Een goede voorbereiding op verplichte e-facturatie is het halve werk
Nog minder dan een jaar te gaan en e-facturatie voor binnenlandse b2b-transacties (tussen btw-plichtige bedrijven) is verplichte kost in België. Hoog tijd om werk te maken van de juiste software en Peppol-connectiviteit. Een goede voorbereiding is het halve werk. Tijd voor een update.
2024 was zowel qua wetgeving als qua marktacceptatie het jaar van de grote e-facturatiestappen. Op 5 november 2024 keurden de EU-ministers van Financiën de ViDA-wet (VAT in the Digital Age) goed. Daardoor kan elk land individueel zijn eigen wetten invoeren. Gevolg voor België? De wet die gestructureerde e-facturatie verplicht, wordt vanaf 1 januari 2026 van kracht. Ter info: de Kamer van Volksvertegenwoordigers keurde ze al goed op 8 februari 2024.
Bedrijven komen wel in actie, maar 55% is nog niet klaar
Veel organisaties voelden het nijpende belang van zich op tijd voor te bereiden op het e-factureren, en integreerden alvast geschikte software en dito processen. In de tweede helft van 2024 verdubbelde het aantal bedrijven dat zich bij Peppol registreerde om e-facturen te kunnen ontvangen via ons Peppol-access point.
Toch bleek uit het recentste Wolters Kluwer Future Ready Accountant Report (uitgevoerd in Q3 2024) dat 55% van de bedrijven in Europa nog altijd niet (volledig) was overgestapt naar de elektronische manier van factureren. De drie belangrijkste redenen daarvoor klonken zo:
- inconsistente regelgeving
- technische obstakels
- een gebrek aan betrouwbare tools
In België is de wet nu gedefinieerd. Dankzij de Flowin-API en het Peppol-access point is het integreren van ERP- en boekhoudsystemen nu een fluitje van een cent.
Belgische e-facturatieregels: duidelijk maar uitdagend
Vanaf 1 januari 2026 moeten alle facturen tussen Belgische btw-plichtige ondernemingen gestructureerd en elektronisch zijn. Ze moeten voldoen aan de EN 16931-norm of het Peppol BIS 3.0-formaat en via het Peppol-netwerk worden uitgewisseld. Businesspartners kunnen ook overeenkomen om een alternatieve EN 16931-conforme oplossing te gebruiken, maar waarschijnlijk is dit niet praktisch als er meerdere partijen betrokken zijn.
Overschakelen naar e-facturatie – of je nu verzendt of ontvangt – is een complex proces dat tijd vraagt. Peppol-connectiviteitsoplossingen zoals Flowin kunnen we gelukkig binnen een week implementeren, dat wel. Maar toch vereist de voorbereiding binnen een organisatie veel onderzoek en overleg tussen de verschillende diensten en alle relevante partijen.
Interne compatibiliteit (tussen afdelingen) en externe compatibiliteit (met leveranciers en klanten) moet je in kaart brengen voordat softwareleveranciers een geschikte workflow-oplossing kunnen voorstellen.
Moraal van het verhaal: vroeg begonnen, is half gewonnen. Of anders gezegd: begin je nu al voor te bereiden om 1 januari 2026 vlot te kunnen e-factureren; zo voorkom je problemen en financiële debacles.
Compliance-eisen voor e-facturatiesoftware
De Belgische e-facturatieregelgeving werkt volgens een CTC-model (Continuous Transaction Controls). Ze verplicht bedrijven om facturen en creditnota’s op te stellen in het EN 16931-formaat of Peppol BIS 3.0, en ze uit te wisselen via het Peppol-netwerk. Daarvoor heb je software nodig die facturen genereert en verzendt aan de uitgaande kant, en ontvangt en verwerkt aan de inkomende kant.
Gevolgen van niet-naleving van de e-facturatieplicht
Belgische bedrijven die na 1 januari 2026 niet voldoen aan de e-facturatieregelgeving, lopen financiële risico’s op meerdere vlakken:
- Boetes
De exacte sancties voor niet-naleving zijn nog niet bekend, maar ze kunnen serieuze risico’s vormen en je cashflow in gevaar brengen.
