Peppol est le réseau de facturation électronique le plus populaire et le plus fiable au monde. Peppol simplifie l’échange d’e-factures, de bons de commande et d’autres documents électroniques d’un système à l’autre, rationalisant ainsi les processus d’approvisionnement électronique tant nationaux qu’internationaux. En tant que réseau ouvert de livraison électronique, Peppol fournit une infrastructure et des normes communes pour le commerce transfrontalier.
Établi en 2008 par la Commission européenne, Peppol a pour objectif de simplifier les processus d’approvisionnement électronique à travers les pays européens. Dans ce cadre, le réseau Peppol a été créé pour améliorer l’efficacité, réduire les coûts et améliorer l’interopérabilité dans les marchés publics.
Aujourd’hui, Peppol est approuvé pour la majorité des mandats de facturation électronique de l’Union européenne (UE) affectant les gouvernements et les entreprises à travers le continent. En d’autres termes, Peppol fait partie intégrante de la sécurité et de la conformité en matière d’e-facturation, ainsi que de la transformation numérique dans le domaine de la finance.
À l’origine, le nom “Peppol” est un acronyme de “Pan-European Public Procurement Online”. Toutefois, sa capacité, son objectif et sa portée ont depuis largement dépassé cette description initiale. Ainsi, après s’être progressivement imposé dans les pays européens, Peppol a été adopté dans le monde entier, jusqu’à devenir une norme mondiale pour les achats électroniques B2B et B2G. Peppol continue d’évoluer, avec des efforts continus pour améliorer ses normes et élargir sa portée.
Comment fonctionne Peppol ?
Peppol fonctionne en normalisant la manière dont les informations sont structurées et échangées, assurant ainsi la cohérence et la compatibilité entre toutes les entités participantes.
Peppol opère sur un réseau interconnecté décentralisé utilisant un modèle à quatre coins, auquel les participants se connectent via des points d’accès Peppol certifiés. Chaque participant est identifié par son ID Peppol, qui est détenu par les éditeurs de métadonnées de service Peppol (SMP).
Les BIS (Business Interoperability Specifications) de Peppol permettent aux organisations d’échanger des informations par voie électronique tout en garantissant la conformité avec les exigences légales et commerciales dans le monde entier.
Pourquoi Peppol est-il si populaire ?
Peppol apporte la normalisation au processus d’approvisionnement en ligne, tout en rendant les transactions transfrontalières plus sûres, simples et rapides. Sa vaste portée, qui offre tous ces avantages, permet de disposer d’un système compatible avec les transactions B2G (business to government) et B2B dans le monde entier.
En plus des factures, Peppol permet aux entreprises d’échanger de très nombreux types de documents commerciaux internationaux tels que les bons de commande, les confirmations de commande, les catalogues et les documents d’expédition. Peppol facilite l’automatisation du traitement des factures et contribue à optimiser la gestion financière de la chaîne d’approvisionnement.
Au sein de l’UE, Peppol permet la conformité à la TVA et répond aux mandats relatifs aux marchés publics, à la facturation électronique du gouvernement et à la facturation B2B. Au-delà de l’Europe, Peppol facilite la conformité fiscale dans de nombreux pays à travers le monde, y compris dans des juridictions telles que la Malaisie, où le CTC deviendra bientôt obligatoire.
Lorsqu’il s’agit de comparer Peppol à l’EDI (Electronic Document Interchange), qui peut également être utilisé pour l’e-facturation et d’autres formes d’échange de documents sécurisés, Peppol présente un avantage majeur en raison de sa nature normalisée et ouverte. Outre la normalisation des données et le modèle de réseau, les différences entre Peppol et l’EDI traditionnel sont la normalisation de la sécurité par Peppol et la réduction de la charge financière liée à la mise en œuvre et à la gestion. Alors que l’EDI nécessite une configuration personnalisée et des intégrations point par point qui exigent des ressources inaccessibles pour de nombreuses petites et moyennes entreprises, Peppol est beaucoup plus abordable. Parallèlement, le cadre sécurisé de Peppol protège chaque participant grâce à un ensemble commun de normes techniques exigeantes, de spécifications de service et de réglementations.
Tout cela fait de Peppol un outil extrêmement polyvalent, pratique et accessible pour améliorer l’efficacité et la sécurité administratives, tout en permettant aux entreprises de se conformer aux réglementations européennes en matière d’e-facturation et à la législation de l’autre côté du globe, y compris dans des pays asiatiques tels que la Malaisie et Singapour.
Les avantages de la facturation électronique Peppol
Au-delà de la conformité à l’UE et de l’amélioration de la sécurité des transactions, les normes mondiales d’e-facturation de Peppol présentent de nombreux avantages pour les entreprises, qu’il s’agisse d’économies ou d’une meilleure collaboration avec les fournisseurs.
L’utilisation de Peppol permet de réduire la paperasserie et les charges administratives en rationalisant les processus d’approvisionnement et en réduisant les erreurs de facturation. Cela se traduit également par un traitement plus rapide des paiements.
Des formats de données et des protocoles cohérents permettent d’améliorer l’interopérabilité, tandis que le suivi en temps réel des transactions permet de répondre à la demande d’une plus grande transparence des marchés public.
Se préparer à Peppol pour répondre aux mandats de facturation électronique dans l’UE
Dans toute l’Union européenne, les pays se préparent à instaurer la facturation électronique obligatoire pour les transactions interentreprises. Pourtant, alors même que les dates de mise en œuvre approchent à pas de géant, les exigences communes en matière de format, de contenu et d’éléments de données manquent encore singulièrement de clarté. Un vrai défi pour les éditeurs de logiciels, qui ont besoin de temps pour développer leurs offres afin qu’elles soient prêtes à être déployées en cas de nécessité.
Une bonne façon de s’attaquer à ces incertitudes est d’examiner ce que les différents gouvernements de l’UE exigent actuellement, en termes de champs obligatoires et facultatifs, et de mettre en place un formatage de factures électroniques qui permette de les intégrer tous. Après tout, il est plus facile de supprimer ou d’ignorer des éléments de données que de les ajouter a posteriori. Couvrir toutes les éventualités à l’avance est donc le meilleur moyen de pérenniser les logiciels de facturation électronique pour répondre aux normes nationales ou communes qui finiront par émerger.
Parallèlement, les éditeurs de logiciels doivent s’assurer que la méthode de connexion à Peppol qu’ils ont choisie est en mesure de traiter tous ces éléments de données, car une compatibilité à 100% sera essentielle pour garantir la conformité réglementaire en matière d’approvisionnement.
Commencer à activer Peppol par une intégration API (ou un développement interne), et familiariser dès à présent les utilisateurs à ce nouvel outil, est une bonne stratégie pour s’assurer que les clients sont pleinement préparés aux initiatives de passation de marchés numériques de l’UE dès leur entrée en vigueur.