Wie Softwareunternehmen die Integration von E-Invoicing vereinfachen und den Gewinn steigern können

Mit der Ausbreitung der Vorschriften für die elektronische Rechnungsstellung im B2B-Bereich in der gesamten Europäischen Union rückt dieses Thema auf der Agenda der Softwareunternehmen immer weiter nach oben. Neue technologische Vorschriften sind ein Geschenk für die Unternehmen, die sie umsetzen. Aber um diese Chancen so zu nutzen, dass die Kunden zufrieden sind und die Gewinnmargen gesund bleiben, muss man sowohl die Grundlagen beherrschen als auch über wahrscheinliche Änderungen auf dem Laufenden bleiben. Am 7. Mai 2024 hielten wir ein Webinar ab, in dem zwei Experten für elektronische Rechnungsstellung ihr Wissen und ihre Ratschläge an Softwareunternehmen weitergaben, um diese Herausforderung zu meistern.

Die Diskussionsteilnehmer

• Isabelle Desmeytere – ehemalige Inhaberin der iVAT-Suite von Software und Dienstleistungen zur Einhaltung der Mehrwertsteuer und Mitglied mehrerer EU-Workshops
• Jurgen Soetaert – Gründer von Digicrowd und API-Experte bei der Isabel Group

Definition der elektronischen Rechnungsstellung

Isabelle begann damit, zu erklären, was E-Invoicing eigentlich ist – und was nicht.

“Wenn wir 10 Jahre zurückgehen, war es für viele Unternehmen typisch, Rechnungen auf Papier auszudrucken, sie in Umschläge zu stecken und per Post an die Kunden zu versenden. Einige tun dies zwar immer noch, aber die meisten sind dazu übergegangen, PDF-Dateien per E-Mail zu versenden. Ja, es handelt sich dabei um eine elektronische Übermittlung, und sie ist digital, aber sie ist keine elektronische Rechnungsstellung. Eine PDF-Datei ist eine elektronische Version einer Papierrechnung, die für Menschen lesbar ist. Eine elektronische Rechnung hingegen ist eine strukturierte Datei, die nur von Maschinen gelesen werden kann. Das maschinenlesbare Format ist ein wesentliches Merkmal elektronischer Rechnungen.

Wo und wie die elektronische Rechnungsstellung zur Pflicht wird

Einer der Gründe, warum die elektronische Rechnungsstellung ein so heißes Thema ist, ist die Reihe von Vorschriften, die in der gesamten EU in Kraft treten.

Jurgen erklärte, dass nach einer ersten Welle von Mandaten für B2G-Transaktionen die elektronische Rechnungsstellung für B2B-Transaktionen nun Land für Land eingeführt wird, wobei das Jahr 2026 für viele als Zieljahr gilt.

Anschließend informierte uns Isabelle darüber, wo und wie die elektronische Rechnungsstellung im B2B-Bereich in der EU bereits gesetzlich vorgeschrieben ist oder gerade eingeführt wird.

“Das erste EU-Land, das die elektronische Rechnungsstellung zur Pflicht gemacht hat, war Italien im Jahr 2019. In Italien senden die Lieferanten ihre elektronischen Rechnungen an die italienischen Steuerbehörden, die die Details in ihrem System registrieren, bevor sie die elektronischen Rechnungen an die entsprechenden Kunden weiterleiten. Es handelt sich um einen vollständig kontrollierten Prozess, wobei die elektronischen Rechnungen einem für Italien spezifischen Format entsprechen.

“Polen sollte eigentlich noch in diesem Jahr in Betrieb gehen, aber das Mandat für die elektronische Rechnungsstellung wurde auf Februar 2026 verschoben. Wie Italien hat auch Polen sein eigenes Format und verlangt, dass die elektronischen Rechnungen über die Steuerbehörden versandt werden. Anstatt die elektronischen Rechnungen jedoch direkt an die Kunden weiterzuleiten, stellen die polnischen Behörden sie lediglich auf ihrem eigenen Webportal zur Verfügung, damit die betreffenden Kunden sie abholen können.

