Finextra Interview: Mehrwertsteuer und elektronische Rechnungsstellung im digitalen Zeitalter
Dieses Interview wurde ursprünglich auf Finextra in Zusammenarbeit mit Jurgen Soetaert, Gründer von Digicrowd und Experte für elektronische Rechnungsstellung bei Flowin, veröffentlicht.
Jeder, der in Europa mit der Rechnungsstellung und der Mehrwertsteuer zu tun hat, wird von dem EU-Vorschlag zur Mehrwertsteuer im digitalen Zeitalter (ViDA) gehört haben, der sich seit zwei Jahren einer Einigung zwischen den Mitgliedstaaten entzieht. Der Vorschlag, die Mehrwertsteuer in der gesamten Europäischen Union zu vereinheitlichen, hat es den Mitgliedsstaaten erneut nicht ermöglicht, sich bei der letzten Abstimmung im Juni 2024 auf ViDA zu einigen.
Es herrscht nach wie vor große Verwirrung und Unsicherheit beim Verständnis der Gesetzgebung. Außerdem gehen die einzelnen Mitgliedstaaten bei der Vorbereitung auf die Fristen unterschiedlich vor, was die ohnehin schon komplizierte Situation noch weiter verkompliziert.
Die Einhaltung von ViDA bietet jedoch – wenn sie ganzheitlich angegangen wird – viel mehr Vorteile und Mehrwert als nur das Ankreuzen eines Pflichtfeldes. Lassen Sie uns tief in ViDA eintauchen, um zu klären, welche Änderungen auf die EU zukommen, was für Unternehmen vorgeschrieben ist und was Unternehmen jeder Größe tun müssen, um die Anforderungen zu erfüllen.
Was ist ViDA und warum kommt es zu so vielen Verzögerungen?
Das ursprünglich von der Europäischen Kommission am 8. Dezember 2022 vorgelegte ViDA-Paket wurde vorgeschlagen, um das Mehrwertsteuersystem der EU zu modernisieren und seine Widerstandsfähigkeit gegen Betrug zu erhöhen. Um dies zu erreichen, konzentriert sich ViDA auf drei Säulen:
- Anforderungen für die elektronische Rechnungsstellung: Anforderungen an die digitale Berichterstattung, um die übermittelten Informationen zu standardisieren.
- Plattform-Wirtschaft: Die Regeln und Vorschriften für die mehrwertsteuerliche Behandlung der Plattformökonomie, um faire und gleiche Wettbewerbsbedingungen im Vergleich zu den traditionellen Sektoren zu gewährleisten.
- Einheitliche EU-Mehrwertsteuerregistrierung: Verringerung des Aufwands für Unternehmen, die sich in mehreren Mitgliedstaaten registrieren lassen müssen, durch die Zuteilung einer einzigen Mehrwertsteuernummer.
Während sich die Mitgliedstaaten bereits auf die Säulen 1 und 3 geeinigt haben, ist es die Säule 2 (die Plattformwirtschaft), die sich weiterhin einer politischen Einigung entzieht. Bei der letzten Abstimmung im Juni legte Estland weiterhin sein Veto gegen den Vorschlag ein, da es befürchtete, dass die derzeitige Definition die Neutralität untergraben und sich nachteilig auf kleinere Händler auswirken könnte, die unterhalb der Mehrwertsteuerregistrierungsschwelle liegen.
Erschwerend kommt hinzu, dass die rotierende EU-Ratspräsidentschaft im Juli von Belgien auf Ungarn übergegangen ist, was bedeutet, dass die Gespräche im Forum der EU-Finanzminister (ECOFIN) bis zum Herbst dieses Jahres nicht fortgesetzt werden können.
Der endgültige Zeitplan für ViDA wird erst nach der Verabschiedung des Vorschlags durch das EU-Parlament verfügbar sein, aber es ist klar, dass die Säulen 2 und 3 frühestens im Juli 2027 in Kraft treten werden, während die Säule 1 (digitale Meldepflichten) frühestens im Juli 2030 gelten wird.
