Datenschutz- und Cookie-Erklärung

DSGVO bei Flowin – DE 

Datenschutz- und Cookie-Erklärung 

1 Allgemeines 

In dieser Erklärung wird erläutert, wie Wolters Kluwer Belgium SA (im Folgenden als „Wolters Kluwer“ bezeichnet) mit Sitz an der Anschrift Motstraat 30, 2800 Mechelen, Belgien (Tel.: +32 15 36 10 00) als Datenverantwortlicher personenbezogene Daten verarbeitet, die wir von Ihnen über die Websites myflowin.com, codabox.com und zoomit.be und über die Dienste von Flowin oder Codabox erfassen. 

2 Überarbeitungen dieser Datenschutzerklärung 

Wir behalten uns das Recht vor, diese Erklärung jederzeit zu ändern, werden dies jedoch gemäß den geltenden Gesetzen und Vorschriften tun. Wir werden Sie, sofern möglich, über wesentliche Änderungen dieser Erklärung informieren. 

Diese Erklärung wurde zuletzt im November 2024 aktualisiert und überarbeitet. 

3 Informationen, die wir erfassen 

3.1 Kundenbeziehung 

Wenn Sie oder Ihr Unternehmen Kunde von Wolters Kluwer werden, erfassen wir die folgenden Arten von personenbezogenen Daten über Sie: 

  1. Identifikationsdaten: Ihr Name, Ihre E-Mail-Adresse, Ihre bevorzugte Sprache und Ihre Telefonnummer. Wir weisen Ihnen oder Ihrem Unternehmen auch eine Kundennummer zu; 
  2. Die Produkte, die Sie oder Ihr Unternehmen nutzen und Rechnungsinformationen. 

Wenn Sie uns über unsere Website oder per E-Mail kontaktieren, erfassen wir die folgenden Arten von personenbezogenen Daten über Sie: 

  1. Identifikationsdaten: Ihr Name, Ihre Telefonnummer und Ihre E-Mail-Adresse; 
  2. Informationen über Ihren Arbeitsplatz: den Namen des Unternehmens, für das Sie arbeiten; 
  3. Die Nachrichten, die Sie uns senden. 

Wenn Sie uns ein Bank- und Teleübertragungsmandat als Grundlage für die Codabox-Dienste erteilen, erfassen wir die folgenden Arten von personenbezogenen Daten über Sie: 

  1. Identifikationsdaten: Ihr Name, Ihre Telefonnummer, Ihre E-Mail-Adresse und Ihre bevorzugte Sprache; 
  2. Informationen über Ihren Arbeitsplatz: Ihre Funktionsbezeichnung, Arbeitgeber und Arbeitsanschrift; 

3.2 Nutzung der Dienste 

Wenn Sie die Zoomit-Dienste nutzen, führen wir Aktivitätsprotokolle; dazu erfassen wir Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, Ihre IBAN, Ihre Banknutzerkennung und Ihre bevorzugte Sprache. 

3.3 Kundensupport 

Wenn wir eine Sitzung mit Bildschirmfreigabe mit Ihnen durchführen, um Sie bei der Nutzung unserer Produkte zu unterstützen, erfassen wir die folgenden Arten von personenbezogenen Daten über Sie: 

  1. Identifikationsdaten: Ihr Name und Ihre E-Mail-Adresse; 
  2. Alle Informationen, die während der Sitzung mit der Bildschirmfreigabe geteilt werden (Audio und Video). 

3.4 Marketing 

Wenn Sie sich für eine von uns organisierte Veranstaltung anmelden und/oder daran teilnehmen, erfassen wir die folgenden Arten von personenbezogenen Daten über Sie: 

  1. Identifikationsdaten: Ihr Name und Titel, Ihre E-Mail-Adresse und Telefonnummer; 
  2. Informationen zu Ihrem Unternehmen: Ihr Firmenname; 
  3. Alle anderen Informationen in Bezug auf die Veranstaltung. 

Wir erfassen ferner personenbezogene Daten über Sie, von anderen Veranstaltern, denen Sie die Erlaubnis erteilt haben, diese personenbezogenen Daten an uns weiterzugeben. 

