Gebaseerd op een opiniestuk van Jurgen Soetaert, oprichter Digicrowd en expert e-facturatie-API’s. Dit interview is oorspronkelijk gepubliceerd op Finextra.
ViDA – VAT in the Digital Age – doet bij iedereen in Europa die factureert met btw meer dan één belletje rinkelen. Het voorstel is ontworpen om de btw in de Europese Unie te stroomlijnen. Helaas slaagden de lidstaten er tijdens de laatste stemming van juni ’24 alweer niet in om een consensus te bereiken. Het getouwtrek duurt intussen al twee jaar.
Verwarring over wetgeving
Dat verschillende lidstaten de voorbereiding op de deadlines ook nog ‘s allemaal anders aanpakken, maakt de toch al complexe situatie zo mogelijk nog complexer. Nochtans biedt ViDA een houvast en heel wat voordelen, zolang de regel maar in een uniforme en consequente vorm wordt gegoten. Lidstaten stellen zich de logische vragen:
- Welke veranderingen komen er op de EU af?
- Wat wordt verplicht voor kmo’s?
- Aan welke regels moet elk bedrijf voldoen?
De drijfveer van ViDA
De Europese Commissie diende op 8 december 2022 een voorstel in om het btw-systeem van de EU te moderniseren en weerbaarder te maken tegen fraude. Dat voorstel noemde ze ViDA aka VAT in the Digital Age.
ViDA richt zich op drie pijlers:
- E-facturatievereisten: digitale rapportagevereisten om de ingediende informatie te standaardiseren.
- Platformeconomie: regels en voorschriften voor de btw-afhandeling om een eerlijke en gelijke concurrentie te waarborgen ten opzichte van traditionele sectoren.
- Unieke EU-btw-registratie: een uniek btw-nummer geven aan bedrijven om zo de last om zich in meerdere lidstaten te registreren te verminderen.
Helaas, vertraging
De lidstaten gaven groen licht voor pijlers 1 en 3, maar voor pijler 2 – de platformeconomie – werd nog geen politieke overeenstemming gevonden. Bij de laatste stemronde in juni bleef Estland tegen het voorstel gekant. Het land maakte zich zorgen over de huidige definitie; die zou de neutraliteit kunnen ondermijnen en zo nadelige gevolgen hebben voor kleinere bedrijven die onder de btw-registratiedrempel vallen.
Bovendien ging in juli het (roulerende) voorzitterschap van de Raad van de EU over van België naar Hongarije. Dat betekent dat er tot het najaar van ‘24 geen kans is om de besprekingen voort te zetten in het forum van de EU-ministers van Financiën (ECOFIN).
De tijdlijnen
De definitieve tijdlijnen voor ViDA zijn pas beschikbaar als het Europees Parlement het overeengekomen voorstel goedkeurt. Maar het is duidelijk dat pijlers 2 en 3 op zijn vroegst in juli 2027 van kracht worden; voor pijler 1 – de digitale rapportagevereisten – zal dat alvast niet voor juli 2030 zijn.
Terwijl de lidstaten wachten op een officiële EU-overeenkomst, gelden nationale mandaten in de komende jaren al wel in verschillende rechtsgebieden:
- Het e-facturatiemandaat in België is van toepassing vanaf 1 januari 2026.
- Duitsland voert vanaf 1 januari 2025 geleidelijk verplichtingen voor e-facturatie in, te beginnen met de verplichte acceptatie van e-facturen en interoperabele formaten;
- vele andere lidstaten volgen dit voorbeeld.
Bedrijven focussen zich beter te vroeg dan te laat op het onderwerp e-facturatie. Als het holistisch wordt benaderd, wordt deze transformatie ongetwijfeld een toegevoegde waarde in plaats van louter een verplicht nummertje.
Voordelen van ViDA
ViDA heeft een duidelijk doel voor ogen: btw-handelingen meer automatiseren, met als gevolg veel minder kans op fouten en een krachtiger verweer tegen fraude. De positieve impact op bedrijven reikt veel verder dan alleen de wet naleven. Het gaat over:
- het vereenvoudigen van documentverwerking
- het verminderen van het aantal verloren documenten
- de mogelijkheid om sneller te betalen en betaald te worden
Tenzij een bedrijf zijn debiteurenbeheer nog in Excel-sheets of Word-documenten doet, valt er – heel veel (manueel) werk voor het bedrijf weg; het gaat vooral om het kiezen van de juiste facturatiesoftware.
