Hoe softwarebedrijven de integratie van e-facturatie kunnen vereenvoudigen en winst kunnen maximaliseren

Introductie

E-facturatie voor b2b wordt meer en meer verplichte kost in Europa. Voor veel bedrijven staat de implementatie ervan bovenaan hun prioriteitenlijst. Zo’n nieuwe technologieën brengen altijd nieuwe kansen met zich mee. Maar als je die optimaal wil grijpen, moet je de basis van e-factureren stevig onder de knie hebben, en mee zijn met de continue veranderingen op dat vlak.

Het webinar vol antwoorden

Tijdens onze webinar van  7 mei 2024 lieten twee experts hun licht schijnen over deze uitdaging en deelden kennis en advies.

De sprekers

• Isabelle Desmeytere: Voormalig eigenaar van de iVAT suite van btw-compliance-software en -diensten. Lid van verschillende EU-werkgroepen.

• Jurgen Soetaert: Oprichter van Digicrowd en API-expert bij Isabel Group.

Dít is e-facturatie

Wat is e-facturatie, en wat zeker niet?

Isabelle: “Tien jaar geleden verstuurden bedrijven hun geprinte facturen met de post. Dat gebeurt nu nog wel, maar toch is een factuur in pdf-formaat mailen veel couranter. Zo’n pdf-bestand is een elektronische versie van een papieren factuur, opgesteld om door mensen te lezen. Een e-factuur is een gestructureerd bestand dat alleen machines kunnen interpreteren. Dat machine-leesbare formaat is een essentieel kenmerk van de e-factuur.”

Verplichte kost

E-facturatie wordt verplichte kost. Waar is dit het al het geval en vooral: hoe zetten we zelf de eerste stap?

Jurgen: “ Na een eerste golf verplichtingen voor b2g-transacties, volgt nu – land per land -hetzelfde voor b2b-e-facturatie. Voor veel landen is 2026 de deadline.”

Isabelle: “Italië is het eerste Europese land dat e-facturatie verplicht maakte, in 2019 was dat. Wist je dat leveranciers er hun e-facturen eerst naar de belastingautoriteiten sturen? Die registreren de details in hun systeem en bezorgen de facturen dan pas aan de klanten in kwestie. Het is een volledig gecontroleerd proces, waarbij de facturen voldoen aan een specifiek Italiaans formaat.”

“Polen zou dit jaar live gaan, maar hun verplichte e-facturatie is uitgesteld tot februari 2026. Net als Italië heeft Polen zijn eigen formaat, en zijn de belastingautoriteiten er de schakel tussen leverancier en klant. Klein verschil: de Poolse belastingen stellen de facturen beschikbaar op hun eigen webportaal, waar de betrokken klanten ze downloaden.”

En hoe doen onze buurlanden het?

Isabelle: “Wel, Frankrijk ging eerder dit jaar e-facturatie verplicht maken, maar dat is uitgesteld. De situatie is er ingewikkeld omdat er twee verschillende systemen zijn. Het ene is vergelijkbaar met de Poolse en Italiaanse aanpak, het andere laat leveranciers toe om e-facturen direct naar hun klanten te sturen; die moeten ze op hun beurt dan aangeven aan de belastingautoriteiten.”

“Duitsland is van plan om alvast het ontvangen van e-facturen te verplichten vanaf 2025, maar er zijn nog weinig details bekend. Voor het versturen ervan staat 2027 gepland. Datarapportage aan de belastingautoriteiten is nergens in het proces nodig. Ook nog: Duitsland is niet van plan om specifieke netwerken vast te leggen waarlangs e-facturatie moet gebeuren.”

Wat kunnen we hier in België verwachten?

Jurgen: “België mikt op januari 2026 voor verplichte e-facturatie, zonder datarapportage aan de belastingen. Opgelet, ons land bepaalt wel hoe je e-facturen moet opstellen (businesspartners onderling kunnen voor een ander formaat kiezen) en vereist dat alle e-facturen via het Peppol-e-delivery network passeren. Zodra het Europese wetsvoorstel ViDA van kracht wordt, is elektronische datarapportage – voor intracommunautaire transacties – verplicht in elk EU-land.”

Isabelle, jij schreef mee aan het onderzoek waarop het wetsvoorstel voor ViDA is gebaseerd.

Isabelle: “Klopt. Het voorstel is een startpunt om e-facturatie te verplichten voor intracommunautaire handel – transacties tussen bedrijven in verschillende lidstaten – en voor elektronische datarapportage aan de belastingautoriteiten van beide organisaties. Die rapportage wordt in elk land geïntegreerd, ook als de individuele mandaten dit niet vereisen.”

Win-winsituatie

Verplichte e-facturatie is een win-win voor iedereen dan?

