E-facturatie wordt wereldwijd meer en meer het nieuwe normaal. Door de wettelijke verplichtingen – en natuurlijk de vele voordelen die ermee gepaard gaan – is integratie van je ERP-systeem met het Peppol-netwerk een quasi onontkoombare vereiste.
Om softwarebedrijven vlot op weg te helpen, stelden we een handige Peppol-gids samen: wat is het, waarom is het zo belangrijk en welke stappen moet je zetten om het met je ERP-systeem te integreren?
Wat is Peppol en hoe werkt het?
Peppol is een open e-delivery network dat veilige en gestandaardiseerde uitwisseling van je e-facturen en andere elektronische documenten mogelijk maakt. Peppol werkt volgens een 4-corner-model.
Peppol biedt een gemeenschappelijke infrastructuur en dito standaarden voor zowel binnenlandse als cross-bordertransacties. Precies daarom staat het gekend als het populairste en betrouwbaarste e-delivery network ter wereld. Door de strenge technische normen, specificaties en regelgeving is Peppol het meest gekozen netwerk binnen de EU.
Belangrijkste voordelen van Peppol
Het gebruik van Peppol voor naleving van b2g- en b2b-e-facturatieregelgeving is meestal verplicht. Dat is zeker geen nadeel, want e-facturatie via Peppol biedt enorme voordelen voor je bedrijf.
Fraude voorkomen
Peppol is uitermate veilig om je e-facturen en andere elektronische documenten uit te wisselen. Valse documenten geraken niet op het netwerk omdat verzending alleen mogelijk is na strikte verificatie en naleving van de eisen. Peppol is evenmin toegankelijk
Minder fouten
Zodra Peppol is geïntegreerd met je ERP-systeem, is de geautomatiseerde verwerking van e-facturen mogelijk. Minder handmatige invoer betekent minder kans op fouten.
Snellere en efficiëntere processen
Dankzij Peppol-integratie zijn je processen gestroomlijnd, met minder papierwerk en administratieve rompslomp als prettig gevolg. Dit leidt tot een snellere verwerking van betalingen.
Verbeterde interoperabiliteit
Peppol vereist het gebruik van consistente gegevensformaten en protocollen. Dat verbetert natuurlijk de samenwerking met je partners. Daarnaast zorgt realtimetracking van transacties voor meer transparantie en daar is vooral de publieke sector erg blij mee.
Waarom Peppol integreren met je ERP?
In landen waar e-facturatie (binnenkort) verplicht is, is Peppol-integratie met ERP-systemen de meest efficiënte manier om aan de regelgeving te voldoen.
Lees meer over verplichte e-facturatie in Europa.
Peppol integreren met je ERP-systeem heeft tal van voordelen zoals foutreductie, tijdbesparing en lagere kosten. Bovendien vergemakkelijkt het het zakendoen, zowel nationaal als internationaal.
Peppol-access points: wat dat zijn, waarom je ze nodig hebt en hoe je ze vindt
Peppol-access points zijn de ‘deuren’ tot het Peppol-e-delivery network. Ze voldoen aan strikte, gecertificeerde normen en garanderen de veiligheid van Peppol, terwijl geverifieerde gebruikers e-facturen en andere elektronische documenten verzenden en ontvangen.
Elke organisatie die verbinding wil maken met Peppol, moet dit doen via een Peppol-access point. Hiervoor kan je terecht bij een softwarebedrijf, dat meerdere klanten kan toelating geven hetzelfde access point te gebruiken. Eindgebruikers hoeven niet per se hun eigen Peppol-access point te hebben.
Door de strikte beveiligingsprotocollen van Peppol kunnen access points alleen operationeel zijn zolang ze een geldige certificering hebben. Zo’n certificering krijgen (en behouden) is een complex en continu (evoluerend) proces.
Voor een softwarebedrijf of onderneming is het opzetten en onderhouden van een eigen gecertificeerd Peppol-access point een tijdrovende en kostelijke zaak. De eenvoudigste, snelste en kostenefficiëntste manier om verbinding te maken met Peppol is samenwerken met een gevestigde, gecertificeerde Peppol-access point-provider.
Hoe kies je een gecertificeerde Peppol-access point-provider?
Een Peppol-access point-provider moet niet alleen gecertificeerd zijn; hij moet ook een ijzersterke beveiliging en dito databescherming kunnen aantonen. Die strenge eisen gelden ook op het vlak van betrouwbare dienstverlening, integratiemogelijkheden, interoperabiliteit, schaalbaarheid en support.
Cross-borderfacturatie kunnen verwerken is essentieel om voorbereid te zijn op toekomstige internationale e-facturatie. Ook de prijsstructuur is van groot belang om zoveel mogelijk kosten te besparen.
Lees meer over wat Peppol-access points zijn en hoe je de juiste provider kiest.
5 stappen om je ERP-systeem aan te sluiten op Peppol
- Controleer de huidige mogelijkheden van je ERP-systeem.
- Kies een gecertificeerde Peppol-access point-provider.
- Doe een integratietest.
- Configureer je ERP-systeem om Peppol-facturen te verzenden en te ontvangen.
- Informeer je klanten over de nieuwe functionaliteiten.
Flowin: de betrouwbare, gecertificeerde Peppol-access point-provider
Flowin is een gecertificeerde e-facturatie-API die ERP-systemen verbindt met Peppol via het Wolters Kluwer-access point. Flowin voldoet aan alle belangrijke criteria van een betrouwbare Peppol-access point-provider (zoals hierboven vermeld). De API werkt volgens een unieke, voordelige prijsstructuur die kosten berekent per aangesloten onderneming in plaats van per verwerkte documenttransactie.
Wij hebben een uitgebreide kennis van e-facturatie en begeleiden je tijdens het hele process; van het begrijpen van de vereisten tot directe ondersteuning van onze ontwikkelaars.
Ontdek de drie redenen waarom je best geen eigen Peppol-acces point voor e-facturatie ontwikkelt.