Furoo: Nutzung von E-Invoicing zur Verbesserung der Buchhaltungslösungen für KMU

Die verschiedenen Arten von Unternehmen stellen unterschiedliche Herausforderungen an die Finanzverwaltung. Kleine und mittlere Unternehmen, die in diesem Bereich über weniger Ressourcen verfügen, können besondere Hilfe benötigen. Angetrieben von dieser Erfahrung und inspiriert durch seine Kenntnisse im Bereich der elektronischen Rechnungsstellung hat Volcker van West zusammen mit einem technisch versierten Partner Furoo entwickelt, eine Plattform für die Vorabbuchhaltung, die kleinen Unternehmen und den sie betreuenden Buchhaltern die Buchhaltungsaufgaben erleichtert.

Die Herausforderung: die Trennung zu überwinden

Die Art und Weise, wie kleine Unternehmen geführt werden, mit dem Schwerpunkt auf gewinnbringenden Aufgaben und ohne eine eigene Buchhaltungsabteilung, bedeutet, dass die Finanzverwaltung leicht durcheinander geraten kann. Ihre Buchhalter müssen jedes Quartal, wenn die Mehrwertsteuererklärungen fällig sind, alles in Ordnung bringen.

Das kann passieren, wenn die Finanzverwaltung auf die Wochenenden verschoben wird oder erst dann in Angriff genommen wird, wenn sie unvermeidlich ist. Herausforderungen bei der Verwaltung des Papierkrams führen in der Regel zu Fehlern, Auslassungen und Unstimmigkeiten wie fehlenden Rechnungen und Doppelzahlungen. Und da die Kunden ihre Informationen oft erst am Tag des Abgabetermins übermitteln, bleibt den Buchhaltern nur wenig Zeit, um sicherzustellen, dass alles in Ordnung ist. Und keine Gelegenheit, proaktive Beratung anzubieten.

Am Ende eines jeden Quartals sehen sich Buchhalter mit einem hohen Arbeitsaufkommen konfrontiert, das idealerweise zusätzliche Mitarbeiter und Automatisierung erfordert. Aber die richtigen Leute sind nicht ohne weiteres verfügbar, und Automatisierung ist nicht machbar, wenn die Informationen nicht in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format vorliegen. Auch wenn OCR verwendet werden kann, um Daten aus PDF-Dokumenten zu extrahieren, ist dies nicht 100%ig genau und manuelle Überprüfungen sind immer noch notwendig.

Im Wesentlichen besteht eine erhebliche Diskrepanz zwischen der Art und Weise, wie kleine Unternehmen ihre Konten verwalten, und dem, was Buchhalter benötigen, um den besten Service zu bieten.

Eine Lösung auf der Grundlage der elektronischen Rechnungsstellung

Bei der elektronischen Rechnungsstellung geht es um strukturierte, maschinenlesbare Daten. Volcker war der Meinung, dass es ein Ende des unorganisierten Papierkrams in letzter Minute bedeuten würde, wenn Kleinunternehmer diese Daten schnell und einfach bereitstellen könnten.

Furoo wurde daher entwickelt, um die Benutzer zu ermutigen, die Finanzdaten während der Bearbeitung strukturiert einzugeben. Sie müssen keine PDFs mehr für ein anderes Mal aufbewahren und nicht mehr doppelt prüfen, ob das OCR-Tool richtig funktioniert hat.

Die eingegebenen Finanzdaten werden in XML-Dateien gespeichert und in Peppol BIS 3 verarbeitet, damit sie über das Peppol-Netzwerk via Flowin übertragen werden können. Furoo nutzt diese E-Invoicing-Standards, um die Buchführung der Kunden zu strukturieren und zu disziplinieren, und ist so eingerichtet, dass es sowohl die elektronische Rechnungsstellung als auch den sicheren Datenaustausch mit Buchhaltern ermöglicht. Das Ergebnis ist eine höhere Genauigkeit, weniger Verwaltungsaufwand (für alle) und alle Vorteile der elektronischen Rechnungsstellung.

Furoo unterstützt kleine Unternehmen außerdem durch Funktionen wie Zeiterfassung, Projektmanagement und Inventarüberwachung. Die elektronische Rechnungsstellung ist nahtlos in diese Projektdaten integriert, so dass Sie sich keine Gedanken über falsche Rechnungsdetails, falsche Zahlungen oder die Nachverfolgung eingegangener Zahlungen machen müssen. Furoo-Benutzer können ganz einfach eine KYC-Prüfung (Know Your Customer) durchführen und ihre ID hochladen, um den Versand und Empfang von elektronischen Rechnungen vorzubereiten. Zusammen mit der Art und Weise, wie Furoo alle Daten von bezahlten Rechnungen prüft und mit Projekten verknüpft, verringert dies die Wahrscheinlichkeit, Opfer von Rechnungsbetrug zu werden, erheblich.

Das strukturierte Datenformat, das der elektronischen Rechnungsstellung von Peppol zugrunde liegt, wurde genutzt, um einen One-Stop-Shop zu schaffen, in dem Inhaber kleiner Unternehmen alles über ein Dashboard einsehen und verwalten können. Und Buchhalter können mit strukturierten, vorverarbeiteten Daten auf dem Laufenden gehalten werden, was den Arbeitsaufwand für die Berichterstattung verringert und frühere Einblicke in die finanzielle Situation der Kunden ermöglicht.

Eine wichtige Veränderung für kleine Unternehmen

Volcker van West, CEO von Furoo, ist sich bewusst, dass es für viele kleine Unternehmen eine große Umstellung sein wird, ihre Finanzverwaltung disziplinierter zu handhaben und in die Welt der elektronischen Rechnungsstellung einzusteigen.

“Diejenigen, die bisher Excel oder Word für die Rechnungsstellung verwendet haben, müssen ihre Praktiken ändern und könnten dies zunächst als Herausforderung empfinden. Sie können Rechnungen nach der Ausstellung nicht mehr ändern und müssen daher bei der Verwaltung vorsichtiger und disziplinierter sein. Und obwohl einige die elektronische Rechnungsstellung nur wegen der Gesetzgebung einführen, bietet sie ihnen eigentlich mehr Vorteile als Nachteile.

“Man hört viele Leute, die kleine Unternehmen führen, sagen, dass sie ein System wie unseres nicht brauchen und alles manuell erledigen können. Aber wenn sie es erst einmal getestet haben und feststellen, wie einfach es zu bedienen ist, sehen sie schnell die zeitsparenden Vorteile und wie viel besser die Zusammenarbeit mit ihren Buchhaltern funktioniert. Das ist eine Investition, die sich sehr schnell auszahlt!

Fazit

Der Fall Furoo zeigt, wie die elektronische Rechnungsstellung genutzt werden kann, um eine Buchhaltungssoftware mit Mehrwert zu entwickeln, die die Verwaltung für KMU erleichtert, den Arbeitsablauf verbessert und die Arbeitsbelastung für Endbenutzer und Buchhalter gleichermaßen verringert.