“Die elektronische Rechnungsstellung sollte in Frankreich bereits Anfang des Jahres verpflichtend eingeführt werden, wurde aber ebenfalls verschoben. Die Situation in Frankreich ist kompliziert, weil es zwei verschiedene Systeme gibt. Das eine ähnelt dem polnischen und italienischen Ansatz, bei dem die elektronischen Rechnungen über die Steuerbehörden verschickt werden. Das andere erlaubt es den Lieferanten, elektronische Rechnungen direkt an die Kunden zu senden, die ihrerseits verpflichtet sind, die Daten an die Steuerbehörden zu übermitteln.

“Derdeutsche Ansatz sieht vor, dass in keiner Phase des E-Invoicing-Prozesses Daten an die Steuerbehörden gemeldet werden müssen. Deutschland plant nicht, bestimmte Netzwerke vorzuschreiben, über die elektronische Rechnungen übermittelt werden müssen.

“Belgien hat den Januar 2026 für die obligatorische elektronische Rechnungsstellung im Visier und folgt damit dem deutschen Ansatz, da die elektronische Berichterstattung an die Steuerbehörden nicht vorgesehen ist. Allerdings wird Belgien vorschreiben, wie elektronische Rechnungen formatiert sein müssen (obwohl die Geschäftspartner auch ein anderes Format verwenden können) und dass alle elektronischen Rechnungen über das elektronische Zustellungsnetzwerk Peppol abgewickelt werden müssen.”

Isabelle, die zu den Autoren einer Studie gehörte, auf deren Grundlage der Gesetzesvorschlag für ViDA erstellt wurde, sagte: “Der Vorschlag ist eigentlich ein Ausgangspunkt dafür, dass die elektronische Rechnungsstellung für innergemeinschaftliche Lieferungen – Transaktionen zwischen Parteien in verschiedenen Mitgliedstaaten – und die elektronische Übermittlung von Rechnungsdaten an die Steuerbehörden beider Parteien in diesem Zusammenhang verbindlich wird.

“Die elektronische Berichterstattung an die Steuerbehörden wird also in jedem Land eine Rolle spielen, zumindest im Zusammenhang mit grenzüberschreitenden Transaktionen, auch wenn die jeweiligen Gesetze dies nicht vorschreiben.

Die obligatorische elektronische Rechnungsstellung ist ein Gewinn für alle Beteiligten

Jurgen erläuterte die Gründe für die E-Invoicing-Vorschriften.

“Für die Regierungen ist die elektronische Rechnungsstellung eine Gelegenheit, die Steuereinnahmen zu erhöhen, indem sie den Mehrwertsteuerbetrug unterbinden und die so genannte Mehrwertsteuerlücke schließen. Um Ihnen eine Vorstellung davon zu geben, wie viel derzeit verloren geht, sprechen wir allein in Belgien von 3,5 Milliarden Euro pro Jahr.

“Aber nicht nur die Regierungen gewinnen. Die elektronische Rechnungsstellung spart den Unternehmen eine Menge Geld und Zeit, denn sie ermöglicht eine wesentlich detailliertere und effizientere Bearbeitung der Rechnungen. Bei jeder Rechnung, die von Papier auf elektronische Rechnungen umgestellt wird, können 3,50 € eingespart werden. Das kann sich pro Unternehmen und landesweit zu einer enormen Summe summieren.

“Kurzfristig werden die Unternehmen in technische Lösungen investieren müssen. Aber mittel- bis langfristig werden die Regierungen in der Lage sein, Steuern effizienter und effektiver einzutreiben, während die Unternehmen weniger Zeit und Geld für die Bearbeitung ihrer Ausgangs- und Eingangsrechnungen aufwenden werden. Rechnungen werden nicht mehr auf dem Postweg verloren gehen. Die direkte Transaktion und Verarbeitung von Maschine zu Maschine wird den Rechnungsbetrug eindämmen und gleichzeitig zu schnelleren und kürzeren Zahlungszyklen sowie zu einem geringeren Verwaltungsaufwand führen, insbesondere auf der Seite der Kreditorenbuchhaltung.”

