Privacy & Cookies Notice

1 Généralités

Cette déclaration explique comment, en tant que responsable du traitement, Wolters Kluwer Belgium NV (« nous », « notre », « nos », « Wolters Kluwer»), dont les bureaux sont situés à Motstraat 30, 2800 Malines, Belgique (téléphone : +32 15 36 10 00), traite les données personnelles que nous collectons auprès de vous, via les sites web codabox.com et myflowin.com et les services Codabox.

2 Modifications apportées à cette déclaration

Nous nous réservons le droit de modifier cette déclaration à tout moment, mais le ferons systématiquement en accord avec les lois applicables. Nous vous informerons, lorsque cela est possible, de tout changement important apporté à celle déclaration.

La dernière modification de cette déclaration a été apportée en novembre 2024.

3 Données que nous collectons

3.1 Relation client

Lorsque vous ou votre entreprise devenez client de Wolters Kluwer, nous collectons les types de données personnelles suivants vous concernant:

  1. Données d’identification : votre nom, votre adresse email, votre préférence linguistique et votre numéro de téléphone, nous vous attribuerons également, à vous ou à votre entreprise, un numéro de client ;
  2. Les produits que vous ou votre entreprise utilisez et les informations relatives à la facturation.

Lorsque vous prenez contact avec nous via notre site web ou lorsque vous nous demandez un devis, nous collectons les types de données personnelles suivants vous concernant :

  1. Données d’identification : votre nom et votre titre, votre adresse email, votre numéro de téléphone, des informations sur la société pour laquelle vous travaillez et votre adresse IP.
  2. Données relatives à la sécurité : journaux de sécurité, journaux de connexion et d’activité, agent utilisateur de votre navigateur ; et
  3. Les messages que vous nous envoyez.

Lorsque vous nous confiez un mandat bancaire et de télétransmission pour utiliser les services Codabox, nous collectons les types de données personnelles suivants vous concernant :

  1. Données d’identification : votre nom, votre adresse e-mail, préférence de langue et numéro de téléphone ; et
  2. Données relatives à votre travail : votre fonction, votre employeur et votre adresse de travail ;

3.2 Utilisation de nos services

Lorsque vous interagissez avec les services Zoomit, nous maintenons des journaux d’activité ; pour cela, nous collectons votre nom, votre adresse e-mail, votre IBAN, votre numéro d’utilisateur auprès de votre banque et vos préférences de langue.

3.3 Support client

Lorsque nous lançons une session de partage d’écran avec vous, pour vous aider à utiliser nos produits, nous collectons les types de données personnelles suivants vous concernant :

  1. Données d’identification : votre nom et votre adresse électronique ;
  2. Toute information partagée pendant la session de partage d’écran (audio et vidéo).

3.4 Marketing

Lorsque vous vous inscrivez et/ou participez à un événement que nous organisons, nous collectons les types de données personnelles suivants vous concernant :

  1. Données d’identification : votre nom et votre titre, votre adresse électronique et votre numéro de téléphone ;
  2. Informations concernant votre entreprise : le nom de votre entreprise ;
  3. Toute autre information relative à l’événement.

Nous collectons également des données personnelles vous concernant auprès d’autres organisateurs d’événements auxquels vous avez donné votre accord pour partager ces données personnelles avec nous.

Lorsque vous vous inscrivez et/ou participez à un webinaire que nous organisons, nous collectons les types de données personnelles suivants vous concernant :

  1. Données d’identification : votre nom, votre adresse électronique, votre numéro de téléphone et votre adresse IP ;
  2. Informations concernant votre entreprise : son nom et son numéro de TVA ;
  3. Informations relatives à la sécurité : les journaux de sécurité, les journaux de connexion et d’activité, et l’agent utilisateur de votre navigateur web ;
  4. Les questions que vous pouvez envoyer pendant le webinaire.

Lorsque vous participez à l’une de nos enquêtes, nous collectons les types de données personnelles suivants vous concernant :

  1. Données d’identification : votre nom et votre adresse électronique ;
  2. Les réponses que vous avez fournies à l’enquête.

Lorsque vous vous inscrivez à notre newsletter, nous collectons les types de données personnelles suivants vous concernant :

  1. Données d’identification : votre nom, votre email professionnel et votre préférence linguistique ;
  2. Informations professionnelles : le nom et l’adresse de votre entreprise ;

Votre appareil et vos informations d’utilisation sont également collectés lorsque vous lisez les newsletters.

3.5 Utilisations de notre site web

Lorsque vous naviguez sur notre site web, nous recueillons les types suivants de données personnelles vous concernant :

  1. Données d’identification : votre adresse IP ;
  2. Informations relatives à la sécurité : les journaux de sécurité, les journaux de connexion et d’activité, et l’agent utilisateur de votre navigateur web ;
  3. Lorsque vous nous y autorisez, nous collectons également des données relatives à votre utilisation du site web, telles que les pages que vous avez consultées ou si vous avez déjà visité notre site web dans le passé.

