für die der Kunde im Rahmen der Umkehrung der Steuerschuldnerschaft haftet
- Steuerpflichtige Käufe von Waren und Dienstleistungen, für die der Kunde im Rahmen der Umkehrung der Steuerschuldnerschaft haftet (die Mitgliedstaaten können sich von dieser Verpflichtung befreien)
Wie können sich ERP- und Softwareunternehmen auf VIDA vorbereiten?
Der Fokus von ViDA auf elektronische Rechnungsstellung, Echtzeit-Berichterstattung, Regulierung der Plattformökonomie, rationalisierte Mehrwertsteuerprozesse und Betrugsprävention bietet eine Reihe von Bereichen, an denen ERP- und Softwareunternehmen arbeiten können.
Elektronische Rechnungsstellung und digitale Berichterstattung in Echtzeit: Die Systeme müssen in der Lage sein, den Datenaustausch in Echtzeit zu verarbeiten und die Anforderungen der elektronischen Rechnungsstellung zu erfüllen.
Regulierung der Plattformökonomie: E-Commerce-Plattformen müssen aktualisiert werden, um die Erhebung der Mehrwertsteuer und die Zahlung an die Steuerbehörden zu ermöglichen.
Einheitliche MwSt.-Registrierung: Nutzen Sie die Vorteile der vereinfachten Registrierung in einem einzigen Land, die unter ViDA möglich ist, um die MwSt.-Verfahren zu straffen.
Verbesserte Compliance und Betrugsprävention: Investieren Sie in Compliance-Tools und Betrugserkennungssysteme, um sich an neue Vorschriften anzupassen.
Die elektronische Rechnungsstellung und die digitale Berichterstattung in Echtzeit, die Eckpfeiler des Verwaltungsprozesses von ViDA, erfordern die Anbindung an ein zugelassenes E-Invoicing-Netzwerk wie Peppol. Peppol erfüllt die Anforderungen von ViDA und ist daher eine sichere Wahl bei der Vorbereitung der ViDA-Integration mit ERP-Systemen und VIDA E-Invoicing in verschiedenen Ländern.
Peppol gewährleistet einen standardisierten und sicheren grenzüberschreitenden Austausch von Rechnungsdaten und bietet eine zuverlässige Infrastruktur für den zeitnahen Austausch von elektronischen Rechnungen und zugehörigen Dokumenten. Die genaue Aufzeichnung und Meldung aller Transaktionen ist eine weitere Fähigkeit von Peppol, die die Widerstandsfähigkeit gegen Betrug erhöht und die Einhaltung der ViDA-Meldeanforderungen unterstützt.
Die Anbindung an Peppol kann über verschiedene Wege erfolgen, z. B. über E-Invoicing-Plattformen, Dokumentendienstleister oder den eigenen Zugangspunkt eines Softwareentwicklers. Der vorteilhafteste Weg ist jedoch die direkte API-Integration zwischen dem CRM/ERP-System eines Unternehmens und dem E-Delivery-Netzwerk von Peppol, da dies eine nahtlose Lösung ist, die auch zusätzliche Kosten für potenziell unnötige Drittanbieterdienste vermeidet.
Erfahren Sie mehr: Wie Sie die richtige API für die elektronische Rechnungsstellung auswählen