Ist die E-Rechnung in Europa verpflichtend?
Die Grundlage für die Schließung der Steuerlücke
Die rechtliche Lage rund um die E-Rechnungspflicht ist komplex. Die schrittweise Einführung neuer Gesetze weltweit bedeutet, dass früher oder später jedes Unternehmen betroffen sein wird. Dies gilt insbesondere für Europa, wo die Mitgliedstaaten individuelle Anforderungen einführen. Während einige Vorgaben bereits in Kraft sind, stehen andere kurz vor der Einführung oder befinden sich noch in der Abstimmungsphase.
Wie und wann diese Mandate einzelne Länder oder den grenzüberschreitenden Handel betreffen, ist ein kompliziertes Thema. Neben unterschiedlichen Zeitplänen variieren auch die technischen Anforderungen stark. In ganz Europa fehlt es an Einheitlichkeit – von technischen Spezifikationen und Plattformen bis hin zu den Meldewegen an die Finanzbehörden.
Kurz gesagt: Wenn Sie wissen möchten, wie Ihr Unternehmen betroffen ist, müssen Sie stets informiert bleiben. Ein aktueller Leitfaden zu den E-Rechnungspflichten in Europa ist hier zu finden. Da Spezifikationen und Fristen jedoch ständig angepasst werden, sind regelmäßige Überprüfungen unerlässlich.
Vorbereitung auf einen europäischen E-Rechnungsstandard
Diese unübersichtliche Situation wird letztlich durch eine EU-weite Gesetzgebung gelöst, die gemeinsame Standards vorschreibt. Der beste Weg zur Vorbereitung ist die Nutzung einer Infrastruktur, die bereits europaweit anerkannt ist und höchstwahrscheinlich auch künftigen Standards entsprechen wird: Peppol.
Peppol ist ein internationales E-Delivery-Netzwerk, das in Europa und weltweit für die E-Rechnungsstellung im B2G- und B2B-Bereich zugelassen ist. Die Nutzung von Peppol erübrigt die Auseinandersetzung mit verschiedenen nationalen Standards innerhalb der EU, weshalb es sich künftig mit großer Wahrscheinlichkeit als Standard durchsetzen wird.
Für Unternehmen, die ihre Verwaltung zukunftssicher aufstellen möchten, bietet eine direkte API-Anbindung an Peppol eine solide Basis, die flexibel um künftige Funktionen erweitert werden kann. Eine E-Rechnungs-API, die ERP-Systeme mit Peppol verbindet, gibt Softwareanbietern den nötigen Freiraum, maßgeschneiderte Funktionen für ihre Kunden zu entwickeln. Dies garantiert eine nahtlose Compliance bei maximaler Flexibilität.
E-Rechnungsstellung heute, Steuer-Compliance morgen
Die E-Rechnung bietet Unternehmen viele Vorteile. Der direkte, manipulationssichere Dokumentenaustausch und strenge Identitätsprüfungen reduzieren Rechnungsbetrug und Fehler deutlich. Doch warum drängen Regierungen so massiv auf eine Verpflichtung? Die Antwort liegt in der Schließung der sogenannten Mehrwertsteuerlücke (VAT Gap).
Was ist die Umsatzsteuerlücke?
Die Umsatzsteuerlücke ist die Differenz zwischen den erwarteten und den tatsächlich eingenommenen Steuereinnahmen eines Staates. Diese Diskrepanz entsteht durch Steuerbetrug, Insolvenzen oder einfache Meldefehler. Um die Dimension zu verdeutlichen: Im Jahr 2020 betrug die Umsatzsteuerlücke in der EU geschätzte 93 Milliarden Euro (9,1 % der erwarteten Gesamteinnahmen).
Wie schließt die E-Rechnungspflicht diese Lücke?
Mit der Einführung der E-Rechnung können Regierungen digitale Meldepflichten (Digital Reporting Requirements, DRRs) einführen. Dabei werden die Steuerbehörden direkt in den Rechnungslauf eingebunden. Die aktuellen Mandate legen somit den Grundstein für ein direktes Steuer-Reporting. Länder, die DRRs bereits implementiert haben, verzeichnen einen deutlichen Anstieg der Steuereinnahmen.
Diese Meldepflichten können variieren: von der Vorab-Genehmigung einer Rechnung vor deren Versand bis hin zum Echtzeit-Reporting, bei dem das Finanzamt die Daten zeitgleich mit dem Empfänger erhält.
Wird das Steuer-Reporting Teil des E-Rechnungsprozesses?
Ähnlich wie bei der E-Rechnung werden auch Steuermeldepflichten weltweit zu unterschiedlichen Zeiten eingeführt. In Europa haben einige Länder bereits DRRs implementiert, was auch grenzüberschreitende Transaktionen beeinflusst.
Um die mangelnde Konsistenz zu beheben, hat die EU-Kommission im Dezember 2022 den ViDA-Vorschlag (VAT in the Digital Age) veröffentlicht. Ein genaues Datum für die Umsetzung steht noch nicht fest. Wichtig ist: Obwohl ein zentrales System geplant ist, wird jedes Land weiterhin eigene Regeln für die Kommunikation mit den lokalen Behörden festlegen.
ViDA als Vorteil für europaweite Geschäfte
ViDA wird Unternehmen, die in mehreren EU-Ländern aktiv sind, entlasten, da eine umsatzsteuerliche Registrierung in jedem einzelnen Land hinfällig werden könnte. Dies reduziert den administrativen Aufwand erheblich.
Vorbereitung auf ViDA
Da ViDA auf den bestehenden E-Rechnungsstrukturen aufbauen wird, ist eine API-Anbindung an Peppol erneut der sinnvollste erste Schritt. Diese Lösung ist kurzfristig und kosteneffizient umsetzbar und bietet die nötige Flexibilität für künftige Anforderungen.