Isabelle stellte jedoch die allgemeine Vorstellung von staatlichen Gewinnen in Frage und wies darauf hin, dass Steuerlücken nur geschlossen werden können, wenn die elektronische Berichterstattung an die Steuerbehörden mit einbezogen wird. Die belgischen und deutschen Vorschläge für ein E-Invoicing-Mandat sehen dies nicht vor. Ihre Steuerbehörden erhalten keinerlei Einblick, so dass es schwer vorstellbar ist, wie die verpflichtende elektronische Rechnungsstellung die Steuereinnahmen in diesen beiden Ländern erhöhen soll. Speziell für Belgien merkte sie außerdem an, dass die verpflichtende elektronische Rechnungsstellung an die Steuerbehörden den Unternehmen weitere Vorteile bringen würde, da sie nicht mehr jeden Januar Kundenlisten einreichen müssten.

“Spanien hat auch einen interessanten Vorschlag auf dem Tisch, der kleinen und mittleren Unternehmen kürzere Zahlungsfristen vorschreiben würde. Langsame Zahler sind eine echte Belastung für kleinere Unternehmen. Die Lösung dieses Problems, zusammen mit dem Problem des Identitätsbetrugs, das ein weiterer Vorteil der elektronischen Rechnungsstellung ist, wird sowohl für die Unternehmen als auch für die Wirtschaft sehr hilfreich sein.”

Die Rolle der Softwareunternehmen bei der Erleichterung der elektronischen Rechnungsstellung

Die elektronische Rechnungsstellung bietet die Möglichkeit und die Notwendigkeit, den Versand, den Empfang und die Verarbeitung von Rechnungen zu automatisieren. Die strukturierte Natur der elektronischen Rechnungen, die sie für den Menschen unlesbar macht, bedeutet, dass Softwareunternehmen Geschäftssoftware konfigurieren müssen, um all dies zu handhaben und die Konnektivität mit elektronischen Liefernetzen zu erleichtern.”

Die meisten E-Invoicing-Vorschriften sehen vor, dass elektronische Rechnungen über ein zugelassenes E-Delivery-Netzwerk versendet werden müssen. Das bedeutet, dass sich das betroffene Unternehmen bei einem Netzwerk anmelden muss. Es stehen mehrere zur Auswahl, aber angesichts der Entwicklung der verschiedenen Mandatsvorschläge sticht nur ein einziger als gemeinsamer Nenner für die Zukunft hervor: Peppol.

Jurgen: “Peppol, eine Initiative der EU-Kommission, ist in ganz Europa sehr weit verbreitet. Es ist sicher, standardisiert und kann von seinem jetzigen Zustand als Vier-Ecken-Modell um eine fünfte Ecke erweitert werden, die für elektronische Meldungen an die Steuerbehörden genutzt werden kann.

“Die Nutzung von Peppol ist ein bisschen wie die Nutzung eines Telekommunikationsnetzes. Selbst wenn die andere Partei, mit der Sie kommunizieren, einen anderen Anbieter hat, können Sie eine Verbindung herstellen und niemand muss sich um die technischen Details kümmern. Bei der Telekommunikation hat jeder Benutzer eine eigene Telefonnummer. Bei Peppol wird jeder Teilnehmer durch seine eigene Unternehmensnummer identifiziert, und diese Unternehmensnummern benötigen jeweils ihren eigenen Zugangspunkt. Wenn eine Partei eine elektronische Rechnung sendet, prüft der Zugangspunkt des Absenders, ob die Unternehmensnummer des Empfängers erreichbar ist, und wenn ja, stellt er die elektronische Rechnung zu.”

Die Anbindung an Peppol über einen Zugangspunkt ist eine weitere Aufgabe für Softwareunternehmen, und dies kann auf verschiedene Weise geschehen.

Jurgen: “Im Vergleich zu einer maßgeschneiderten Integration oder einer klassischen EDI-Einrichtung, wie sie in der Vergangenheit üblich war, spart die Implementierung einer Standard-API viel Zeit und Geld. Diese Lösung macht auch die Wartung viel einfacher und sorgt gleichzeitig für die Einhaltung der sich ständig ändernden Gesetzgebung, da diese Aufgaben auf den API-Anbieter übergehen. Ich würde sagen, dass die Verwendung einer Standard-API für die Anbindung an Peppol die beste Lösung für Softwareunternehmen ist, um die Dinge einfach zu halten und Gewinne zu erzielen.”