Während die Mitgliedstaaten noch auf die offizielle EU-Vereinbarung warten, beginnen in einigen Ländern die nationalen Mandate bereits in den nächsten Jahren zu greifen: Belgiens E-Invoicing-Mandat gilt ab Januar 2026; Deutschland wird ab Januar 2025 mit der schrittweisen Einführung von E-Invoicing-Verpflichtungen beginnen, beginnend mit der obligatorischen Akzeptanz elektronischer Rechnungen und interoperabler Formate, und viele andere Mitgliedsstaaten folgen diesem Beispiel.
In Anbetracht dieser Fristen müssen Unternehmen eher früher als später über die elektronische Rechnungsstellung nachdenken. Wenn man die Umstellung aus einem ganzheitlichen Blickwinkel betrachtet, kann sie zu einem Werttreiber werden, anstatt nur ein Kontrollkästchen zu aktivieren.
Vorteile und Herausforderungen der ViDA-Konformität
Bei ViDA geht es darum, die Mehrwertsteuer ins 21. Jahrhundert zu bringen – mehr Automatisierung, weniger Fehler, mehr Widerstandskraft gegen Betrug. Die positiven Auswirkungen auf die Unternehmen gehen weit über die Einhaltung der Vorschriften hinaus. Es geht um die reibungslose Bearbeitung von Dokumenten, die Verringerung der Anzahl verlorener Dokumente und die Möglichkeit, Rechnungen schneller zu bezahlen und bezahlt zu bekommen.
Die gute Nachricht ist, dass – sofern ein Unternehmen nicht immer noch auf Excel-Tabellen oder Word-Dokumente angewiesen ist, um Rechnungen zu erstellen – der Großteil der Arbeit eigentlich nicht beim Unternehmen selbst liegt: Es geht um die Auswahl der richtigen Rechnungssoftware.
Die Softwareanbieter müssen dafür sorgen, dass ihre Dienstleistungen den neuen (nationalen und EU-weiten) Vorschriften entsprechen – und vor allem die Interoperabilität zwischen den verschiedenen Rechtsordnungen gewährleisten. Während lokale Anbieter höchstwahrscheinlich nur mit einer einzigen Steuerbehörde zu tun haben werden, müssen Anbieter, die Dienstleistungen für Unternehmen erbringen, die in mehreren Rechtsordnungen tätig sind, mit der Berichterstattung an mehrere Steuerbehörden umgehen.
Natürlich werden die Unternehmen nicht in der Lage sein, die Anforderungen zu erfüllen, wenn es ihnen nicht gelingt, den richtigen Partner zu wählen. Das größere Problem ist, dass sich immer noch zu viele Unternehmen bei der Rechnungsstellung auf Tabellenkalkulationen verlassen. Untersuchungen haben ergeben, dass nicht nur fast 90 % der Tabellenkalkulationen fehlerhaft sind, sondern dass die Verwendung von Tabellenkalkulationen auch die Einhaltung neuer Vorschriften praktisch unmöglich macht. Bei ViDA geht es um die Digitalisierung der Mehrwertsteuer, also ist es an der Zeit, dass Unternehmen ihre Rechnungsstellung überprüfen.
Auswirkungen auf den Markt: ViDA durch Software adressieren
Der springende Punkt bei ViDA ist die Software. Es gibt mehrere Faktoren, die Unternehmen bei der Auswahl einer Software, die ihren Bedürfnissen entspricht, berücksichtigen müssen – und der größte ist in der Regel die Unternehmensgröße. Während kleinere und mittelgroße Unternehmen in der Regel weniger Anforderungen haben und mit einer Standard-Software arbeiten können, haben große Unternehmen einen höheren Konfigurationsbedarf und sind auf der Suche nach maßgeschneiderten Funktionalitäten sowie damit verbundenen Dienstleistungen. Deshalb entscheiden sie sich häufig für maßgeschneiderte Softwarelösungen in Kombination mit einem Dokumentendienstleister für den Multikanalversand ihrer Rechnungen.
