ERP-Integration von Peppol: Ein Kurzleitfaden

Da die E-Rechnungsstellung weltweit an Bedeutung gewinnt, teils aufgrund gesetzlicher Vorschriften, teils wegen der damit verbundenen Effizienzvorteile , wird die Integration von ERP-Systemen in das Peppol-Netzwerk zu einer immer häufigeren Anforderung. 

Um Softwareunternehmen optimal vorzubereiten, haben wir diesen Überblick zusammengestellt: Er erläutert, was Peppol ist, warum es wichtig ist und welche Schritte für eine erfolgreiche ERP-Integration erforderlich sind. 

Was ist Peppol und wie funktioniert es? 

Peppol ist ein offenes E-Delivery-Netzwerk, das den sicheren und standardisierten Austausch von E-Rechnungen sowie anderen elektronischen Dokumenten ermöglicht. Das System basiert auf einem sogenannten Vier-Ecken-Modell. 

Durch die Bereitstellung einer gemeinsamen Infrastruktur für die nationale und grenzüberschreitende Beschaffung hat sich Peppol dank anspruchsvoller technischer Standards und klarer Vorschriften zum weltweit führenden E-Delivery-Netzwerk entwickelt. Aufgrund dieser Merkmale ist Peppol das bevorzugte Netzwerk für zahlreiche E-Rechnungspflichten, die derzeit in der gesamten EU eingeführt werden. 

Die wichtigsten Vorteile von Peppol 

In vielen Fällen ist die Nutzung von Peppol zur Einhaltung von B2G- und B2B-Vorgaben bereits obligatorisch. Dies ist jedoch vorteilhaft, da die E-Rechnungsstellung über Peppol für Unternehmen weitreichende Vorzüge bietet: 

• Betrugsprävention: Peppol bietet einen hochsicheren Übertragungsweg. Gefälschte Dokumente können nicht in das Netzwerk gelangen, da der Versand erst nach Erfüllung strenger Identitätsprüfungen möglich ist. Das System ist für unbefugte Dritte unzugänglich. 
• Fehlerreduktion: Sobald Peppol in ein ERP-System integriert ist, ermöglicht es eine nahtlose Automatisierung der Transaktionsprozesse. Durch den Verzicht auf manuelle Eingriffe sinkt die Fehlerquote erheblich. 
• Schnellere und effizientere Prozesse: Die Integration optimiert Arbeitsabläufe, reduziert den Papieraufwand sowie die administrative Last und führt letztlich zu einer schnelleren Zahlungsabwicklung. 
• Verbesserte Interoperabilität: Peppol schreibt einheitliche Datenformate und Protokolle vor, was die Zusammenarbeit zwischen Geschäftspartnern vereinfacht. Die Echtzeit-Verfolgung von Transaktionen sorgt zudem für die geforderte Transparenz im öffentlichen Beschaffungswesen. 

Warum Peppol in das ERP-System integrieren? 

In Ländern mit bestehender oder kommender E-Rechnungspflicht ist die Integration von Peppol in das ERP-System der effizienteste Weg zur Compliance.  

Mehr erfahren: Ist die E-Rechnungsstellung in Europa verpflichtend?

Zudem bietet die Anbindung zahlreiche Automatisierungsvorteile wie Zeit- und Kostenersparnis bei gleichzeitig reibungslosen Handelstransaktionen auf nationalen und internationalen Märkten. 

Peppol Access Points: Funktion, Relevanz und Einrichtung 

Peppol Access Points fungieren als Gateways zum E-Delivery-Netzwerk. Sie unterliegen strengen Zertifizierungsstandards, die die Sicherheit des Netzwerks gewährleisten und es verifizierten Nutzern ermöglichen, Dokumente sicher auszutauschen. 

Jede Organisation, die Dokumente über Peppol senden oder empfangen möchte, benötigt einen Zugang über einen solchen Access Point. Dieser kann über einen Softwarepartner bereitgestellt werden, wobei sich mehrere Kunden einen Access Point teilen können. Für Anwenderunternehmen besteht keine Notwendigkeit, einen eigenen, dedizierten Access Point zu betreiben. 

Aufgrund der strengen Sicherheitsprotokolle dürfen Access Points nur mit einer gültigen Zertifizierung betrieben werden. Diese zu erlangen und aufrechterhalten, ist ein komplexer und kostspieliger Prozess. Für die meisten Unternehmen ist es daher weitaus effizienter und kostengünstiger, mit einem etablierten, zertifizierten Access-Point-Anbieter zusammenzuarbeiten. 

So wählen Sie den richtigen Peppol Access Point-Anbieter 

Neben der notwendigen Zertifizierung sollte ein Anbieter hohe Standards in den Bereichen Datenschutz, Ausfallsicherheit, Skalierbarkeit und Support nachweisen. Auch die Fähigkeit, grenzüberschreitende Anforderungen zu erfüllen, ist entscheidend für die Zukunftssicherheit. Ein weiterer wichtiger Faktor ist eine transparente Preisstruktur, um die Kosteneffizienz zu maximieren.  

Mehr erfahren: Peppol Access Points: So wählen Sie den richtigen Anbieter

In 5 Schritten zur ERP-Anbindung an Peppol 

1. Funktionsanalyse: Überprüfen Sie die aktuellen Fähigkeiten Ihres ERP-Systems. 
2. Anbieterwahl: Wählen Sie einen zertifizierten Peppol Access Point-Anbieter. 
3. Testphase: Führen Sie umfassende Integrationstests durch. 
4. Konfiguration: Richten Sie das ERP-System für den Versand und Empfang von Peppol-Rechnungen ein. 
5. Rollout: Kommunizieren Sie die neuen Funktionen an Ihre Kunden. 

Flowin: Ihr zertifizierter Peppol Access Point-Anbieter 

Flowin bietet eine zertifizierte E-Invoicing-API, die ERP-Systeme über den Wolters Kluwer Access Point direkt mit Peppol verbindet. Flowin erfüllt nicht nur alle Qualitätskriterien eines führenden Anbieters, sondern bietet auch ein einzigartiges Preismodell: Die Abrechnung erfolgt pro angebundenem Unternehmen und ist unabhängig vom Transaktionsvolumen. 

Wir unterstützen Sie mit fundiertem Fachwissen durch den gesamten Prozess – von der Klärung technischer Anforderungen bis hin zum direkten Support durch unsere Entwickler. 

Mehr erfahren: 3 Gründe, warum Sie keinen eigenen Peppol Access Point entwickeln sollten