Wenn Sie sich für ein von uns organisiertes Online-Seminar anmelden und/oder daran teilnehmen, erfassen wir die folgenden Arten von personenbezogenen Daten über Sie: 

  1. Identifikationsdaten: Ihr Name, Ihre E-Mail-Adresse, Telefonnummer und IP-Adresse; 
  2. Daten zu Ihrem Unternehmen: Name und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer; 
  3. Sicherheitsbezogene Daten: Sicherheitsprotokolle, Verbindungs- und Aktivitätsprotokolle sowie der User-Agent Ihres Webbrowsers; 
  4. Die Fragen, die Sie während des Online-Seminars stellen. 

Wenn Sie an einer unserer Umfragen teilnehmen, erfassen wir die folgenden Arten von personenbezogenen Daten über Sie: 

  1. Identifikationsdaten: Ihr Name und Ihre E-Mail-Adresse; 
  2. Ihre Antworten in der Umfrage. 

Wenn Sie sich für unseren Newsletter anmelden, erfassen wir die folgenden Arten von personenbezogenen Daten über Sie: 

  1. Identifikationsdaten: Ihr Name, Ihre geschäftliche E-Mail-Adresse und Ihre bevorzugte Sprache; 
  2. Informationen zu Ihrem Arbeitsplatz: Name und Adresse Ihres Unternehmens; 

Ihre Geräte- und Nutzungsinformationen werden ebenfalls erfasst, wenn Sie die Newsletter lesen. 

3.5 Surfen auf der Website 

Während Sie auf unserer Website surfen, erfassen wir die folgenden Arten von personenbezogenen Daten über Sie: 

  1. Identifikationsdaten: Ihre IP-Adresse; 
  2. Sicherheitsbezogene Daten: Sicherheitsprotokolle, Verbindungs- und Aktivitätsprotokolle sowie der User-Agent Ihres Webbrowsers; 
  3. Wenn Sie uns dies erlauben, erfassen wir darüber hinaus Daten über die Nutzung der Website durch Sie, z. B. die Seiten, die Sie besucht haben, oder Informationen, ob Sie unsere Website bereits in der Vergangenheit besucht haben. 

4 Verarbeitungszwecke 

Ihre personenbezogenen Daten werden zu folgenden Zwecken verarbeitet: 

