Elektronische Rechnungsstellung & APIs: Was Sie wissen müssen
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E-Invoicing, kurz für elektronische Rechnungsstellung, bedeutet, dass die Rechnungsstellung über den Austausch von elektronischen Dokumenten in einem strukturierten Datenformat erfolgt.
Die elektronische Rechnungsstellung ist nicht dasselbe wie der Versand digitaler Rechnungen, z.B. im PDF-Format, per E-Mail. Der Grund dafür ist, dass digitale Rechnungen nicht maschinenlesbar sind und manuell gesichtet und bearbeitet werden müssen, um sie in die Kreditorenbuchhaltungssysteme einzugeben. Bei der elektronischen Rechnungsstellung werden die Daten automatisch in diese Systeme importiert und von ihnen verarbeitet , ohne dass eine manuelle Dateneingabe erforderlich ist.
Wesentliche Daten, ohne visuelle Darstellung
Digitale Rechnungen, ob als PDF, jpeg, Word oder in einem anderen elektronischen Dateityp ausgestellt, sind im Wesentlichen Papierrechnungen in digitalem Format. Sie sind in erster Linie darauf ausgelegt, von Menschen gelesen zu werden und geben alle wesentlichen Rechnungsinformationen wie Beträge, Beschreibungen, Referenznummern und Mengen in einem visuellen Layout wieder. Elektronische Rechnungen hingegen enthalten dieselben wesentlichen Informationen ohne visuelle Darstellung, obwohl diese bei Bedarf wiedergegeben werden kann.
Der Schlüssel zur elektronischen Rechnungsstellung ist ihre standardisierte Struktur, die eine nahtlose Übertragung der Daten vom System des Verkäufers zum System des Käufers ermöglicht. Die europäische Norm für die elektronische Rechnungsstellung, EN16931, definiert die Struktur einer elektronischen Rechnung, und die vollständige EU-Definition der elektronischen Rechnungsstellung finden Sie in der Richtlinie 2014/55/EU. Diese EU-Definition der elektronischen Rechnungsstellung gilt nur für B2B- und B2G-Szenarien, obwohl es auch eine Form der elektronischen Rechnungsstellung im B2C-Bereich gibt, die in der Regel über QR-Codes erfolgt.
Was sind die Vorteile der elektronischen Rechnungsstellung für B2B?
Die elektronische B2B-Rechnungsstellung ist für Unternehmen in vielerlei Hinsicht von Vorteil.
Prävention von Rechnungsbetrug
Die elektronische Rechnungsstellung verschließt denjenigen die Tür, die versuchen, Rechnungsbetrug zu begehen, und verhindert auch Überzahlungen, die durch unbeabsichtigte menschliche Fehler verursacht werden.
Um elektronische Rechnungen versenden zu können, müssen die Verkäufer strenge Anforderungen und Überprüfungen erfüllen. Diese machen es Betrügern unmöglich, Rechnungen von gefälschten Konten aus zu versenden.
Da elektronische Rechnungen auf einem sicheren Weg vom Verkäufer zum Käufer übertragen werden, ist es für Betrüger unmöglich, sie abzufangen und zu manipulieren. Es gibt auch keine Möglichkeit für gefälschte Rechnungen, sich an der Fahrt zu beteiligen.
Geringeres Fehlerrisiko
Bei der elektronischen Rechnungsstellung werden die Zahlungsanträge der Lieferanten automatisch in die Rechnungssysteme der Käufer eingegeben, so dass die manuelle Dateneingabe auf der Empfängerseite minimal ist. Dadurch wird das Fehlerrisiko erheblich reduziert.
Niedrigere Kosten
Die Automatisierung senkt den Verwaltungsaufwand und die damit verbundenen Kosten, und der Versand einer elektronischen Rechnung ist billiger als das Drucken, Bearbeiten und Versenden einer Papierrechnung.
Einfacher Zugang und Verwaltung
Elektronische Rechnungen können in Cloud-basierten Systemen gespeichert werden, so dass sie leicht zu verwalten, zu suchen und abzurufen sind. Diese Funktion ist besonders praktisch für interne oder externe Audits.
Schnellere Verarbeitung
Die elektronische Rechnungsstellung kann den Zyklus der Rechnungsbearbeitung erheblich verkürzen und so das Cashflow-Management und die Effizienz verbessern.
Mehr Umweltfreundlichkeit
Bei der elektronischen Rechnungsstellung wird kein Papier verwendet und es entstehen keine Emissionen durch physische Lieferung.
Was ist PEPPOL?
PEPPOL ist ein offenes elektronisches Liefernetzwerk, das in der Europäischen Union (EU) und weltweit weit verbreitet ist. Offene E-Delivery-Netzwerke bieten eine gemeinsame Infrastruktur und Standards für die grenzüberschreitende Beschaffung. Als solche ermöglichen sie den sicheren und standardisierten Austausch von elektronischen Dokumenten, einschließlich elektronischer Rechnungen, von einem System zum anderen.
