Elektronische Rechnungsstellung in Belgien: Sind Sie bereit für die verbindliche Frist 2026?

Die Zeit für die Vorbereitung der E-Invoicing-Software und der Peppol-Anbindung läuft ab

Da es weniger als ein Jahr dauert, bis die elektronische Rechnungsstellung in Belgien für alle inländischen B2B-Transaktionen (zwischen mehrwertsteuerpflichtigen Unternehmen) obligatorisch wird, ist es an der Zeit, eine Bestandsaufnahme zu machen.

Im Jahr 2024 wurden sowohl bei der Gesetzgebung als auch bei der Marktakzeptanz der elektronischen Rechnungsstellung bedeutende Fortschritte erzielt. Am 5. November 2024 haben die EU-Finanzminister mit der Verabschiedung von ViDA (Mehrwertsteuer im digitalen Zeitalter) die Hindernisse für die Einführung eigener Vorschriften durch die einzelnen Länder beseitigt. Infolgedessen wird Belgiens eigene Gesetzgebung, die eine strukturierte elektronische Rechnungsstellung vorschreibt, am 1. Januar 2026 in Kraft treten (nachdem sie bereits am 8. Februar 2024 von der Abgeordnetenkammer gebilligt wurde).

Es kommt Bewegung in die Sache, aber 55% sind nicht vorbereitet

Im Vorgriff auf dieses Mandat haben viele Organisationen die Gelegenheit genutzt, sich durch die Integration geeigneter Software und Verfahren frühzeitig vorzubereiten. Hier bei Flowin hat sich die Zahl der Unternehmen, die sich für den Empfang elektronischer Rechnungen über unseren Peppol Access Point registriert haben, in der zweiten Hälfte des Jahres 2024 verdoppelt.

Der jüngste Future Ready Accountant Report, der im 3. Quartal 2024 durchgeführt wurde, zeigte jedoch, dass 55 % der Unternehmen in Europa noch nicht vollständig auf die elektronische Rechnungsstellung umgestellt haben. Auf die Frage nach den Gründen wurden als die drei größten Herausforderungen uneinheitliche Vorschriften, technische Hürden und ein Mangel an zuverlässigen Tools genannt.

In Belgien ist die Verordnung nun definiert, und dank der API von Flowin und der Bereitstellung von Peppol Access Point kann eine nahtlose Integration mit ERP- und Buchhaltungssystemen leicht erreicht werden.

Belgiens E-Invoicing-Verordnung: eine klare Forderung, aber eine große Aufgabe

Ab dem 1. Januar 2026 müssen alle B2B-Rechnungen, die zwischen mehrwertsteuerpflichtigen belgischen Unternehmen ausgestellt werden, strukturierte elektronische Rechnungen (auch bekannt als E-Rechnungen) sein. Diese müssen der Norm EN 16931 oder dem Peppol BIS 3.0-Format entsprechen und über das Peppol-Netzwerk ausgetauscht werden. Die Transaktionspartner können sich auch auf eine alternative, EN 16931-konforme Lösung einigen, aber das ist wahrscheinlich nicht praktikabel, wenn mehrere Parteien beteiligt sind.

Die Umstellung auf die elektronische Rechnungsstellung, sowohl als Sender als auch als Empfänger, ist ein vielschichtiges Unterfangen, das Zeit braucht. Während Konnektivitätslösungen von Peppol wie Flowin in etwa einer Woche implementiert werden können, erfordert die Vorbereitung eines Unternehmens auf diese Umstellung eine Menge Untersuchungen und Diskussionen zwischen mehreren Abteilungen und Interessengruppen. So muss beispielsweise die interne Kompatibilität zwischen den Abteilungen und die externe Kompatibilität mit Lieferanten und Kunden berücksichtigt werden, bevor Softwareanbieter geeignete Workflow-Lösungen vorschlagen können.

Um die Einhaltung der Vorschriften bis zum 1. Januar 2026 zu gewährleisten und finanzielle Verluste zu vermeiden, muss jedes mehrwertsteuerpflichtige Unternehmen in Belgien jetzt handeln, wenn es dies nicht bereits getan hat.

Wichtige Compliance-Anforderungen für Software für die elektronische Rechnungsstellung

Die belgische E-Invoicing-Verordnung, die als CTC-Modell (Continuous Transaction Controls) funktionieren wird, schreibt vor, dass Rechnungen und Gutschriften im Format EN 16931 oder Peppol BIS 3.0 erstellt und über das Peppol-Netzwerk ausgetauscht werden müssen. Um dies zu erreichen, benötigen die Unternehmen eine Software zum Erstellen und Senden auf der Ausgangsseite und zum Empfangen und Verarbeiten auf der Eingangsseite.

Nichteinhaltung des belgischen Mandats zur elektronischen Rechnungsstellung

Belgische Unternehmen, die nach Inkrafttreten des Mandats am 1. Januar 2026 die Anforderungen des Landes an die elektronische Rechnungsstellung nicht erfüllen, riskieren finanzielle Verluste an mehreren Fronten.

• Mögliche Geldstrafen

Die genauen Strafen für die Nichteinhaltung des belgischen Mandats zur elektronischen Rechnungsstellung sind noch nicht klar. Sie können jedoch ein erhebliches Risiko darstellen und den Cashflow eines Unternehmens gefährden.

• Unfähigkeit, Transaktionen durchzuführen

In Belgien ansässige Unternehmen, die sich nicht an das Mandat zur elektronischen Rechnungsstellung halten, werden Schwierigkeiten haben, finanzielle Transaktionen mit konformen Unternehmen abzuwickeln, da sie nicht über die technischen Mittel verfügen, um Rechnungen zwischen den beiden Unternehmen auszustellen, zu versenden, zu empfangen oder zu verarbeiten.

