Implementieren Sie Peppol-first zur Steigerung von Effizienz und Compliance

Für viele der vorausschauenden Softwareunternehmen, die Peppol bereits in ihre Lösungen integriert haben, ist die Arbeit noch nicht abgeschlossen. Obwohl Peppol für die Einhaltung der sich schnell nähernden Vorschriften unverzichtbar ist und eine Vielzahl von Vorteilen für die Benutzer mit sich bringt, müssen viele Kunden die Peppol-Funktionen erst noch aktivieren. Und hier braut sich ein Sturm zusammen, wenn die elektronische Rechnungsstellung mit Peppol am 1. Januar 2026 Pflicht wird.

Führen Sie Peppol ein, um Effizienz und Compliance zu maximieren

Benutzer, die nicht verstehen, was Peppol tut, wie es ihnen nützt, oder vielleicht nicht einmal wissen, dass es in ihrer Lösung verfügbar ist, haben die Peppol-basierten Funktionen, die ihnen zur Verfügung stehen, noch nicht übernommen.

Diese Kunden verpassen nicht nur die von Peppol gebotenen Möglichkeiten zur Steigerung der Effizienz und Genauigkeit, zur Senkung der Kosten und zur Nichteinhaltung des bevorstehenden Mandats kann zu Geldstrafen und anderen Sanktionen seitens der Steuerbehörden führen. Darüber hinaus sind Rechnungen, die nach dem 1. Januar 2026 ausgestellt werden, nur dann rechtsverbindlich, wenn sie als elektronische Rechnungen versandt werden. Wer das Mandat ignoriert, riskiert daher Nichtzahlungen und verliert das Recht, in solchen Fällen rechtliche Schritte einzuleiten.

Wenn eine große Anzahl von Anwendern erst im letzten Moment von diesen Tatsachen erfährt und sich plötzlich mit den Funktionen von Peppol vertraut macht, könnten die Helpdesks der Softwareunternehmen überschwemmt werden. Nicht etwa, weil Peppol schwer zu bedienen ist oder Probleme verursacht, sondern weil die Unvorbereitetheit der Kunden zu Compliance-Problemen, Betriebsunterbrechungen und unnötigem Stress führen kann.

Es liegt daher sehr im Interesse der Softwareunternehmen, ihre Kunden zu ermutigen, die Peppol-Funktionen eher früher als später zu nutzen. Auf diese Weise vermeiden Sie eine Überlastung des Helpdesks und demonstrieren positiv Ihren Wert als zukunftsorientierter Produktanbieter, der nicht nur Lösungen verkauft, sondern proaktiv im Interesse seiner Kunden arbeitet.

Helfen Sie KMUs bei der Vereinfachung von Arbeitsabläufen mit Peppol-first

Es ist ganz natürlich, dass Menschen den Weg des geringsten Widerstands gehen. Vor allem, wenn sie viel zu tun haben und viele Aufgaben auf einmal erledigen müssen. Peppol ist ein entscheidender Faktor für die Reduzierung der Arbeitsbelastung. Aber je nachdem, wie Ihre Software aufgebaut ist, ist der Weg zur Aktivierung von Peppol vielleicht nicht der offensichtlichste. Hier können Softwareunternehmen ganz einfach den Unterschied ausmachen, indem sie eine Peppol-First-Politik einführen.

Einfach ausgedrückt bedeutet Peppol-first, dass Peppol die Standardoption für das Senden und Empfangen von Rechnungen und jeder anderen relevanten Kommunikation ist, wann immer dies möglich ist. Dies kann automatisch und unsichtbar geschehen oder über eine Schaltfläche “Genehmigen”, die immer dann erscheint, wenn eine Peppol-Übertragung als möglich erkannt wurde.

Laut UBL.BE ist die Umsetzung von Peppol-first durch die folgenden Bedingungen definiert:

1. Die Software oder der Dienst ist konform mit der Fähigkeit, Rechnungen über das Peppol-Netzwerk zu versenden.
2. Die Software oder der Dienst erfüllt mindestens eine der unten genannten Bedingungen:
   1. Jedes Mal, wenn eine Rechnung versendet wird, prüft die Software oder der Dienst automatisch, ob der Empfänger im Peppol-Netzwerk registriert ist. Wenn der Empfänger registriert ist, sendet die Software oder der Dienst die Rechnung über das Peppol-Netzwerk. Diese Prüfung hat Vorrang vor allen Konfigurationseinstellungen, die sich auf den bevorzugten Kanal des Empfängers beziehen.
   2. Jedes Mal, wenn der Benutzer der Software oder des Dienstes einen neuen Empfänger erstellt, prüft die Software oder der Dienst, ob der Empfänger im Peppol-Netzwerk registriert ist. Wenn der Empfänger registriert ist, setzt die Software oder der Dienst die Konfigurationseinstellung so, dass Peppol als bevorzugter Kanal für diesen Empfänger verwendet wird.
   3. Die Software oder der Dienst verfügt über eine Funktion, die es dem Benutzer ermöglicht, regelmäßig oder zu einem beliebigen Zeitpunkt zu überprüfen, ob Empfänger im Peppol-Netzwerk registriert sind. Bei registrierten Empfängern hat der Benutzer die Möglichkeit, die Konfiguration so zu ändern, dass die Software oder der Dienst die Rechnung über das Peppol-Netzwerk versendet. Die Änderung der Konfiguration sollte auf benutzerfreundliche Weise erfolgen.
   4. Der Dienst unterstützt ein Softwarehaus aktiv bei der Umsetzung seiner Peppol-first-Strategie.

Darüber hinaus können Softwareunternehmen die Akzeptanz fördern und die Nachfrage nach Helpdesks verringern, indem sie ihre Benutzer proaktiv darüber informieren, was Peppol im Zusammenhang mit ihren Produkten tut. Dies könnte durch eine Kombination aus direkter E-Mail, produktinternen/webseitigen FAQs und Kampagnen in den sozialen Medien geschehen.

Führen Sie Ihre Kunden zu Genauigkeit, Sicherheit und Compliance mit der elektronischen Rechnungsstellung.

Peppol ist auf dem Vormarsch und früher oder später wird jedes Unternehmen jeder Größe daran angeschlossen sein müssen. Abgesehen von den Compliance-Verpflichtungen bietet Peppol viele Vorteile für Unternehmen und die Buchhalter, die sie betreuen.

Peppol bietet Softwareunternehmen auch die Möglichkeit, ihre Kunden zu beraten und sie über die Vorteile und die Notwendigkeit der elektronischen Rechnungsstellung zu informieren. Wenn Sie Ihren Kunden jetzt helfen, sich auf den Weg zu machen, können sie die Vorteile früher nutzen und müssen sich keine Sorgen um die Einhaltung der Vorschriften machen, wenn der Januar 2026 ansteht. Und die Softwareunternehmen müssen sich keine Sorgen um überlastete Helpdesks machen.