Ein Kurzführer zu Peppol in Belgien

Wenn Ihre Kunden in Belgien geschäftlich tätig sind, wird Peppol bald zum Schlüssel für die Fähigkeit ihrer Software, Rechnungen zu senden und zu empfangen. Der Grund dafür ist ein bevorstehendes Mandat, das vorschreibt, dass alle Rechnungen zwischen mehrwertsteuerpflichtigen Unternehmen in Belgien als elektronische Rechnungen ausgestellt werden müssen. In den allermeisten Fällen müssen diese elektronischen Rechnungen über das Peppol E-Delivery-Netzwerk ausgetauscht werden. Das belgische E-Invoicing-Mandat wird am 1. Januar 2026 in Kraft treten.

Peppol ist weder ein System noch eine Software, die Unternehmen kaufen können. Es handelt sich um ein offenes E-Delivery-Netzwerk, in das sich die Benutzer einklinken, um elektronische Dokumente, einschließlich elektronischer Rechnungen, sicher zu versenden und zu empfangen. Diese Dokumente müssen einer bestimmten Struktur entsprechen, und der Zugang zum Peppol-Netzwerk wird streng kontrolliert. Während Peppol selbst also nicht gekauft werden muss, müssen ERPs und Unternehmen sicherstellen, dass ihre ERP-Systeme damit arbeiten können.

Wir haben einen vereinfachten Überblick über Peppol für belgische Unternehmen zusammengestellt, damit Sie die Grundlagen verstehen.

Erfahren Sie mehr: Eine kurze Einführung in Peppol

Formatierung des Dokuments

Damit Peppol zwischen allen Benutzern funktioniert, müssen die über das System übertragenen Dokumente alle einem Standardformat entsprechen. Dieses Format ist in den Peppol Business Interoperability Specifications (BIS) definiert und basiert auf (Universal Business Language) UBL 2.1, einem standardisierten XML-Format für Geschäftsdokumente.

Das belgische Mandat für die elektronische Rechnungsstellung schreibt Formate vor, die auf der europäischen Norm EN16931 basieren, von denen Peppol BIS Billing 3.0 das am häufigsten verwendete ist. Siehehttp://docs.peppol.eu/poacc/Billing/3.0/für weitere Informationen.

Unternehmen, die Peppol in Belgien verwenden, haben die Möglichkeit, den UBL.BE-Standard für inländische Transaktionen zu übernehmen. UBL.BE wird von allen gängigen Softwarepaketen in Belgien unterstützt und enthält detaillierte Mehrwertsteuerinformationen und eine visuelle Darstellung der Rechnung im PDF-Format. Dies ermöglicht eine stärkere Automatisierung und eine bessere Benutzerfreundlichkeit. Weitere Informationen finden Sie unter https://www.UBL.be/

Peppol Benutzer-IDs

Wie jedes Kommunikationsnetzwerk muss auch Peppol in der Lage sein, jeden Absender und Empfänger zu identifizieren. Jedes Unternehmen, das Peppol nutzt, benötigt daher eine eindeutige Identität, die vom Peppol-Netzwerk überprüft und registriert werden muss.

Die Daten aller Peppol-Benutzer werden in einem “Adressbuch” gespeichert, das auf zwei Ebenen besteht: dem SML (Service Metadata Locator) und mehreren SMPs (Service Metadata Publishers).

• Die SMPs enthalten Angaben zum Peppol-Zugangspunkt des jeweiligen Empfängers (siehe “Anschluss an Peppol” weiter unten) sowie alle Arten von technischen Informationen, die für einen ordnungsgemäßen und sicheren Betrieb des Peppol-Netzwerks erforderlich sind.
• Die SML enthält alle Peppol-Empfänger-Identifikationsnummern sowie das SMP, in dem die detaillierten Informationen zu finden sind.

Verbinden mit Peppol

Die Verbindung zu Peppol erfolgt über einen Peppol Access Point, der von einem Access Point-Anbieter unterhalten werden muss. Ein einziger Peppol Access Point kann viele verschiedene Benutzer bedienen. Die Verbindung zwischen den ERP-/CRM-/Buchhaltungssystemen eines Unternehmens und dem von ihm gewählten Peppol Access Point erfordert eine API-Integration.

In Belgien gibt es viele Softwarepakete, die eine Peppol Access Point-Integration enthalten. Wo diese jedoch noch nicht im Einsatz sind, ist die einfachste Lösung für Softwareunternehmen die Verbindung über eine Standard-API, die sich mit einem bestimmten Access Point verbindet.

Erfahren Sie mehr: B2B-Integrationsmöglichkeiten für elektronische Rechnungen erklärt

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