4 Finalités pour lesquelles nous traitons vos données

Vos données personnelles sont traitées aux fins suivantes :

  1. Lorsqu’elles sont nécessaires à l’exécution d’un contrat entre vous et nous ou afin de prendre des mesures, à votre demande, pour conclure un contrat :
    1. Pour permettre à vous et/ou aux utilisateurs de votre entreprise de s’inscrire et d’utiliser nos services.
    2. Pour obtenir et maintenir un mandat d’accès aux données bancaires de votre entreprise.
    3. Pour obtenir et maintenir des mandats d’envoi de vos données à votre société comptable.
    4. Pour vous envoyer des communications importantes relatives à votre utilisation des services.
    5. Pour vous fournir les informations que vous avez demandées et répondre à vos questions lorsque vous nous contactez.
    6. Pour vous fournir une assistance lorsque vous rencontrez des problèmes dans votre utilisation de nos services.
    7. Pour gérer la relation entre vous, notre client, et nous, Wolters Kluwer.
    8. Pour facturer votre entreprise ou parties prenantes pour l’utilisation de nos services.
    9. Pour assurer la sécurité de nos services, y compris de vos données.
    10. Pour vous permettre de vous inscrire et de participer à nos webinaires ou à nos événements.
  2. Lorsque vous avez donné votre consentement :
    1. Pour vous contacter, conformément à votre demande, et vous fournir de plus amples informations sur nos services.
    2. Pour vous contacter, conformément à votre demande, et prendre un rendez-vous avec vous.
    3. Pour nous permettre de vous envoyer des offres promotionnelles et des informations sur nos produits de Wolters Kluwer, conformément à vos choix.
    4. Pour vous envoyer des enquêtes, nous permettant de recevoir un feedback afin d’améliorer nos produits.
    5. Pour recueillir vos réactions sur nos produits et services.
    6. Pour lancer une session de partage d’écran lorsque vous le demandez pour obtenir une assistance.
    7. Pour placer des cookies sur votre navigateur et réaliser des statistiques avancées basées sur les informations que ces cookies nous fournissent.
  3. Lorsque cela est nécessaire pour nos intérêts légitimes, tels qu’énumérés ci-dessous, et lorsque vos intérêts ou vos droits et libertés fondamentaux ne prévalent pas :
    1. Pour assurer la sécurité de nos applications, services, processus, sites web et bases de données et de ceux du Wolters Kluwer.
    2. Pour permettre la correspondance et les réunions d’affaires.
    3. Pour permettre l’examen des appels passés pour la formation des agents et pour le contrôle de la qualité.
    4. Pour conserver les traces des actions prises pendant les sessions de partage d’écran.
    5. Pour envoyer aux clients existants des informations sur l’évolution des produits du Wolters Kluwer; vous pouvez demander l’arrêt de ces communications à tout moment via un lien de désinscription présent au bas de chaque communication.
    6. Pour améliorer nos services et développer de nouvelles offres commerciales en identifiant, par exemple, les tendances, les problèmes récurrents, les comportements des clients, grâce à votre utilisation de nos services ;
    7. Pour faire de la publicité pour nos services auprès des clients existants.
    8. Pour obtenir des informations non nominatives sur les visiteurs qui consultent les sites web du Wolters Kluwer.
  4. Pour créer une base de données de combinaisons fiables de numéros IBAN et de titulaires de compte qui sera utilisée à des fins de prévention de la fraude.
    À ces fins, nous avons procédé à un test de mise en balance, comme la loi l’exige, et avons déterminé que, compte tenu des données personnelles limitées collectées, du traitement effectué et de vos attentes raisonnables, notre intérêt légitime à mener ces activités de traitement ne l’emporte pas sur vos intérêts ou vos droits et libertés fondamentaux.
  5. Lorsque cela est nécessaire pour nous conformer à nos obligations légales, telles que le signalement d’un crime ou d’une intention criminelle, ou la déclaration fiscale.

