ViDA – VAT in The Digital Age oftewel btw in het digitale tijdperk – is het nieuwste initiatief van de Europese Commissie. Het heeft als doel om de btw-naleving binnen de EU te digitaliseren en op een consequente manier te stroomlijnen. ViDA geldt niet voor binnenlandse transacties, wel voor cross-borderbusiness.
Opgelet, deze ViDa heeft niets te maken met het ViDA-acroniem dat verwijst naar API voor Variabele Terugkerende Betalingen (VRP) en Gedelegeerde Authenticatie in verband met Open Banking.
Indienen ViDA-voorstel
Het ViDA-voorstel werd voor het eerst ingediend in 2022. Twee jaar later, september 2024 as we speak, is er nog altijd geen akkoord bereikt over de implementatie ervan. Dus de vraag die op ieders lippen brandt, is: wanneer wordt ViDA dan van kracht?
Wat verandert er als ViDA wet wordt?
De btw-naleving stroomlijnen en fraude counteren: dat is het doel van ViDA. De wet zal e-facturatie en digitale rapportage verplichten voor intracommunautaire transacties. Dit verschilt van de actuele richtlijn, die gebaseerd is op de vrijwillige ontvangst van e-facturen.
ViDA vervangt het huidige systeem voor intracommunautaire rapportage. Individuele landen kunnen ervoor kiezen om de periodieke btw-aangifte gedeeltelijk te vervangen door realtimerapportage aan de belastingdienst.
Wat verandert er nog? Digitale platforms (bijvoorbeeld e-commerce en gig-economie) zijn verplicht om btw te innen namens hun gebruikers.
ViDA-e-facturatie: de voordelen voor bedrijven
De uniforme standaard voor digitale factuurverwerking in de hele EU is een grote, efficiënte sprong voorwaarts dankzij gestroomlijnde processen; hi verlaagt de kosten en vermindert drastisch de kans op fouten. Bovendien moeten bedrijven die in meerdere EU-landen zakendoen zich maar één keer registreren voor het hele handelsblok.
Digitale facturatievoorschriften voor cross-border-EU-transacties: vroeger en nu
Sinds de invoering van het EU-btw-systeem in de jaren ‘60 zijn er verschillende initiatieven genomen om de cross-borderadministratie te vereenvoudigen en de niet-naleving ervan en fraude aan te pakken.
Een van de voorgangers van ViDA is onder meer de Mini-One-Stop-Shop (MOSS), die in 2015 van kracht werd. De bedoeling ervan was om de btw-rapportage voor bedrijven die digitale cross-borderdiensten leveren, te vereenvoudigen. Dat gebeurde door aangifte en betaling in één lidstaat mogelijk te maken in plaats van verplichte registratie in elk land.
Van 2017 tot 2020 boog de EU zich voort over het vereenvoudigen van de btw-regels voor cross-borderhandel als onderdeel van het btw-actieplan. Er kwamen nieuwe maatregelen om fraude te verminderen en de btw-ontvangst te verbeteren, naast pogingen om btw beter te integreren met nieuwe digitale bedrijfsmodellen.
In 2021 implementeerde de EU de One-Stop-Shop (OSS), een uitgebreide versie van MOSS. Cross-border-btw-rapportage werd zo een haalbare kaart voor een bredere reeks goederen en diensten.
Het ViDA-voorstel bouwt voort op MOSS en OSS:
- door via e-facturatie btw-fraude effectiever te bestrijden
- door de verantwoordelijkheden van de platformeconomie qua btw-ontvangst te verduidelijken
- door realtime-btw-rapportage te bevorderen
- door btw-registratie te vereenvoudigen
De nieuwe e-facturatiestandaarden van ViDA: de drijfveren
Fouten en fraude zijn een belangrijke oorzaak van de alsmaar groter wordende btw-kloof (het verschil tussen de verwachte btw-inkomsten en wat daadwerkelijk bij de belastingdienst belandt). In 2020 al kostte die aan de EU-regeringen een fortuin; jaarlijks een gezamenlijk totaal van 93 miljard euro. Dat is een tekort van 9,1% ten opzichte van de verwachtingen.
Het toenemende gebruik van digitale bedrijfsmodellen – zoals onlineplatforms, e-commerce en digitale cross-borderdiensten die niet voldoende worden gedekt door de bestaande e-facturatieregels – verergert de situatie enorm.
Om consistentie te creëren voor deze bedrijven, is de belastingregels bijwerken een must. De invoering van wettelijke eisen gebaseerd op e-facturatiesystemen is een praktische oplossing om alles te reglementeren.
Dankzij strengere eisen, een vereenvoudigde administratie en de verplichte gestandaardiseerde overgang naar e-facturatie, helpt ViDA voorkomen dat er jaarlijks miljarden euro’s uit het Europese belastingstelsel verdwijnen.
Wat betekent ViDA voor bedrijven en autoriteiten?
Het implementeren van ViDA e-facturatie is verplichte kost voor heel wat kmo’s, e-commercebedrijven en digitale dienstverleners die cross-border zakendoen. Idem dito voor platformbedrijven; zij moeten verplicht btw innen namens hun gebruikers. Dit geldt zowel voor bedrijven binnen de EU als voor bedrijven buiten de EU die aan klanten binnen de EU verkopen.
