Peppol is een zeer veilig en open e-delivery network waarmee je elektronische documenten uitwisselt. Door de uniforme infrastructuur en regels voor cross-bordertransacties, is Peppol het populairste en meest betrouwbare netwerk ter wereld voor e-facturatie.
Het Peppol-netwerk is beschikbaar voor elke organisatie. Er is wel een grondige voorbereiding nodig voor gebruik: van documenten voor verzending, een manier om ontvangen documenten te verwerken en een geautoriseerde verbinding met het netwerk via een Peppol-access point.
Wat is een Peppol-access point?
Een Peppol-access point is een toegangspoort tot het Peppol e-delivery network. Via dit kanaal kunnen verschillende partijen documenten verzenden en ontvangen met behulp van het vierhoekmodel. De verbinding met Peppol stelt organisaties in staat om veilig gestandaardiseerde, elektronische documenten uit te wisselen met andere partijen die ook op het netwerk zijn aangesloten.
Vierhoekmodel
Waarom hebben softwarebedrijven een Peppol-access point nodig?
Het Peppol-netwerk is cruciaal geworden voor bedrijven die e-factureren en zich bezighouden met e-procurement. Naast het efficiënter en veiliger maken van deze processen, is het zeer waarschijnlijk dat Peppol in de EU verplichte kost wordt om te kunnen voldoen aan de nieuwe e-facturatiewetgeving.
Meer informatie: Is e-facturatie verplicht in Europa?
Elk softwarebedrijf dat aan zijn klanten de mogelijkheid biedt om elektronische documenten – vooral facturen – uit te wisselen, kan niet om Peppol heen. En om verbinding te maken met Peppol is een Peppol-access point nodig.
Eén softwarebedrijf, meerdere klanten en maar één Peppol-access point: kan dat?
Dat kan zeker. Een softwarebedrijf heeft maar één Peppol-access point nodig om al zijn klanten individueel voort te helpen. Elke klant krijgt een uniek Peppol-ID en dat zorgt ervoor dat documenten bij de juiste ontvanger belanden. Het access point van het softwarebedrijf beheert deze routering met behulp van de Peppol-directory.
Omdat alle klanten van het softwarebedrijf dezelfde infrastructuur delen om verbinding te maken met Peppol, wordt deze dienst efficiënt en kosteneffectief aangeboden. Een Peppol- access point opschalen om documenten uit te wisselen voor een groot aantal klanten is perfect haalbaar zonder grote wijzigingen.
Elke gebruiker integreert vlotjes met het Peppol-access point via een API, een webinterface of een directe verbinding met zijn ERP- en/of boekhoudsystemen. Het access point handelt dan de overdracht van documenten naar en van het Peppol-netwerk correct af.
Wat is een Peppol-access point provider?
Dat is een gecertificeerde dienstverlener die een Peppol-access point beheert; zijn klanten gebruiken het om verbinding te maken met het Peppol-netwerk. Softwarebedrijven werken vaak samen met zo’n provider; ze hoeven dan zelf geen access point te bouwen (en te onderhouden) om hun klanten van Peppol-connectiviteit te voorzien.
Een Peppol access point provider:
- helpt bedrijven bij hun registratie op het Peppol-netwerk en bezorgt hun een unieke ID;
- zorgt ervoor dat documenten veilig worden verstuurd en dat ze voldoen aan Peppol-standaarden (inclusief syntax- en formatregels);
- verifieert de identiteit van verzenders en ontvangers om fraude en ongeautoriseerde toegang te voorkomen;
- beheert de complexiteit van verschillende systemen en documentformaten om interoperabiliteit te waarborgen;
- verzorgt de routering en garandeert dat elk document het juiste access point van de ontvanger bereikt;
- onderhoudt de certificering van het Peppol-access point.
Een eigen Peppol-access point installeren of een provider inschakelen?
Het bouwen van een eigen Peppol-access point duurt minimaal drie maanden, maar dat is een ideaal scenario. Reken eerder op zes maanden of langer (plus nog een jaar voor de ontwikkeling van een conforme API). Dit zijn de belangrijkste stappen:
Ontwikkeling en implementatie
- Peppol-standaarden begrijpen: e-factuurformaten zoals UBL, het vierhoekmodel en beveiligingsprotocollen.
- Implementatie van een veilig documenttransmissiesysteem: gebruik van AS4- protocol voor berichtenuitwisseling om veilige communicatie te garanderen.
- Integratie met interne systemen: transformatie van documenten naar Peppol-conforme formaten.
