Chaque type d’entreprise présente des défis différents en matière d’administration financière. Les petites et moyennes entreprises, qui disposent de moins de ressources dans ce domaine, peuvent avoir besoin d’une aide spécifique. Fort de cette expérience et inspiré par ses connaissances en matière de facturation électronique, Volcker van West s’est associé à un partenaire de choix pour développer Furoo, une plateforme de pré-comptabilité qui facilite les tâches comptables des petites entreprises et des comptables qui œuvrent pour ces entreprises.
Le défi : faciliter la déconnexion
La nature du fonctionnement des petites entreprises, qui se concentrent sur des tâches lucratives et ne disposent pas d’un service de comptabilité en interne, fait que l’administration financière peut facilement devenir désorganisée. Leurs comptables doivent faire le tri tous les trimestres lorsqu’il faut faire les déclarations TVA.
C’est ce qui peut se produire lorsque la gestion de l’administration financière est finalement reportée aux week-ends ou uniquement abordée que lorsque la situation devient critique. Les difficultés liées à la gestion de la paperasse entraînent souvent des erreurs, des oublis ou des différences. On pense ici à des factures manquantes et des paiements en double. Et comme les clients ne transmettent souvent leurs infos -au mieux- qu’au jour de l’échéance, les comptables n’ont que peu de temps pour s’assurer que tout va bien. Et encore moins l’opportunité d’offrir des conseils proactifs.
À la fin de chaque trimestre, les comptables se retrouvent surchargés. À ce moment, du personnel supplémentaire et un peu d’automatisation seraient bienvenus. Mais le personnel adéquat n’est pas toujours disponible et l’automatisation n’est pas possible lorsque les informations ne sont pas présentées dans un format structuré et lisible par une machine. Même si l’OCR peut être utilisé pour extraire des données de documents PDF, il n’est pas précis à 100% et des vérifications manuelles sont toujours nécessaires.
En fait, il existe un décalage important entre la façon dont les petites entreprises gèrent leurs comptes et ce dont les comptables ont besoin pour fournir le meilleur service possible.
Une solution basée autour de l’e-facturation
La facturation électronique repose sur des données structurées et lisibles par une machine. Volcker s’est dit que si les gestionnaires de petites entreprises disposaient d’un moyen rapide et simple pour fournir ces données, cela réduirait drastiquement la paperasse désorganisée et de dernière minute.
Furoo a donc été conçu pour encourager les utilisateurs à compléter leurs données financières au fur et à mesure, de manière structurée. Plus besoin de mettre de côté des PDF pour les utiliser une autre fois, plus besoin de vérifier à nouveau si l’outil OCR a fonctionné correctement.
Les données financières encodées sont stockées dans des fichiers XML et traitées par Peppol BIS 3, prêtes à être transmises sur le réseau Peppol via Flowin. Après avoir utilisé ces standards d’e-facturation pour structurer la tenue des comptes des clients, Furoo est configuré pour permettre à la fois la facturation électronique et le partage sécurisé des données avec les bureaux comptables. Pour, en fin de compte, une plus grande précision, moins de temps consacré aux tâches administratives (pour tout le monde) et tous les avantages de la facturation électronique.
Furoo aide également les petites entreprises grâce à des fonctionnalités telles que le suivi du temps, la gestion de projets et le contrôle des stocks. La facturation électronique est intégrée de manière transparente à ce projet, de sorte qu’il n’y a pas lieu de s’inquiéter d’une erreur dans les détails de la facture, d’un paiement incorrect ou du suivi des paiements reçus. Les utilisateurs de Furoo peuvent facilement effectuer un KYC (Know Your Customer) et télécharger leur identifiant en vue d’envoyer et de recevoir des factures électroniques. Ceci, associé à la manière dont Furoo vérifie toutes les données des factures payées et les relie aux projets, réduit considérablement les risques d’être victime d’une fraude à la facture.
Le format de données structurées qui sous-tend la facturation électronique via Peppol a été utilisé pour créer un guichet unique où les gestionnaires de petites entreprises peuvent tout voir et tout gérer à l’aide d’un tableau de bord. Quant à leurs experts-comptables, ils peuvent être tenus au courant grâce à des données structurées et prétraitées qui réduisent la charge de travail liée à l’établissement des rapports et donnent un aperçu plus rapide de la situation financière des clients.
Un changement important pour les petites entreprises
Volcker van West, CEO de Furoo, reconnaît que le fait de devenir plus discipliné en matière d’administration financière et d’entrer dans le monde de la facturation électronique sera un changement important pour de nombreuses petites entreprises.
« Les personnes qui utilisaient Excel ou Word pour leur facturation doivent modifier leurs habitudes, ce qui peut s’avérer difficile au départ. Elles ne peuvent plus modifier les factures après leur émission et doivent donc être plus prudentes et disciplinées en matière d’administration. Et bien que certains n’adoptent la facturation électronique qu’en raison de la législation, elle leur offre en fait plus d’avantages que d’inconvénients. »
« On entend beaucoup de dirigeants de petites entreprises dire qu’ils n’ont pas besoin d’un système comme le nôtre et qu’ils peuvent tout faire manuellement. Mais une fois qu’ils l’ont testé et découvert à quel point il est facile à utiliser, ils voient rapidement les avantages en termes de gain de temps, et à quel point les choses se passent mieux avec leurs fiduciaires. C’est un investissement qui porte très vite ses fruits ! »
Conclusion
Le cas de Furoo démontre comment la facturation électronique peut être exploitée pour créer un logiciel comptable à forte valeur ajoutée qui facilite la gestion administrative des PME, améliore le flux de travail et réduit la charge de travail pour les utilisateurs finaux comme pour leurs experts-comptables.