5 Partage de vos informations personnelles

Afin de vous fournir les meilleurs services possibles et de poursuivre nos activités commerciales, nous sommes susceptibles de partager certaines informations en interne ou avec des tiers sélectionnés. Il est également possible qu’une certaine obligation légale ou statutaire que nous croyons de bonne foi nous oblige à divulguer vos informations personnelles au niveau externe. Les parties avec lesquelles nous sommes susceptibles de partager des données comprennent : 

  • autres sociétés affiliées ou filiales de Wolters Kluwer, par ex. pour la gestion des données clients ou pour fournir une technologie de base afin de prendre en charge les services que nous fournissons ; 
  • nos fournisseurs de services, par ex. pour la gestion ou l’hébergement de services et/ou la technologie de base pour les services que nous fournissons ; 
  • nos partenaires commerciaux et conseillers, par exemple si vous avez acheté ou manifesté de l’intérêt pour un produit ou service, avez reçu ou vu une publicité de ce partenaire commercial, interagi avec lui ou autrement autorisé le partage de vos informations personnelles avec ce partenaire commercial ;
  • abonnement, accréditation ou organisation professionnelles, par ex. pour fournir des informations d’utilisation à des organisations qui vous donnent accès à nos services et/ou partager le suivi et échanger des crédits contre une accréditation professionnelle ; 
  • organisations impliquées dans les transferts d’entreprise, par ex. à un acheteur ou une entité remplaçante dans le cas d’une vente ou de toute autre transaction commerciale impliquant une partie ou la totalité de notre entreprise ;
  • autres parties, par ex. pour les besoins de la vérification externe, de la conformité, de la gestion des risques, du développement commercial et/ou de questions liées à la gouvernance d’entreprise ; ou 
  • les autorités gouvernementales, les régulateurs et d’autres tiers, en réponse à une demande légale, à une ordonnance d’un tribunal et/ou si cela est nécessaire pour se conformer à la législation en vigueur. 

Lorsque nous partageons des informations personnelles en interne ou avec des tiers dans d’autres pays, nous mettons en place des garanties appropriées conformément aux lois applicables en matière de protection des données, y compris, le cas échéant, les clauses types de l’UE ou d’autres garanties de transfert spécifiées dans les lois applicables en matière de protection des données, telles que des règles d’entreprise contraignantes, un accord mutuel ou des dérogations. Conformément à la loi applicable, les parties tierces sont tenues d’adopter des mesures appropriées pour protéger les informations personnelles et peuvent uniquement accéder aux informations personnelles nécessaires à l’exécution de leurs tâches particulières. 

6 Combien de temps conservons-nous vos informations personnelles ?

Vos informations personnelles seront traitées dans la mesure nécessaire à l’exécution de nos obligations ainsi que pour la durée nécessaire à la réalisation de nos obligations légales, conformément à nos politiques de conservation des données et aux lois applicables en matière de protection des données. Lorsque nous n’aurons plus besoin de vos informations personnelles, nous prendrons toutes les mesures raisonnables pour les retirer de nos systèmes et de nos dossiers ou pour les rendre anonymes afin de ne plus pouvoir vous identifier. 

7 Données relatives aux mineurs

Les utilisateurs de Codabox doivent être âgés d’au moins 18 ans.

8 Décisions automatisées et profilage

Aucune décision automatisée ne sera prise à votre sujet dans le cadre des traitements décrits dans la présente déclaration.

Un profil de votre comportement lorsque vous utilisez notre site web sera créé par le Wolters Kluwer si vous acceptez que nos cookies publicitaires et de suivi soient placés sur votre ordinateur.

9 Vos droits

Vous avez le droit de nous demander une copie de vos données personnelles, de nous demander de corriger, d’effacer ou de restreindre (arrêter tout traitement actif) de vos données personnelles et d’obtenir les données personnelles que vous nous avez fournies dans un format structuré et lisible par machine. En outre, vous pouvez vous opposer au traitement de vos données personnelles dans certaines circonstances (notamment lorsque nous ne sommes pas tenus de traiter vos données personnelles pour satisfaire à une exigence contractuelle ou légale).

Lorsque nous vous avons demandé votre consentement, vous pouvez retirer ce consentement à tout moment ; toutefois, cela n’affectera pas les traitements qui ont déjà eu lieu avant le retrait. Vous pouvez retirer votre consentement, lié à l’utilisation des cookies, en supprimant les cookies liés à notre domaine.

Vous pouvez exercer ces droits en nous contactant comme décrit dans la section « Nous contacter » ci-dessous.

Ces droits peuvent être limités, par exemple si répondre à votre demande révèlerait des données à caractère personnel concernant une autre personne, ou si vous nous demandez de supprimer des informations que nous sommes tenus de conserver par la loi, ou que nous avons un intérêt légitime impérieux à conserver.

S’il reste des points de contestation non résolus, vous avez le droit de déposer une plainte auprès de l’Autorité de Protection des Données : https://www.autoriteprotectiondonnees.be/.

10 Nous contacter

Si vous avez des questions sur cette déclaration de confidentialité ou si vous souhaitez nous contacter pour des raisons liées au traitement de vos données personnelles, veuillez contacter notre délégué à la protection des données, en envoyant un email à wkbe-gdpr@wolterskluwer.com, ou en envoyant une demande datée et signée à Wolters Kluwer Belgium NV , Motstraat 30, 2800 Malines, Belgique (tel: +32 15 36 10 00)