  1. Wenn es für die Erfüllung eines Vertrages zwischen Ihnen und uns erforderlich ist oder um auf Ihren Wunsch Schritte zu unternehmen, um einen Vertrag abzuschließen:
    1. Um Ihnen und/oder Ihren Unternehmensnutzern die Anmeldung für unsere Dienste und die Nutzung zu ermöglichen. 
    2. Um Mandatszugriff auf Bankdaten für Ihr Unternehmen zu erhalten und beizubehalten. 
    3. Für die Erlangung und Beibehaltung von Mandaten für die Übermittlung Ihrer Daten an Ihre Wirtschaftsprüfungsgesellschaft. 
    4. Um Ihnen wichtige Mitteilungen in Bezug auf die Nutzung der Dienste durch Sie zu übermitteln. 
    5. Um Ihnen die von Ihnen angeforderten Informationen zur Verfügung zu stellen und Ihre Fragen zu beantworten, wenn Sie uns kontaktieren. 
    6. Um Sie bei Problemen bei der Nutzung unserer Dienste zu unterstützen. 
    7. Um die Beziehung zwischen Ihnen, unserem Kunden und uns, Wolters Kluwer, zu verwalten. 
    8. Um Ihrem Unternehmen oder vertrauenden Beteiligten die Nutzung unserer Dienstleistungen in Rechnung zu stellen. 
    9. Um die Sicherheit unserer Dienstleistungen, einschließlich Ihrer Daten, zu gewährleisten. 
    10. Um Ihnen die Anmeldung und Teilnahme an unseren Online-Seminaren oder unseren (Präsenz-)Veranstaltungen zu ermöglichen. 
  2. Wenn Sie eingewilligt haben, …
    1. dass wir Sie entsprechend Ihrer Anfrage kontaktieren und Ihnen weitere Informationen über unsere Dienstleistungen zur Verfügung stellen. 
    2. Sie auf Ihre Anfrage hin zu kontaktieren und einen Termin mit Ihnen zu vereinbaren. 
    3. dass wir Ihnen Werbeangebote und Informationen zu den Produkten von Wolters Kluwer gemäß Ihrer Auswahl zusenden können. 
    4. dass wir Ihnen Umfragen zusenden, mit denen wir Feedback erhalten können, das uns ermöglicht, unsere Produkte zu verbessern. 
    5. dass wir Ihr Feedback zu unseren Produkten und Dienstleistungen sammeln. 
    6. eine Sitzung mit Bildschirmfreigabe zu starten, wenn Sie sie anfordern, um Support zu erhalten. 
    7. dass wir Cookies in Ihrem Browser platzieren und erweiterte Statistiken auf der Grundlage der Informationen erstellen, die uns diese Cookies bereitstellen. 
  3. Soweit dies für unsere berechtigten Interessen erforderlich ist, wie nachstehend aufgeführt, und soweit Ihre Interessen oder grundlegenden Rechte und Freiheiten dem nicht entgegenstehen:
    1. Um die Sicherheit der Anwendungen, Dienste, Prozesse, Websites und Datenbanken von Wolters Kluwer zu gewährleisten. 
    2. Um Geschäftskorrespondenz und Geschäftstreffen zu ermöglichen. 
    3. Um vergangene Anrufe zur Schulung von Agenten und zur Qualitätskontrolle zu überprüfen. 
    4. Um Aktionen nachvollziehen zu können, die während Sitzungen mit Bildschirmfreigabe ausgeführt wurden. 
    5. Um bestehenden Kunden Informationen über die Entwicklung der Produkte von Wolters Kluwer zu senden. Sie können diese Mitteilungen jederzeit über den Abmeldelink am Ende jeder Nachricht abbestellen. 
    6. Um unsere Dienstleistungen zu verbessern und neue kommerzielle Angebote zu entwickeln, indem wir z. B. Trends, wiederkehrende Probleme und Kundenverhalten durch die Nutzung unserer Dienstleistungen durch Sie identifizieren; 
    7. Um unsere Dienstleistungen gegenüber bestehenden Kunden zu bewerben. 
    8. Um nicht personenbezogene Informationen über Besucher zu erhalten, die die Websites von Wolters Kluwer aufrufen. 
    9. Um eine Datenbank mit vertrauenswürdigen Kombinationen von IBAN-Nummern und Kontoinhabern zu erstellen, die zur Betrugsprävention verwendet wird. 
      Zu diesen Zwecken haben wir gemäß den gesetzlichen Vorgaben eine Abwägungsprüfung durchgeführt und festgestellt, dass – unter Berücksichtigung der begrenzt erhobenen personenbezogenen Daten, der durchgeführten Verarbeitung und Ihrer berechtigten Erwartungen – Ihre Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten unser berechtigtes Interesse an der Durchführung dieser Verarbeitungstätigkeiten nicht überwiegen. 
  4. Wenn wir in einem bestimmten Fall unseren gesetzlichen Verpflichtungen nachkommen müssen, wie zum Beispiel bei der Meldung von Straftaten oder der Absicht, Straftaten zu begehen, oder der Steuerberichterstattung. 

5 Offenlegung und Übertragung personenbezogener Daten 

Um Ihnen unsere Dienstleistungen anbieten zu können und gemäß den oben genannten Zwecken zu handeln, müssen wir Ihre personenbezogenen Daten an folgende Stellen weitergeben: 