Uiteraard brengt ViDA ook veel positiefs met zich mee. De administratieve last vermindert sterk, omdat de wet de btw-registratie voor bedrijven die in meerdere EU-landen actief zijn een pak vereenvoudigt.
ViDA transformeert aanbestedingen in de publieke sector
Ook de publieke sector moet zich voor zijn aanbestedingen en aankopen aanpassen aan de verschuiving naar verplichte ViDA-e-facturatie. Dat is zeker het geval wanneer die te maken heeft met bedrijven die goederen en diensten aan de overheid leveren. Dat betekent dat om conform de nieuwe rapportageregels te zijn, overheidsinstanties hun inkoopsystemen en -processen moeten upgraden naar ViDA-e-facturatietechnologie.
Belastingdiensten zoals btw-adviseurs, accountants en compliance-serviceproviders mogen alvast een toenemende vraag naar hun diensten verwachten; meer en meer bedrijven beginnen zich voor te bereiden op de komst van de ViDA-wet.
Softwarebedrijven die services rond btw-compliance en boekhoud- en e-facturatieoplossingen aanbieden, kunnen niet anders dan hun producten bijwerken. ViDA-e-facturatiesoftware biedt uitstekende opportuniteiten voor providers van belastingtechnologie (TaxTech).
Belastingautoriteiten in de EU-lidstaten zijn verplicht nieuwe digitale infrastructuren op poten te zetten om in lijn te zijn met de ViDA e-facturatie-vereisten. Investeringen in moderne technologie – om het toegenomen datavolume te verwerken en de vruchten te plukken van verbeterde fraudeopsporing – zijn een noodzaak.
Wanneer is ViDA een feit?
In september 2024 hadden nog niet alle lidstaten de ViDA-wet goedgekeurd. De huidige voorgestelde planning voor de implementatie ziet er nu zo uit:
- 1 januari 2026
De huidige OSS-regelgeving die het mogelijk maakt om btw-transacties te rapporteren en te betalen in één lidstaat – in plaats van registratie in elk land – wordt uitgebreid tot:- cross-borderleveringen van aardgas, elektriciteit, verwarming en koeling
In België wordt b2b-e-facturatie verplichte kost vanaf 2026. Lees er hier meer over
- 1 juli 2027
OSS dekt nu ook:- Overdracht van eigen goederen tussen lidstaten
- B2c-verkoop van goederen met installatie of montage
- B2c-verkoop van goederen aan boord van schepen, vliegtuigen en treinen
- Binnenlandse b2c-verkoop van goederen in een ander land dan waar de verkoper is gevestigd
- Bepaalde 0%-tarieftransacties
- 1 juli 2030
E-facturatie en digitale rapportage zijn verplicht voor:- Cross-borderverkoop van goederen binnen de EU
- Cross-borderaankopen van goederen binnen de EU, behalve overdrachten van eigen goederen (lidstaten kunnen van deze verplichting afzien)
- Verkoop van goederen en diensten, aan btw onderworpen, waarvoor de klant aansprakelijk is volgens het systeem van btw-verlegging
- Aankoop van goederen en diensten, aan btw onderworpen, waarvoor de klant aansprakelijk is volgens het systeem van btw-verlegging (lidstaten kunnen van deze verplichting afzien)
Hoe bereiden ERP- en softwarebedrijven zich het beste voor op ViDA?
ViDA’s focus op e-facturatie, realtimerapportage, platformeconomieregels, gestroomlijnde btw-processen en fraudepreventie impliceert heel wat werkpunten voor ERP- en softwarebedrijven.
- E-facturatie en realtime digitale rapportage: systemen moeten in staat zijn om realtimedata-uitwisseling te verwerken en moeten voldoen aan e-facturatieregels.
- Platformregeling: e-commerceplatforms moeten een update ondergaan om btw-ontvangsten richting belastingautoriteiten af te handelen.
- Eén btw-registratie: om de btw-processen nog meer te stroomlijnen, is een eenvoudige registratie in één ViDa-land – in plaats van in elk land waar een bedrijf zakendoet – voldoende.
- Verbeterde compliance en fraudepreventie: op tijd investeren in compliance-tools en fraudedetectiesystemen.
Peppol: het go-to-network voor veilige e-facturatie
E-facturatie en realtime digitale rapportage zijn de hoekstenen van het administratieve proces van ViDA. Daarom is aansluiting op een goedgekeurd e-facturatienetwerk – zoals Peppol – absolute noodzaak.
Peppol voldoet aan de nodige eisen en is een betrouwbare keuze bij het voorbereiden van ViDA-integratie met ERP-systemen en ViDA-e-facturatie in verschillende landen. De onlineapplicatie zorgt voor gestandaardiseerde en veilige cross-border-factuurgegevensuitwisseling. Peppol garandeert een veilige infrastructuur voor het versturen en ontvangen van e-facturen en gerelateerde documenten.
De nauwkeurige registratie en de rapportage van alle transacties zijn extra sterke wapens tegen fraude en helpen bij de naleving van de ViDA-rapportageregels.
Aansluiten op Peppol kan via verschillende wegen: via e-facturatieplatforms, document-serviceproviders of het access point van de softwareontwikkelaar. De voordeligste manier is een directe API-integratie tussen het CRM-/ERP-systeem van een organisatie en het Peppol e-delivery network. Deze oplossing is feilloos en voorkomt extra kosten aan derden.