Internationale Veranstaltungen: Einhaltung der E-Invoicing-Vorschriften

Wie Flowin es idloom ermöglichte, seine Plattformfunktionen zu verbessern und die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung zu fördern

TLDR: Mehr als 2.500 namhafte Kunden in über 40 Ländern mit der elektronischen Rechnungsstellung zufrieden zu stellen, ist keine kleine Herausforderung. Als die E-Invoicing-Vorschriften in ganz Europa in Kraft traten, beschloss die Veranstaltungsplattform idloom, der Eile bei der Einhaltung der Vorschriften zuvorzukommen und beauftragte Flowin mit der Integration der E-Invoicing-Funktionalität. Die Expertise und Unterstützung von Flowin hat eine hochkomplexe Situation vereinfacht und zu einer nahtlosen Integration der elektronischen Rechnungsstellung geführt, die das umfassende Angebot von idloom zum Nutzen seiner vielfältigen Kundenbasis erweitert hat. Produktmanager Samy Aziz beschrieb die Erfahrungen in der Zusammenarbeit mit Flowin, was die Partnerschaft für idloom und seine Kunden gebracht hat, und gab Tipps, wie man Kunden von der Einführung der elektronischen Rechnungsstellung überzeugen kann.

idloom ist eine führende Eventmanagement-Plattform, die jede Phase der Eventplanung rationalisiert und optimiert. Von der ersten Registrierung und dem anpassbaren Ticketing bis hin zum Sponsoring und der Analyse nach der Veranstaltung hat idloom die erfolgreiche Durchführung von mehr als 40.000 Veranstaltungen in über 40 Ländern unterstützt. Die unübertroffene Fähigkeit von idloom, die Arbeit zu vereinfachen, Veranstaltungen zu verbessern und letztlich den Erfolg von Veranstaltungsplanern zu unterstützen, wurde von führenden Plattformen wie Gartner, Capterra und Software Advice anerkannt.

Die Verwaltung von Veranstaltungen bedeutet auch die Abwicklung zahlreicher finanzieller Transaktionen. Und idloom erleichtert dies durch Funktionen wie automatische Rechnungsstellung, MwSt.-Verwaltung, sichere Zahlungsoptionen und Zahlungserinnerungen auf eine Weise, die selbst komplexe Finanzlogistik vereinfacht.

Angesichts der Umstellung auf die obligatorische elektronische Rechnungsstellung in Europa beschloss idloom, mit einer vollständig integrierten Lösung für die elektronische Rechnungsstellung dem Spiel voraus zu sein.

Verwaltung der finanziellen Komplexität

Die Planung von Veranstaltungen geht Hand in Hand mit der finanziellen Komplexität. Der Umgang mit Rechnungen, die Einhaltung der Mehrwertsteuer, Zahlungserinnerungen und die Sicherstellung reibungsloser finanzieller Abläufe über verschiedene Regionen hinweg ist keine kleine Aufgabe. Und da bei Veranstaltungen oft mehrere Akteure, Währungen und Steuervorschriften beteiligt sind, ist das Finanzmanagement eine noch größere Herausforderung.

Für idloom bedeutet dies, dass Sie zufrieden sind:

• Firmen & Unternehmen – Management von großen Konferenzen, internen Schulungen und globalen Veranstaltungen.
• Verbände & Nonprofit-Organisationen – Organisation von Branchengipfeln, Spendenaktionen und Mitgliederveranstaltungen.
• Bildungseinrichtungen – Abwicklung von akademischen Konferenzen, Workshops und Schulungen.
• Regierung & Öffentlicher Sektor – Sicherstellung von Compliance und Effizienz bei offiziellen Veranstaltungen und Meetings.
• Event-Agenturen & Veranstalter – Liefern Sie Ihren Kunden mit Leichtigkeit erstklassige Erlebnisse.

Als Teil seiner End-to-End-Mission hatte idloom bereits ein leistungsstarkes Rechnungsstellungsmodul mit automatischer Rechnungsstellung, sicherer Zahlungsabwicklung, fortschrittlicher Mehrwertsteuerabwicklung und Zahlungserinnerungen integriert – alles nahtlos. Der nächste Schritt war die Einführung von E-Invoicing-Funktionen, die den europäischen Standards entsprechen, um den sich entwickelnden Vorschriften gerecht zu werden.

Hinzufügen einer konformen E-Invoicing-Fähigkeit, die Flowin Art

idloom hatte es bereits geschafft, einfache Lösungen für komplexe finanzielle Situationen anzubieten. Aber die Hinzufügung der elektronischen Rechnungsstellung stellte eine neue Herausforderung in Bezug auf die Einhaltung der Vorschriften dar, da es in den verschiedenen Ländern unterschiedliche Vorschriften und Einführungsfristen gibt. Eine robuste, skalierbare Lösung, die alle diese Abweichungen bewältigen konnte, war eine absolute Notwendigkeit.

Flowin erwies sich als perfekter Partner, der idloom bei der Erstellung einer Integration unterstützte, die nicht nur vollständig konform ist, sondern auch benutzerfreundlich bleibt und für künftige Änderungen der Vorschriften gerüstet ist. Für idloom war Flowins Fachwissen über Peppol und die europäischen E-Invoicing-Vorschriften in Verbindung mit der Bereitschaft, das Unternehmen bei der Bewältigung dieser neuen Komplexität zu unterstützen, besonders wertvoll.

Produktmanager Samy Aziz beschrieb die Erfahrung der Zusammenarbeit mit Flowin und was die Partnerschaft für idloom und seine Kunden gebracht hat.