Vorbereitung auf die Zukunft, wenn es noch keine gemeinsamen Standards gibt

Auf die Frage, wie sich häufige Fallstricke für Softwareunternehmen vermeiden lassen, nannte Isabelle einen Mangel an Klarheit über künftige Formatanforderungen als eine bemerkenswerte Herausforderung.

“Die wichtigste Empfehlung, die ich Softwareanbietern geben kann, ist, sicherzustellen, dass Sie alle möglichen Inhalte oder Datenelemente abdecken. Schauen Sie sich an, was die verschiedenen Regierungen an obligatorischen und optionalen Feldern verlangen, und richten Sie Ihre Formatierung so ein, dass sie alles abdeckt. Datenelemente können zu einem späteren Zeitpunkt leicht entfernt oder ignoriert werden, aber sie hinzuzufügen ist viel schwieriger. Wenn Sie alle Eventualitäten in Ihrem Playbook berücksichtigen, ist Ihre Software zukunftssicher, egal welche nationalen oder gemeinsamen Standards entstehen, und Sie können mit der Entwicklung beginnen, während die Behörden noch darüber nachdenken.

“Dann müssen Sie natürlich sicherstellen, dass die Verbindungsmethode, die Sie für Ihr E-Delivery-Netzwerk verwenden, z.B. eine Standard-API, auch alle diese Datenelemente verarbeiten kann. Und ich meine alle. 80% sind nicht gut genug. Nur eine 100%ige Fähigkeit wird die Konformität für Ihre Benutzer sicherstellen. Wenn wir Belgien als Beispiel nehmen, wurde das erforderliche Format noch nicht bekannt gegeben, aber Sie können bereits UBL 2.1 und Peppol BIS als Ausgangspunkt nehmen, auch wenn die Liste noch erweitert wird.

“Angesichts der Tatsache, dass Belgien sein Mandat voraussichtlich im Januar 2026 einführen wird, ist es eine gute Idee, jetzt damit anzufangen, denn bis dahin ist es nicht mehr weit, bis alles fertig und getestet ist und die Nutzer geschult sind.

Werden die kommenden Mandate mehrere Formate zulassen?

Als Antwort auf eine Frage aus dem Publikum sprach Isabelle darüber, ob die kommenden Mandate mehrere Formate zulassen werden.

“Zumindest wird es eine Wahl zwischen UBL und CI geben, aber es wird auch andere Möglichkeiten geben. Ich persönlich denke, dass sich UBL sehr stark durchsetzen wird und es dann die Aufgabe der Software- oder Serviceanbieter sein wird, es zu konvertieren. Ich glaube nicht, dass es eine ganze Reihe von Formaten zu konvertieren geben wird. In Belgien zum Beispiel wird es etwas anderes sein als ubl.be oder, aber nicht so viel anders. Wenn Sie also in Belgien tätig sind, würde ich sagen, fangen Sie mit diesen beiden Formaten an und Sie sind auf dem richtigen Weg.”

Jürgen fügte hinzu: “Ich denke, wenn Sie sich für Peppol BIS 3.0 entscheiden, wie Isabelle erwähnt hat, gehen Sie auch für ganz Europa in die richtige Richtung.”

Kann ein Unternehmen, das verschiedene Abrechnungsprogramme verwendet, über verschiedene Peppol-Zugangspunkte arbeiten?

Jurgen: “Das hängt davon ab, wie der Zugangspunkt das Unternehmen oder die Firma behandelt. Bei der Codabox-Isabel Group abonnieren wir zum Beispiel keine Absender im Peppol-Netzwerk. Es gibt jedoch einige Zugangspunkte in Belgien, die dies tun, und das kann zu einem Konflikt führen, weil jedes Unternehmen nur einmal abonniert werden kann. Ich sehe dieses Problem vor allem auf der Empfängerseite, denn alle empfangenden Zugangspunkte abonnieren das Unternehmen als Empfänger im Peppol-Netzwerk, und das bindet sie ein. In Zukunft wird es Interoperabilität zwischen den Netzwerken geben, so dass die Unternehmen die Wahl haben werden.