De taak van softwareleveranciers
Softwareleveranciers moeten ervoor zorgen dat hun diensten voldoen aan de nieuwe (nationale en EU-)regelgeving die eraan komt. Het allerbelangrijkste is de interoperabiliteit tussen verschillende rechtsgebieden waarborgen. Lokale leveranciers hebben waarschijnlijk te maken met maar één belastingautoriteit; wie levert aan bedrijven die in meerdere rechtsgebieden opereren, moet rapporteren aan meerdere belastingautoriteiten.
Valkuilen van ViDA
Het staat als een paal boven water: organisaties kunnen niet aan de nieuwe wettelijke eisen voldoen zonder de juiste partner. Te veel bedrijven zijn nog altijd afhankelijk van spreadsheets voor facturatie, en dat is een niet te onderschatten probleem. Onderzoek toont aan dat bijna 90% (!) ervan fouten bevat; meer nog: facturatie met spreadsheets maakt het quasi onmogelijk om in regel te zijn met de toekomstige mandaten.
ViDA draait om het digitaliseren van de btw, dus het is hoog tijd dat organisaties hun facturatie evalueren.
ViDA versus software
ViDA is all about software. Bedrijven moeten rekening houden met verschillende factoren als ze op zoek gaan naar software die aan hun behoeften voldoet. De belangrijkste is meestal de grootte van de organisatie. Kmo’s hebben doorgaans minder vereisten en kunnen aan de slag met kant-en-klare software. De grotere jongens hebben meer configuratienoden en willen aangepaste functionaliteiten en diensten. Daarom gaan ze vaak overstag voor op maat gemaakte softwareoplossingen. Die combineren ze met een (provider voor) documentendienst voor de multichannel-distributie van hun facturen.
Aandachtspunten om de juiste softwareleverancier te kiezen
- Sector
Die speelt een grote rol bij het kiezen van de juiste facturatiesoftware. Verticale markten zoals de bouw, productie of detailhandel hebben elk gespecialiseerde softwareleveranciers die inspelen op specifieke facturatienoden die uniek zijn voor hun branche.
- Boekhouding
Nog een cruciaal gegeven dat vooral kmo’s niet kunnen negeren: de boekhouding. Als een bedrijf nauw samenwerkt met een accountant, moeten verkoop- en inkoopfacturen compatibel zijn met diens boekhoudsoftware; integratie is essentieel.
B2b of b2c
Focust een bedrijf op b2b, b2c of op allebei? Da’s belangrijk bij het kiezen van de juiste leverancier.
Zo bereiden softwareleveranciers zich voor op ViDA
Software- en serviceproviders moeten absoluut uit hun schulp komen als ze perfect in lijn willen zijn met de naderende regelgeving en bijbehorende updates. Verkopen ze alleen software? Of zitten er ook aanvullende diensten in hun aanbod?
Serviceproviders die grotere bedrijven als klant hebben, leveren meer dan alleen de verbinding met het Peppol-netwerk. Ze bieden meerdere netwerken of leveringsmethoden aan en zorgen voor wettelijke nalevingen. Daarnaast implementeren ze hun andere diensten zoals formaatconversie, archivering en rapportage.
Wie kant-en-klare software aanbiedt aan kmo’s heeft een geschikte leverancier nodig voor de Peppol-access points. Met de komende mandaten in het achterhoofd, zijn die onmisbaar voor hun klanten; ze moeten e-facturen kunnen verzenden en ontvangen vanuit de software. Samengevat: het is essentieel dat zowel leveranciers van kant-en-klare software als serviceproviders zoals Peppol voldoen aan de ViDA-wet.
Er zijn verschillende diensten – zoals Flowin – die instaan voor Peppol-access points-API’s. Ze zijn speciaal ontworpen om softwareleveranciers te helpen om (zo snel mogelijk) de verbinding te maken.
Futureproof btw
Ook al is het voorlopig nog wachten op een consensus over ViDA: de vroege vogel vangt de worm. Bedrijven die nu al beginnen met hun facturatietransformatie, hebben sowieso een stapje voor. Niet alleen omdat ze dan up & running zijn als de wet van kracht wordt, maar ook omdat ze hun bedrijfsvoering intussen stroomlijnen, automatisering invoeren en verliezen, fouten en fraude sterk verminderen.
De sleutel tot succesvolle transformatie ligt in solide partnerships. De juiste softwareleverancier helpt organisaties hun efficiëntie en interoperabiliteit verhogen zonder de wet uit het oog te verliezen.