Naleving en certificering
- Peppol-certificeringsproces: aanvraag indienen, conformiteitstesten met OpenPeppol uitvoeren en voldoen aan technische en beveiligingsvoorwaarden.
Doorlopend onderhoud
- Software-updates: voldoen aan toekomstige wijzigingen in Peppol.
- Beschikbaarheid 24/7: voldoen aan een SLA van 99,5%.
Vergelijk dit met een gecertificeerde provider waarmee je binnen enkele weken (via geavanceerde API) of zelfs dagen (via een webportaal) live kunt gaan.
Meer informatie: 3 redenen om geen eigen Peppol-access point te ontwikkelen voor e-facturatie.
Hoe kies je een Peppol-access point provider?
Softwarebedrijven moeten bij het kiezen van een provider een aantal factoren in het achterhoofd houden om efficiënte, veilige en conforme elektronische gegevensuitwisseling binnen het Peppol-netwerk te garanderen.
- Peppol-certificering en -naleving
De provider moet gecertificeerd zijn door de Peppol-autoriteit en up-to-date blijven met wijzigingen zoals documentformatupdates, beveiligingsprotocollen en landspecifieke vereisten. Dit zorgt ervoor dat hij Peppol-compliant is en dat garandeert compatibiliteit en interoperabiliteit. - Geografisch bereik en lokale regels
Als een softwarebedrijf en/of zijn klanten in meerdere landen actief zijn, moet de provider cross-borderfacturatie en -documentuitwisseling ondersteunen en voldoen aan lokale regelgeving zoals btw- of e-facturatiemandaten. - Betrouwbaarheid en uptime
Hoge betrouwbaarheid is cruciaal voor continuïteit, vooral bij grote transactievolumes. Controleer of de SLA’s (Service Level Agreements) van de provider voldoen aan de Peppol-eisen, en of ze betrouwbare infrastructuur met failover-mechanismen bieden. - Integratiemogelijkheden
De provider moet robuuste API’s bieden die gemakkelijk integreren met de oplossingen van het softwarebedrijf en compatibel zijn met verschillende documenttypen (bijv. facturen, inkooporders) en communicatiesystemen. - Beveiliging en gegevensbescherming
De provider moet sterke versleutelingsmethoden gebruiken voor gegevensbeveiliging, zowel tijdens transmissie als in opslag. Hij moet ook voldoen aan internationale normen zoals ISO en GDPR (voor bedrijven die in Europa actief zijn). - Kosten
Check of het prijsmodel van de provider kostenefficiënt is in verhouding tot het verwachte transactievolume en het budget. De ene provider rekent per document, de andere biedt abonnementen aan. Let op eventuele extra kosten, zoals installatiekosten of kosten voor nieuwe integraties. - Ondersteuning en onderhoud
Providers moeten responsieve en deskundige technische ondersteuning bieden. Zoek uit of ze 24/7 ondersteuning voorzien, vooral als je klanten hebt in verschillende tijdzones. Dubbelcheck of ze helpen met onboarding en training. - Schaalbaar en futureproof
Kan de provider meegroeien met je bedrijf om grotere transactievolumes en nieuwe documenttypen te verwerken? Is hij proactief in het integreren van nieuwe technologieën zoals Peppol BIS 4.0, ViDA, blockchain of kunstmatige intelligentie? - Peppol-documenttypen en functies
Controleer welke Peppol-versies en -documenttypen (bijv. facturen, creditnota’s, catalogi) de provider ondersteunt en of hij extra diensten aanbiedt, zoals documentmapping en archivering. - Reputatie en gebruikersrecensies
Lees reviews, casestudies of testimonials om geleverde kwaliteit, klantenservice en betrouwbaarheid van de provider te beoordelen. Check hoe lang de provider al actief is en hoe relevant zijn ervaring met Peppol in je specifieke sector of regio is.
Meer informatie: Hoe kies je de juiste e-facturatie-API?
Waarom is Flowin de ideale partner voor Peppol-toegang en -integratie?
Flowin is zowel een Peppol-access point provider als een API voor integratie met ERP- en boekhoudsystemen. De tool is een volledig gecertificeerde totaaloplossing voor Peppol-integratie en voor het naleven van e-facturatieregels.
Flowin biedt cross-borderbereik in overeenstemming met de EU-specificaties, is ISO-gecertificeerd en voldoet aan de GDPR. Een goed gedocumenteerde en eenvoudig te implementeren API en een uitstekend prijsmodel: Flowin komt perfect tegemoet aan alle eisen van softwarebedrijven en hun klanten.