“Auf der Absenderseite gibt es einen Konflikt, wenn es um die Beantwortung von Nachrichten geht. Da jedes Unternehmen nur einmal abonniert werden kann, gehen jetzt alle Rückmeldungen an seine einzige registrierte Unternehmensnummer zurück. Für die Zukunft wurde auf EU-Ebene vereinbart, dass diese Rückmeldung nicht auf Unternehmensebene, sondern auf der Ebene des Zugangspunkts erfolgen soll. Der Zugangspunkt wird also in der Lage sein, MLR-Feedback an mehrere Softwarepakete zu geben. Die Zugangsstelle wird als Rechnungsaussteller betrachtet, kann sich aber auf mehrere Standorte beziehen.

“Die Interoperabilität zwischen Zugangspunkten ist ein wichtiges Thema, das auf europäischer Ebene diskutiert wird. Im Moment ist es ein manueller Prozess, bei dem Unternehmen angeben müssen, dass sie nicht an einem bestimmten Zugangspunkt, sondern an einem anderen ihrer Wahl angemeldet sein wollen. Aber in den nächsten Jahren wird es automatisiert werden. Je verbreiteter die elektronische Rechnungsstellung wird, desto interoperabler wird sie sein müssen.”

Sofortige und laufende Möglichkeiten für Softwareunternehmen

Das Webinar endete mit der Frage, wie sich die Rolle der Softwareunternehmen bei der elektronischen Rechnungsstellung entwickeln wird, insbesondere im Hinblick auf neue Technologien wie KI und Blockchain.

Jurgen: “Ich sehe, dass Softwareunternehmen weiterhin eine Rolle bei der Verbesserung der Automatisierung der Dokumentenverarbeitung spielen werden, wobei KI oder Blockchain einen zusätzlichen Mehrwert bieten. Bei der Isabelle-Gruppe verfügt unsere Clearfacts-Lösung für die Vorabbuchung beispielsweise über eine ‘Konfidenzniveau’-Funktion, die den Benutzern Hinweise auf die zu erwartende Genauigkeit der automatisierten Buchhaltung geben kann. Wenn ein Benutzer einen Bericht mit einem Konfidenzniveau von 80 % sieht, muss er die Ergebnisse nicht mehr überprüfen. Ich sehe eine weitere Entwicklung in diese Richtung voraus, denn es gibt eine Menge Daten, die man im Griff behalten muss, und es ist an der Zeit, etwas dagegen zu tun.”

Isabelle fügte hinzu: “Die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung ebnet den Weg für all dies, denn wenn Sie Ihre Daten nicht in einem maschinenlesbaren Format strukturiert haben, können Sie nichts mit KI oder Blockchain anfangen. Für kleinere Unternehmen mag dies im Hinblick auf die Kosten und die Notwendigkeit, bestehende Prozesse zu ändern, beängstigend erscheinen. Aber ich denke, dass diese Gesetzgebung mit Blick auf die Zukunft zu begrüßen ist.”

Jurgen fuhr fort: “Etwa 50 % der Rechnungen kleinerer Unternehmen werden in Excel und auf Papier erstellt, also müssen sie die richtige Software oder das richtige ERP wählen. Das ist etwas, worauf die Softwareunternehmen schon jetzt achten können, und ich meine innerhalb eines Jahres. Deshalb ist es wichtig, dass wir anfangen, daran zu arbeiten, Bewusstsein zu schaffen und zugängliche Lösungen anzubieten.”

Zusammengefasst

Die bevorstehenden Mandate für die elektronische Rechnungsstellung in der gesamten EU bieten Softwareunternehmen die Möglichkeit, mit Lösungen für Unternehmen jeder Größe zu glänzen. Obwohl es derzeit an Konsistenz und Klarheit in Bezug auf Formate und Umsetzungsfristen mangelt, werden einige Zeitpläne voraussichtlich knapp bemessen sein. Die Übernahme der Formate, die sich nach Ansicht unserer beiden Experten am ehesten durchsetzen werden, wird diese Herausforderung vereinfachen und Softwareunternehmen in die Lage versetzen, Fortschritte zu erzielen und gleichzeitig den letztendlichen Gewinn zu maximieren, indem sie die Investitionen in unnötige Entwicklungen minimieren.

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