Jurgen: “Zeker. Voor overheden is e-facturatie een kans om de belastinginkomsten te verhogen door btw-fraude te counteren en het btw-gat te dichten. Enig idee van de omvang van zo’n verlies? Wel, 3,5 miljard euro per jaar, alleen al in België…”

“Maar niet alleen overheden hebben baat bij e-facturatie; ook bedrijven winnen er enorm veel geld en tijd mee. De factuurverwerking verloopt immers veel gedetailleerder en efficiënter. Wist je dat je € 3,50 bespaart voor elke papieren factuur die een e-versie wordt?”

“Op korte termijn moeten bedrijven investeren in technische oplossingen, dat klopt. Maar op (middel)lange termijn innen overheden efficiënter en effectiever belastingen; bedrijven verspillen minder tijd en geld aan het verwerken van hun in- en uitgaande facturen. En die kunnen ook niet meer verloren gaan met de post.”

“ Het machine to machine-proces vermindert factuurfraude, verkort en versnelt betalingscycli en maakt komaf – vooral aan de crediteurenkant – met de administratieve rompslomp.”

Je wil een kanttekening plaatsen, Isabelle?

Isabelle: “Ja,  ik nuanceer toch graag even de universele voordelen voor de overheid. Die belastinggaten kunnen alleen maar worden gedicht als er elektronische datarapportage is geïntegreerd. En in België en Duitsland includeert de verplichte e-facturatie dat luik niet. Zo is er geen volledige transparantie of zichtbaarheid naar de belastingautoriteiten toe en kan verhoging van belastinginkomsten niet aangetoond worden.”

“In België zou zo’n datarapportage zeker een win zijn voor bedrijven; dan kunnen ze het jaarlijks indienen van hun klantenlijst van hun to do schrappen. In Spanje ligt er ook een interessant voorstel op tafel: een kortere betalingstermijn naar kmo’s toe. Wanbetalers zijn een echt struikelblok voor kleine bedrijven, dus als dat gegeven in de kiem wordt gesmoord is dat – samen met identiteitsfraude – een uitgesproken voordeel voor zowel organisaties als de economie.”

Geen softwarebedrijven, geen e-facturatie

Waarom zijn softwarebedrijven onmisbaar in het e-facturatieverhaal?

Isabelle: “De gestructureerde aard van e-facturen maakt ze onleesbaar voor mensen. Er is dus aangepaste software nodig die dit wel kan én die de verbinding met e-delivery networks vergemakkelijkt.”

“E-facturen bevatten alle nodige details om ze bij de ontvanger direct in de boekhoudsoftware te kunnen laten integreren. Met één klik activeer je dan het vervolg van het proces; er zijn al tools die dit mogelijk maken. Maar zodra e-facturatie bij wet verplicht wordt, verandert de situatie. Want in veel landen moet elk bedrijf zijn e-facturen in hetzelfde formaat verzenden en via een beveiligd netwerk uitwisselen. Zo ook in België, met uitzondering van bedrijven die specifieke overeenkomsten met elkaar hebben in het oude EDI-kader (Electronic Data Interchange). Dus, of een factuur nu van een lokale cateraar of van een leverancier uit een ander EU-land komt: bedrijven verwerken elke factuur gewoon op dezelfde manier. Zakelijk gezien een enorm voordeel, dankzij de softwarebedrijven.”

Populaire Peppol

Om te e-factureren, is er een speciaal netwerk nodig. Hoe maak je de beste keuze?

Jurgen: “Inderdaad, verplichte e-facturatie impliceert dat je e-facturen via een goedgekeurd e-delivery network moet  versturen en ontvangen. Dat betekent: verplichte registratie op zo’n netwerk. Van alle opties steekt er eentje bovenuit: Peppol, een initiatief van de EU-commissie en erg populair in Europa. Het is veilig, gestandaardiseerd en is erop voorzien om aan het huidige vierhoeksmodel een vijfde hoek toe te voegen: ideaal voor elektronische aangifte bij de belastingautoriteiten.”

“Je kan Peppol vergelijken met een telecommunicatienetwerk. Bij welke provider je ook zit, je kan altijd probleemloos met iedereen communiceren. Zoals iedereen een uniek telefoonnummer heeft, werkt Peppol op basis van unieke ondernemingsnummers, elk met een eigen access point. Bijvoorbeeld: als ik naar jou een factuur stuur, controleert mijn access point of jouw ondernemingsnummer bereikbaar is via het netwerk. Zo ja, dan wordt de factuur netjes afgeleverd.”

“Verbinding maken met Peppol via een access point is ook een taak voor softwarebedrijven. In vergelijking met custom made integraties of traditionele EDI-configuraties, bespaart de implementatie van een kant-en-klare API veel tijd en geld. Het vergemakkelijkt het onderhoud en is conform de voortdurend veranderende wetgeving; de verantwoordelijkheid ligt hier bij de API-provider. Een kant-en-klare API om verbinding te maken met Peppol: dat is de beste keuze voor softwarebedrijven om dingen te vereenvoudigen en winst te maken.”