  1. Personal von Wolters Kluwer mit bedarfsgerechtem Zugang, wenn Informationen notwendig sind, und Auftragnehmer, die eine Vertraulichkeitsvereinbarung mit uns unterzeichnet haben. 
  2. Ihren Buchhalter/Steuerberater. 
  3. Drittverarbeiter mit Sitz in Belgien, die uns bei der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ausschließlich auf unsere Anweisung unterstützen und entsprechenden Vertraulichkeitsverpflichtungen unterliegen:
    1. Wolters Kluwer NV/SA, die unsere Kundenbeziehungen und Online-Seminar-Tools wartet, Veranstaltungen organisiert und unsere Website pflegt. 
    2. SurveyAnyplace, das uns eine Umfragelösung zur Verfügung stellt. 
    3. Groep Arthur, die uns bei der Organisation von Veranstaltungen hilft. 
    4. Twikey, das uns eine Lösung bietet, um Mandate digital zu signieren. 
  4. Drittverarbeiter mit Sitz im Europäischen Wirtschaftsraum (EWR), die uns bei der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ausschließlich auf unsere Anweisung unterstützen und entsprechenden Vertraulichkeitsverpflichtungen unterliegen:
    1. Microsoft, das unsere Kundenbeziehungs- und Bildschirmfreigabelösungen bereitstellt und wartet. 
    2. Google Analytics, das uns einfache Statistiken über die Anzahl der einzelnen Besucher auf unserer Website zur Verfügung stellt. 
    3. Amazon Web Services (AWS), die für das Hosting unserer Website und Anwendungen verantwortlich sind. 
    4. Twilio Ireland Limited, die für den Versand von Zwei-Faktor-Authentifizierungs-SMS verantwortlich ist. 
  5. Drittverarbeiter mit Sitz in den Vereinigten Staaten, die uns bei der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ausschließlich auf unsere Anweisung unterstützen und entsprechenden Vertraulichkeitsverpflichtungen unterliegen:
    1. Zoom, das uns eine Webinar-Lösung zur Verfügung stellt. 
    2. MailChimp, das uns E-Mail-Massenversand für Newsletter und Marketingkampagnen ermöglicht. 
    3. Mailgun, das uns ermöglicht, E-Mails auf sichere Weise zu versenden, zu empfangen und zu archivieren. 
    4. FreshDesk, das uns ein Ticketsystem zur Verfügung stellt, um Ihre und andere Kundenanfragen zu bearbeiten. 
  6. Unabhängige Datenverantwortliche, wie etwa Buchhaltungssoftware, die eine Verbindung zu unserer API herstellen und für die Sie uns Ihre Zustimmung zur Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten erteilt haben. 
  7. YouTube, ein unabhängiger Datenverantwortlicher mit Sitz in Irland, der Dienste zur Anzeige von Videos auf unserer Website anbietet. 
  8. Regierungsinstitutionen oder Aufsichtsbehörden gemäß unseren Berichtspflichten. 

6 Datensicherheit und -aufbewahrung 

Ihre personenbezogenen Daten werden streng vertraulich behandelt. 

Wir ergreifen alle angemessenen Maßnahmen, um Ihre personenbezogenen Daten zu schützen. Dazu gehört auch Einrichtung von Prozessen und Verfahren, um den unbefugten Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten oder deren Offenlegung zu minimieren. Wir stellen sicher, dass die Dritten, mit denen wir Ihre personenbezogenen Daten teilen, ebenfalls über angemessene Sicherheitsmaßnahmen verfügen. 

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten so lange, wie es zur Erreichung der in Abschnitt 4 (Verarbeitungszwecke) beschriebenen Zwecke erforderlich ist. Dabei gelten die folgenden maximalen Aufbewahrungsfristen: 