- Zakendoen gaat niet
Voor Belgische bedrijven die niet aan de e-facturatieplicht voldoen, wordt het moeilijk zakendoen met conforme bedrijven; ze zijn technisch niet uitgerust om facturen correct uit te wisselen en te verwerken.
- Concurrentienadelen
Bedrijven die niet e-factureren, kijken blijvend tegen onnodige kosten en risico’s aan. -
- E-facturatie is vaak tot €3,50 per factuur goedkoper dan papieren of pdf-facturen.
- Ze raken niet langer kwijt via post of e-mail.
- Factuurfraude is quasi onmogelijk.
- De administratieve rompslomp vermindert aanzienlijk.
Zo maak je je software tegen 2026 e-facturatieproof
Belangrijke aandachtspunten bij de voorbereiding op de Belgische e-facturatieplicht:
- Check je facturatiesystemen
Als je huidige systemen geen e-facturen kunnen genereren, verwerken en uitwisselen via Peppol, kan je niet anders dan aanpassingen doen. Een analyse van alle financiële workflows is essentieel.
- Continue software-updates en -integraties
Om te blijven voldoen aan de Belgische regelgeving, moeten technische ingrepen je e-facturatiesoftware up-to-date houden. Een onderhoudscontract is dan onmisbaar.
- Kies de juiste e-facturatieoplossing of -provider
Voor Peppol-connectiviteit is een gecertificeerd Peppol access point nodig. Softwarebedrijven kunnen hun eigen access point bouwen, maar dat kan tot een jaar duren. En zoveel tijd is er niet, want de definitieve Belgische e-facturatieplicht staat al eerder gepland. De meest praktische oplossing is het gebruik van een kant-en-klare API, zoals Flowin.
Waarmee moet je rekening houden als je een Peppol-access point-provider kiest?
- Peppol-certificering
- Beveiliging en normen voor gegevensbescherming
- Betrouwbare service
- Integratiemogelijkheden
- Interoperabiliteit
- Schaalbaarheid
- Mate van support
- Prijsmodel
- De mogelijkheid om cross-borderfacturatie te verwerken.
Ter info: Flowin scoort uitstekend op alle punten.
Lees hier hoe je de juiste e-facturatieprovider kiest.
Voordelen van vroege naleving
E-facturatie biedt bedrijven heel wat voordelen. Hoe vroeger je de Belgische regelgeving daarrond naleeft, hoe sneller je van die voordelen geniet. Bovendien voorkom je zo dat je op het laatste moment nog systemen en integraties moet implementeren, terwijl de juiste technische experts dan misschien niet (vlug) beschikbaar zijn.
- Verbeterde efficiëntie en minder facturatiefouten
Dankzij e-facturatie gebeuren processen automatisch, met minimale menselijke tussenkomst.
- Snellere betalingsverwerking en betere cashflow
E-facturatie versnelt de factuurverwerking aanzienlijk en daar worden zowel cashflow als efficiëntie alleen maar beter van.
- Verhoogde beveiliging en fraudepreventie
E-facturen verstuur je via een beveiligd netwerk, waardoor fraudeurs ze niet kunnen onderscheppen of manipuleren. Leveranciers volgen strikte normen en voeren verificaties uit voordat ze e-facturen kunnen versturen; fraude met valse accounts is verleden tijd.
Zet e-facturatie bovenaan je to-dolijst, dan ben je nog vóór 2026 compliant
Zijn je systemen nog niet op e-facturatie voorbereid? Zet er dan vaart achter want de klok tikt.
Je kan helaas niet veel voorbereidingswerk overslaan, maar er is toch ook goed nieuws: de implementatie van de Flowin-API duurt meestal niet langer dan een week. Dankzij duidelijke documentatie, uitstekende technische ondersteuning (direct van de ontwikkelaars) en een voordelige prijsstructuur houdt Flowin de kosten laag zonder in te boeten aan kwaliteit.
Maar Flowin is slechts één onderdeel van de transformatie. We kunnen het belang van er op tijd werk van te maken niet genoeg benadrukken. De deadline om te voldoen aan de Belgische regelgeving is 1 januari 2026; voor je het weet, is het zover.
Lees hier hoe de Flowin-API de implementatie bij Doccle versnelde.