PEPPOL ist für die kommenden europäischen Mandate für elektronische B2B-Rechnungsstellung zugelassen, die sowohl für den öffentlichen als auch für den privaten Sektor gelten, und wird von vielen Regierungen verwendet. Der Grund dafür sind die anspruchsvollen technischen Standards, Dienstleistungsspezifikationen und Vorschriften, die unter anderem Folgendes umfassen:
- Typische Anforderung an Handelspartner, sich über ihre Geschäftsnummer zu authentifizieren
- Nutzung von europäischen Servern, die die Einhaltung von EU-Mandaten ermöglichen
Diese Eigenschaften haben dazu beigetragen, dass PEPPOL das weltweit beliebteste und zuverlässigste E-Delivery-Netzwerk für elektronische Rechnungsstellung geworden ist.
Optionen für die elektronische Rechnungsstellung: Wie können Softwarefirmen und Unternehmen einsteigen?
Die elektronische Rechnungsstellung basiert auf dem Datenaustausch über ein zugelassenes elektronisches Liefernetzwerk wie PEPPOL. Es gibt vier verschiedene Möglichkeiten für Unternehmen, dies zu erreichen:
- direkte Verbindung über eine Standard-API für die elektronische Rechnungsstellung
- Verbindung über den Zugangspunkt eines Softwareunternehmens
- Integration mit einer E-Invoicing-Plattform eines Drittanbieters
- Inanspruchnahme eines Dokumentendienstleisters
Direkte Verbindung über eine Standard-API für die elektronische Rechnungsstellung
Die direkte Anbindung an ein elektronisches Liefernetzwerk über eine Standard-API für die elektronische Rechnungsstellung ist der einfachste, schnellste und oft auch kostengünstigste Weg zu einer konformen elektronischen Rechnungsstellung.
Dadurch wird eine nahtlose Integration erreicht, ohne dass Softwareunternehmen eigene Umgebungen erstellen und pflegen müssen.
Die direkte elektronische Rechnungsstellung über eine API-Verbindung vermeidet den Umweg über zwischengeschaltete Lösungen und ermöglicht eine vollständige Prozessautomatisierung, was weniger Arbeit für das Geschäftspersonal und weniger Raum für menschliche Fehler bedeutet.
Verbindung über den Zugangspunkt eines Softwareunternehmens
Softwareunternehmen können Konnektivität zu PEPPOL und anderen E-Delivery-Netzwerken anbieten, indem sie ihren eigenen zertifizierten Zugangspunkt entwickeln. Dies kann für Softwareentwickler interessant sein, da sie sich nicht auf das Design und die Entscheidungen von Drittanbietern verlassen müssen und gleichzeitig alle Compliance- und praktischen Vorteile erhalten, die Geschäftskunden benötigen.
Der Aufbau eines zertifizierten E-Delivery Network Access Point ist jedoch ein großes Unterfangen, das bis zu 12 Monate dauern kann. Es erfordert beträchtliche finanzielle Investitionen, umfangreiche technische Ressourcen, einen engagierten Kundensupport und ständige Aktualisierungen, sobald er in Betrieb ist.
Integration mit einer E-Invoicing-Plattform eines Drittanbieters
Die Nutzung einer bestehenden E-Invoicing-Plattform eines Drittanbieters kann ein schneller und einfacher Weg sein, um E-Invoicing-Funktionen zu erhalten. Die Einrichtung ist einfach, da keine neue dedizierte Umgebung aufgebaut werden muss, und diese Plattformen können mit mehreren E-Delivery-Netzwerken verbunden werden.
Der Nachteil dieses Ansatzes ist, dass er zu einer fragmentierten Erfahrung führt, da die Benutzer zwischen zwei separaten Plattformen wechseln müssen – eine für Standard-ERP- oder CRM-Aktivitäten und eine andere für die elektronische Rechnungsstellung – was den Arbeitsablauf stören und die Produktivität verringern kann. Um die notwendige Integration zu erreichen, müssen oft maßgeschneiderte API-Verbindungen entwickelt werden, und jede Panne bei dieser Integration kann zu Datendiskrepanzen führen.
Inanspruchnahme eines Dokumentendienstleisters
Dokumentendienstleister ermöglichen es Unternehmen, jedes Rechnungsformat (einschließlich Papierausdrucke) über die elektronische Rechnungsstellung zu verarbeiten, indem sie alle erforderlichen Konvertierungen vornehmen und die Rechnungen über ein beliebiges elektronisches Zustellungsnetzwerk kanalisieren. Darüber hinaus übernehmen sie auch den Druck, die Archivierung, die Speicherung, die Dateikonvertierung und die Berichterstattung über mehrere Kanäle.