  1. Grundlegende Kundendaten und Rechnungsdaten werden 10 Jahre ab Beendigung unseres Vertragsverhältnisses aufbewahrt. 
  2. Daten, die beim Kauf von Dienstleistungen von uns erhoben werden, werden ab Beendigung unseres Vertragsverhältnisses gemäß belgischem Recht 10 Jahre lang aufbewahrt. 
  3. Mandatsbezogene Daten werden ab Beendigung unseres Vertragsverhältnisses 10 Jahre lang aufbewahrt. 
  4. Daten in Bezug auf Zoomit-E-Mail-Benachrichtigungen und -Aktivitäten werden 6 Monate lang aufbewahrt. 
  5. Daten, die erfasst werden, wenn Sie sich mit Fragen an uns wenden oder für Support kontaktieren, werden 10 Jahre lang aufbewahrt. 
  6. Anrufe und Bildschirmfreigabeaufzeichnungen werden 1 Monat lang aufbewahrt. 
  7. Die zu statistischen Zwecken erfassten Daten werden 14 Monate lang aufbewahrt. 
  8. Daten, die erfasst werden, um Ihnen die Anmeldung und Teilnahme an unseren Online-Seminaren zu ermöglichen, werden 12 Monate lang aufbewahrt. 
  9. Daten, die erfasst werden, um Ihnen die Anmeldung und Teilnahme an unseren Veranstaltungen zu ermöglichen, werden für 1 Monat ab Ende der Veranstaltung aufbewahrt. 
  10. Die im Rahmen von Umfragen erfassten Daten werden 12 Monate lang aufbewahrt. 
  11. Technische und Sicherheitsprotokolle werden für maximal 6 Monate aufbewahrt. 
  12. Datensicherungen, die aus Sicherheitsgründen erstellt wurden, werden 4 Wochen lang aufbewahrt; 
  13. Daten, die zu Marketingzwecken erfasst wurden, werden so lange aufbewahrt, wie wir Ihre Einwilligung haben. 
  14. Informationen zu zuverlässigen IBAN-Nummern werden aufbewahrt, bis wir darüber informiert werden, dass das mit dieser IBAN verknüpfte Konto geschlossen wurde. 

7 Kinder 

Nutzer von Flowin- und Codabox-Diensten müssen mindestens 18 Jahre alt sein. 

8 Automatisierte Entscheidungsfindung und Profiling 

Im Rahmen der in dieser Mitteilung beschriebenen Verarbeitung werden keine automatisierten Entscheidungen über Sie getroffen. 

Ein Profil Ihres Verhaltens bei der Nutzung unserer Website wird von Wolters Kluwer erstellt, wenn Sie die Platzierung unserer Werbe- und Tracking-Cookies auf Ihrem Computer akzeptieren. 

9 Ihre Rechte 

Sie haben das Recht, von uns eine Kopie Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, uns um deren Berichtigung oder Löschung oder um die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu bitten sowie die von Ihnen bereitgestellten personenbezogenen Daten in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format zu erhalten. Außerdem können Sie der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten unter bestimmten Umständen widersprechen (insbesondere wenn wir Ihre personenbezogenen Daten nicht verarbeiten müssen, um einer vertraglichen oder sonstigen gesetzlichen Verpflichtung nachzukommen). 

Wenn wir Sie um Ihre Einwilligung gebeten haben, können Sie diese jederzeit widerrufen; eine Verarbeitung, die bereits vor dem Widerruf stattgefunden hat, bleibt hiervon jedoch unberührt. Sie können Ihre Einwilligung zur Nutzung von Cookies durch uns widerrufen, indem Sie die mit unserer Domain verknüpften Cookies löschen. 

Sie können die oben genannten Rechte ausüben, indem Sie uns wie im nachstehenden Abschnitt „Kontakt“ beschrieben kontaktieren. 

Diese Rechte können eingeschränkt sein, z. B. wenn die Erfüllung Ihrer Anfrage personenbezogene Daten über eine andere Person preisgeben würde oder wenn Sie uns auffordern, Informationen zu löschen, zu deren Aufbewahrung wir gesetzlich verpflichtet sind oder für deren Aufbewahrung wir ein zwingendes berechtigtes Interesse haben. 

Wenn Sie noch Bedenken haben, haben Sie das Recht, sich bei der Datenschutzbehörde zu beschweren: https://www.dataprotectionauthority.be/. 

10 Kontakt 

Wenn Sie Fragen zu dieser Datenschutzerklärung haben oder uns aus irgendeinem Grund in Bezug auf die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten kontaktieren möchten, wenden Sie sich bitte an unseren Datenschutzbeauftragten, indem Sie eine E-Mail an wkbe-gdpr@wolterskluwer.com senden oder eine mit Datum versehene und unterschriebene Anfrage an Wolters Kluwer Belgium NV, Motstraat 30, 2800 Mechelen, Belgien (Tel.: +32 15 36 10 00) senden.