Die Branche eines Unternehmens spielt bei der Auswahl der richtigen Rechnungssoftware ebenfalls eine große Rolle. Vertikale Branchen wie das Baugewerbe, die verarbeitende Industrie oder der Einzelhandel haben jeweils spezialisierte Softwareanbieter, die auf die besonderen Anforderungen ihrer Branche eingehen können.
Eine weitere Anforderung, die insbesondere KMUs nicht vernachlässigen dürfen, ist die Buchhaltung. Wenn ein Unternehmen eng mit einem Buchhalter zusammenarbeitet, müssen seine Verkaufsrechnungen und seine Einkaufsrechnungen mit der Buchhaltungssoftware des Buchhalters kompatibel sein – das bedeutet, dass Integration der Schlüssel ist.
Ob ein Unternehmen B2B oder B2C (oder beides) ist, spielt bei der Wahl des richtigen Anbieters eine weitere Rolle. Bevor Sie sich für einen Anbieter entscheiden, müssen Unternehmen ihre Bedürfnisse zu Papier bringen, recherchieren und die richtige Lösung je nach Größe und Bedarf auswählen.
Wie können sich Softwareanbieter auf ViDA vorbereiten?
Während Unternehmen einen geeigneten Softwareanbieter auswählen können, um ihre elektronische Rechnungsstellung zu rationalisieren und ViDA-konform zu werden, haben Software- und Dienstleistungsanbieter mehr Arbeit, um die bevorstehenden gesetzlichen Aktualisierungen zu bewältigen. Wie können sie also ViDA in Angriff nehmen?
In erster Linie hängt es davon ab, ob sie nur Software oder auch zusätzliche Dienstleistungen anbieten.
Service Provider, die größere Unternehmen bedienen, liefern mehr als nur die Konnektivität zum Peppol-Netzwerk – sie stellen auch andere Netzwerke oder Übermittlungsmethoden zur Verfügung, ermöglichen die Einhaltung von Vorschriften und bieten andere zusätzliche Dienste wie die Konvertierung von Formaten, Archivierung und Berichterstattung.
Softwareanbieter, die kleineren und mittelständischen Unternehmen Out-of-the-Box-Software anbieten, müssen einen geeigneten Peppol Access Point-Partner finden, der die Bedürfnisse ihrer Kunden mit Blick auf die kommenden Mandate erfüllt, damit ihre Benutzer in der Lage sind, echte elektronische Rechnungen aus der Software heraus zu senden und zu empfangen.
Aber auch wenn Service Provider zusätzliche Verpflichtungen gegenüber ihren Kunden haben, ist die Sicherstellung, dass die Software ViDA-konform ist – sowohl für Standardanbieter als auch für Service Provider – für Peppol von entscheidender Bedeutung.
In der vernetzten Welt von heute sind Partnerschaften oft der Schlüssel zum Erfolg, und ViDA bildet da keine Ausnahme. Der beste Weg, die ViDA-Konformität für Softwareunternehmen jeder Größe zu beschleunigen, besteht darin, den richtigen Partner zu wählen. Es gibt mehrere Peppol Access-Point-as-a-Service-APIs wie Flowin auf dem Markt, die speziell dafür entwickelt wurden, Softwareunternehmen in dieser Konnektivitätsfrage zu helfen.
Zukunftssichere Mehrwertsteuer
Wir wissen zwar nicht, wann wir endlich eine Einigung über ViDA erzielen werden, aber eines wissen wir: Es wird in der einen oder anderen Form kommen. Und wie bei vielen anderen Dingen im Leben, fängt der frühe Vogel den Wurm.
Unternehmen, die jetzt mit der Umstellung der Rechnungsstellung beginnen, werden der Zeit voraus sein – nicht nur, wenn die Verordnung in Kraft tritt, sondern auch, weil sie ihre Abläufe rationalisieren, die Automatisierung erhöhen und Verluste, Fehler und Betrug verringern werden.
Passend zum digitalen Zeitalter, in dem wir leben, liegt der Schlüssel zur erfolgreichen Transformation in Partnerschaften. Die Wahl des richtigen Softwareanbieters hilft Unternehmen, ihre Effizienz und Interoperabilität zu steigern und darüber hinaus die Einhaltung von Vorschriften zu gewährleisten.