“Unsere größte Herausforderung war die Anpassung an die verschiedenen länderspezifischen E-Invoicing-Vorschriften und die Gewährleistung einer nahtlosen Erfahrung für alle Benutzer. Die Zusammenarbeit mit Flowin verlief von Anfang an reibungslos und äußerst effizient. Sie haben uns nicht nur eine Integration geliefert, sondern uns auch über bewährte Verfahren, Compliance-Anforderungen und technische Details informiert. Ihr Fachwissen trug dazu bei, unseren Ansatz zu gestalten und sicherzustellen, dass unsere Lösung sowohl leistungsstark als auch benutzerfreundlich ist.

“Wir haben uns für Flowin entschieden, weil wir einen einzigen, vertrauenswürdigen Partner wollten, der die Einhaltung der Vorschriften für die elektronische Rechnungsstellung in mehreren Ländern zentralisieren kann. Flowin ermöglichte es uns, alles in einem zuverlässigen System zu bündeln, anstatt verschiedene Lösungen für jede Region zu verwalten. Der außergewöhnliche Support von Flowin sorgte dafür, dass wir dank eines reibungslosen und unkomplizierten Prozesses eine überraschend geringe Lernkurve hatten. Flowin lieferte eine klare Dokumentation, praktische Unterstützung und proaktive Ratschläge, so dass unser Team die Lösung mit minimalen Reibungsverlusten implementieren konnte.

“Dank Flowin können unsere Kunden jetzt die Rechnungsstellung nahtlos verwalten, ganz gleich, wo sie tätig sind. So können sie sich auf das konzentrieren, was wirklich wichtig ist – die Durchführung erfolgreicher Veranstaltungen.

“Eine unserer wichtigsten Erkenntnisse ist, dass der richtige Partner den Unterschied ausmacht.”

Überwindung von Benutzereinwänden

Die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung ist eine unumgängliche Veränderung, die viele Unternehmen nicht ganz verstehen. Samy bestätigte, dass einige der Kunden von idloom, die als Veranstalter tätig sind, anfangs zögerten und erzählte, wie idloom ihre Bedenken ausräumte:

Die Digitalisierung ist zu teuer, umständlich oder komplex.

– Viele Veranstaltungsplaner befürchten, dass die Umstellung auf elektronische Rechnungsstellung mit zusätzlichem Aufwand oder Kosten verbunden ist. Mit idloom ist der Prozess jedoch vollständig automatisiert. Rechnungen werden sofort auf der Grundlage von Ticketverkäufen, Sponsorenverträgen oder Ausstellergebühren erstellt – das macht manuelle Eingaben überflüssig, reduziert Fehler und spart Zeit und Geld.”

Unsere alten Rechnungsstellungsgewohnheiten funktionieren gut – warum sollten wir sie ändern?

– Während herkömmliche PDF-Rechnungen in der Vergangenheit ausreichend gewesen sein mögen, machen neue Vorschriften die elektronische Rechnungsstellung europaweit zur Pflicht. Noch wichtiger ist, dass sie die Zahlungsabwicklung beschleunigt, die Genauigkeit erhöht und die Einhaltung von Vorschriften sicherstellt – unverzichtbar für große Konferenzen, mehrtägige Workshops und Firmenveranstaltungen, an denen mehrere Interessengruppen beteiligt sind.”

Wir trauen der Cloud-basierten Rechnungsstellung nicht – sie ist unsicher.

– Die Partnerschaft von idloom mit Flowin gewährleistet, dass alle Rechnungsdaten sicher verschlüsselt, gemäß den Branchenstandards gespeichert und über das Peppol-Netzwerk übertragen werden, das von Regierungen und Unternehmen für maximale Sicherheit genutzt wird.

Wir sind zu klein, um in die digitale Rechnungsstellung zu investieren.

– Viele kleinere Veranstalter gehen davon aus, dass die elektronische Rechnungsstellung nur etwas für Großunternehmen ist. Die europäischen Vorschriften drängen jedoch auf eine allgemeine Einführung. Mit der integrierten E-Invoicing-Lösung von idloom können selbst kleine Veranstaltungsteams ihre Finanzprozesse automatisieren und so die Einhaltung der Vorschriften sicherstellen, während sie gleichzeitig Ressourcen freisetzen, um sich auf die Durchführung erfolgreicher Veranstaltungen zu konzentrieren.”

Das Ergebnis

Nach der Einführung der E-Invoicing-Funktion von idloom berichtete Samy von positiven Rückmeldungen von Kunden, die die idloom-Plattform jetzt noch besser nutzen.

“Veranstaltungsorganisatoren, die die elektronische Rechnungsstellung mit idloom eingeführt haben, haben festgestellt, dass dies ein großer Fortschritt ist. Anstatt die Rechnungen für Ticketverkäufe, Aussteller und Partner manuell zu bearbeiten, ist nun alles automatisiert – das reduziert Fehler und verbessert den Cashflow.”

Er bestätigte auch, dass die Kunden das System dank der Expertise und des Supports von Flowin leicht annehmen können.

“Die Einführung verlief nahtlos, vor allem bei Organisationen, die mehrgleisige Konferenzen und ein hohes Registrierungsaufkommen verwalten. Mit dem Fachwissen von Flowin konnten wir einen reibungslosen Übergang sicherstellen, der verschiedene nationale Compliance-Anforderungen erfüllt, ohne die Veranstaltungsteams zu belasten.

“Wir begleiten unsere Kunden aktiv bei der Umstellung, indem wir leicht verständliche Dokumentationen, Webinare und persönlichen Support anbieten. Indem wir die elektronische Rechnungsstellung zu einer vollständig integrierten Funktion innerhalb von idloom machen, beseitigen wir die Komplexität und sorgen dafür, dass sich die Veranstalter auf das Wesentliche konzentrieren können – die Gestaltung wirkungsvoller Veranstaltungen.”