• Nachteile im Wettbewerb

Wenn Sie die elektronische Rechnungsstellung nicht einführen, tragen Sie unnötige Kosten und Risiken. Die elektronische Rechnungsstellung kann bis zu 3,50 € pro Rechnung billiger sein als die Rechnungsstellung auf Papier oder im PDF-Format. Es bedeutet auch, dass Rechnungen nicht mehr auf dem Postweg verloren gehen oder per E-Mail verschickt werden, dass es so gut wie keinen Rechnungsbetrug mehr gibt und dass der Verwaltungsaufwand erheblich sinkt.

Wie Sie Ihre Rechnungssoftware auf die E-Invoicing-Verordnung 2026 vorbereiten

Wichtige Aspekte, die bei der Vorbereitung auf das kommende Mandat Belgiens zu berücksichtigen sind:

• Bewertung der aktuellen Fakturierungssysteme

Wenn die derzeitigen Systeme nicht in der Lage sind, elektronische Rechnungen zu erstellen und zu verarbeiten und sie über Peppol zu senden und zu empfangen, müssen Änderungen vorgenommen werden. Alle finanziellen Arbeitsabläufe müssen berücksichtigt werden.

• Laufende Software-Updates und -Integrationen

Um mit den belgischen Gesetzen zur elektronischen Rechnungsstellung konform zu bleiben, muss die Software für die elektronische Rechnungsstellung mit den laufenden technischen Änderungen auf dem neuesten Stand gehalten werden. Um dies zu gewährleisten, ist ein Wartungsvertrag unerlässlich.

• Auswahl einer geeigneten E-Invoicing-Lösung oder eines Anbieters

Für die Anbindung an Peppol ist ein zertifizierter Peppol Access Point erforderlich. Softwareunternehmen können ihren eigenen entwickeln, aber das kann bis zu zwölf Monate dauern, und das belgische E-Invoicing-Mandat ist weniger als zwölf Monate entfernt. Die praktischste Lösung ist die Verwendung einer Standard-API, wie z.B. Flowin.

Zu den Faktoren, auf die Sie bei der Auswahl eines Peppol Access Point-Anbieters achten sollten, gehören die Peppol-Zertifizierung, die Sicherheits- und Datenschutzstandards, die Zuverlässigkeit des Dienstes, die Integrationsfähigkeit, die Interoperabilität, die Skalierbarkeit, die Bereitstellung von Support, die Preisgestaltung und die Fähigkeit, grenzüberschreitende Rechnungen zu bearbeiten. (Flowin hat in jedem dieser Aspekte ein ausgezeichnetes Angebot).

Erfahren Sie mehr: Wie Sie den richtigen E-Invoicing-Anbieter auswählen

Vorteile einer frühzeitigen Einhaltung

Die Umstellung auf die elektronische Rechnungsstellung ist für Unternehmen in mehrfacher Hinsicht von Vorteil. Die frühzeitige Erfüllung des belgischen Mandats zur elektronischen Rechnungsstellung bedeutet, dass diese Vorteile früher genutzt werden können. Außerdem können Unternehmen vermeiden, in letzter Minute in ein Gedränge um die Einführung neuer Systeme und Integrationen zu geraten, wenn die Verfügbarkeit geeigneter technischer Fachleute begrenzt sein könnte.

• Verbesserte Effizienz und weniger Fehler bei der Rechnungsstellung

Bei der elektronischen Rechnungsstellung laufen die Prozesse automatisch und mit minimalem menschlichen Eingriff ab.

• Schnellere Zahlungsabwicklung und besserer Cashflow

Die elektronische Rechnungsstellung kann den Zyklus der Rechnungsbearbeitung erheblich verkürzen und so das Cashflow-Management und die Effizienz verbessern.

• Verbesserte Sicherheit und Betrugsprävention

Elektronische Rechnungen werden auf einem sicheren Weg vom Verkäufer zum Käufer übermittelt, so dass es für Betrüger unmöglich ist, sie abzufangen und zu manipulieren. Und da die Verkäufer strenge Anforderungen und Überprüfungen erfüllen müssen, um elektronische Rechnungen versenden zu können, können diese nicht von gefälschten Konten ausgestellt werden.

Priorisieren Sie die elektronische Rechnungsstellung jetzt, um die Einhaltung der Vorschriften bis 2026 sicherzustellen.

Der Countdown bis zum 1. Januar 2026 ist in vollem Gange. Wenn nicht bereits Schritte unternommen wurden, um die Systeme für die elektronische Rechnungsstellung vorzubereiten, muss dies jetzt dringend in Angriff genommen werden.

Zwar lässt sich ein Großteil dieser Arbeit nicht abkürzen, aber die gute Nachricht ist, dass die Implementierung der Flowin-API in der Regel nicht länger als eine Woche dauert. Mit einer klaren Dokumentation, großartigem technischen Support direkt von den Entwicklern und einer einzigartig vorteilhaften Preisstruktur hält Flowin die Kosten niedrig, ohne Kompromisse bei den Standards einzugehen.

Aber Flowin ist nur eine Komponente des Projekts. Es ist wichtig, die Vorbereitung auf die elektronische Rechnungsstellung jetzt voranzutreiben, um die Einhaltung der belgischen Vorschriften vor dem Stichtag 1. Januar 2026 sicherzustellen.

Erfahren Sie mehr: Wie die Flowin API die Implementierung von Doccle beschleunigt hat