Diese multifunktionale All-in-One-Lösung eignet sich hervorragend für Unternehmen, die ihre Rechnungen als flache Datei benötigen und das breite Spektrum an Dienstleistungen nutzen können, das in den Paketen der Dokumentendienstleister enthalten ist. Aber wenn die einzige Anforderung darin besteht, die elektronische Rechnungsstellung zu erfüllen, ist sie unnötig komplex und teuer, da die Kunden am Ende für Funktionen bezahlen, die sie nicht nutzen werden.
Entdecken Sie mehr: B2B E-Invoicing Optionen erklärt
Was ist eine E-Invoicing-API?
Wie der vollständige Name – Anwendungsprogrammierschnittstelle – schon sagt, ist eine API eine Reihe von Regeln, die es verschiedenen Anwendungen ermöglichen, miteinander zu kommunizieren.
Eine E-Invoicing-API unterstützt den Austausch von Rechnungen zwischen ERP/CRM (ausstellender) und Buchhaltungssoftware (empfangender) Software über ein E-Delivery-Netzwerk, ohne dass Sie über eine externe Partei oder Plattform arbeiten müssen. Wenn Sie eine Verbindung über ein zugelassenes E-Delivery-Netzwerk wie PEPPOL herstellen, erleichtert eine E-Invoicing-API die Einhaltung (künftiger) behördlicher Auflagen, einschließlich solcher, die die Integration von Systemen der Steuerbehörden erfordern.
Entdecken Sie mehr: Wie Sie die richtige API für die elektronische Rechnungsstellung auswählen
Sind APIs für die elektronische Rechnungsstellung sicher?
E-Invoicing-APIs wurden speziell entwickelt, um die Sicherheit von Rechnungs- und Zahlungstransaktionen zu gewährleisten, indem alle relevanten Daten vor unbefugtem Zugriff, Manipulationen oder Betrug geschützt werden.
Die Qualität von E-Invoicing-APIs kann jedoch variieren, je nachdem, von welchem Anbieter sie entwickelt und gepflegt werden. Die sichersten E-Invoicing-APIs verfügen über robuste Authentifizierungs-, Verifizierungs- und andere Sicherheitsmaßnahmen, einschließlich SSL/TLS-Verschlüsselung, OAuth für die Autorisierung und werden regelmäßig Sicherheitsaudits unterzogen. Eine sichere E-Invoicing-API entspricht auch den einschlägigen Normen und Vorschriften in Ländern, in denen E-Invoicing vorgeschrieben ist, und verfügt über ausreichende Firewall- und Backup-Funktionen.
Entdecken Sie mehr: Knacken Sie den Betrugscode
Gesetzgebung zur elektronischen Rechnungsstellung
Etwas mehr als ein Jahrzehnt nach der Einrichtung offener elektronischer Liefernetzwerke wie PEPPOL, die die elektronische Rechnungsstellung für alle zugänglich machen, wird die elektronische Rechnungsstellung in vielen Ländern zur Pflicht. Dieser Schritt ist vor allem darauf zurückzuführen, dass die Regierungen erkannt haben, dass die elektronische Rechnungsstellung die durch Steuerhinterziehung entgangenen Einnahmen erheblich reduzieren kann. Die anstehenden Mandate erfordern jedoch noch nicht die Integration der Steuerbehörden. Diese wird zu einem späteren Zeitpunkt eingeführt werden.
Während die Gesetzgebung zu unterschiedlichen Zeitpunkten und mit unterschiedlichen Anforderungen in Kraft tritt, wird B2G-Transaktionen Vorrang eingeräumt und die elektronische Rechnungsstellung ist in vielen Fällen bereits obligatorisch. Die obligatorische elektronische Rechnungsstellung für B2B-Transaktionen wird derzeit eingeführt, aber für B2C-Transaktionen gibt es noch keine Pläne.
Die Zeitvorgaben für die einzelnen Länder spiegeln den unterschiedlichen Reifegrad und die Komplexität der elektronischen Rechnungsstellung, die länderspezifischen Vorschriften, die Marktdurchdringung und die technologische Infrastruktur wider.
In Europa wurde 2018 die E-Invoicing-Richtlinie 2014/55/EU umgesetzt. Sie verpflichtet alle öffentlichen Verwaltungen in der gesamten Europäischen Union (EU), den europäischen Standard für die elektronische Rechnungsstellung einzuhalten, um Handelshemmnisse, die sich aus unterschiedlichen nationalen gesetzlichen Anforderungen und technischen Standards ergeben, zu verringern.
Länderspezifische Details zur obligatorischen elektronischen B2B-Rechnungsstellung in Europa finden Sie hier. Diese Zeitpläne werden jedoch ständig überarbeitet, so dass Sie sich über aktuelle Informationen informieren sollten.