Een toekomst zonder – voorlopig – vaste regels

Bij nieuwe technologieën horen valkuilen. Hoe kunnen softwarebedrijven ze herkennen en vooral: ze omzeilen?

Isabelle: “Er is een gebrek aan duidelijkheid als het over de toekomstige verplichte formats gaat, dat is een feit. Ik zou softwareleveranciers aanraden om zich voor te bereiden op elk mogelijke vorm van inhoud of data. Check welke verplichte velden de verschillende overheden willen installeren; ze verwijderen achteraf is eenvoudiger dan ze toe te voegen. Als je alle mogelijke opties in je specificaties voorziet, is  je software futureproof. In afwachting van de bepaling van de wettelijke normen, kan het ontwikkelen alvast beginnen.”

“Minsten even belangrijk is dat de verbinding met je e-delivery network – bijvoorbeeld een kant-en-klare API – ook al die velden kan registreren. Ál die velden dus, geen 80% ervan. Hier in België, bijvoorbeeld, weten we nog niet wat het vereiste format wordt. Maar beginnen met UBL 2.1 en Peppol BIS als uitgangspunten – ook al wordt de lijst nog  uitgebreid – kan perfect. Deadline voor verplichte e-facturatie is in ons land januari 2026, dus het is tijd om aan de slag te gaan, te testen en gebruikers op te leiden.”

1 wet, meerdere formats

Hebben developers binnenkort de keuze uit verschillende formats?

Isabelle: “Ze kunnen op z’n minst kiezen tussen UBL (Universal Business Language) en CI (Corporate Identity), maar er volgen meer mogelijkheden. Persoonlijk denk ik dat UBL het populairst wordt; dan is het aan de softwareleveranciers of dienstverleners om de nodige conversies te doen. Maar ik verwacht geen overvloed aan formats. In België wordt die wellicht iets anders dan ubl.be, maar niet veel.”

Jurgen: “Ik denk dat als je kiest voor Peppol BIS 3.0, zoals Isabelle zei, je zeker op de goede weg bent om vlot te e-factureren in heel Europa.”

Facturatieprogramma’s versus Peppol-access points

Stel. Een bedrijf gebruikt verschillende facturatieprogramma’s. Kan het dan via meerdere Peppol-access points factureren?

Jurgen: “Dat hangt af van de relatie tussen access point en bedrijf. Bij Codabox (onderdeel van Isabel Group), bijvoorbeeld, registreren we de afzenders niet op het Peppol-netwerk. Maar er zijn enkele access points in België die dit wel doen. Dat kan een conflict veroorzaken omdat elk bedrijf zich maar eenmaal kan inschrijven. Ik zie het probleem vooral bij de ontvanger ontstaan, omdat alle ontvangende access points de organisatie ook zo registreren in het Peppol-netwerk:  als ontvanger. Gelukkig is er in de toekomst interoperabiliteit (de mogelijkheid om zonder beperking samen te werken) tussen netwerken, zodat bedrijven kunnen kiezen.”

“Bij de verzender is er een conflict met responsberichten. Aangezien elk bedrijf, zoals eerder gezegd, zich maar eenmaal kan inschrijven, gaat alle feedback naar het geregistreerde unieke ondernemingsnummer. De EU besliste nu dat in de toekomst de feedback meteen naar het access point moet worden gestuurd. Dat kan dan MLR-feedback (Message Level Response) aan meerdere softwarepakketten leveren. Je kan een access point zien als de factuurdistributeur die op meerdere locaties kan werken.”

“Interoperabiliteit tussen access points is hot topic op Europees niveau. Momenteel is het een handmatig proces; bedrijven moeten het laten weten als ze zich niet willen registreren op een voorgesteld access point en er zelf een willen kiezen. In de komende jaren wordt dit geautomatiseerd, en als e-facturatie meer ingeburgerd is, moet het interoperabel zijn.”

Blijvende kans voor softwarebedrijven

Met AI en blockchain in het achterhoofd: hoe zal de rol van softwarebedrijven in het e-facturatieverhaal evolueren?

Jurgen: “Ik zie hen blijven focussen op het verbeteren van de automatisering van documentverwerking. AI en blockchain voegen hier absoluut waarde aan toe. Een voorbeeld? Binnen de Isabel Group hanteert ClearFacts – een oplossing voor pre-accounting- een confidence level dat gebruikers informeert over de accuraatheid van geautomatiseerde acties. Als iemand een rapport ziet met een confidence level van 80%, hoeft hij de resultaten niet te checken. Ik verwacht een evolutie in deze richting. Er is veel data om bij te houden, en het is tijd om daar iets aan te doen.”

Isabelle: “De verplichte e-facturatie maakt dit allemaal mogelijk; als je je gegevens niet in een machine-leesbaar formaat hebt, kun je niets doen met AI of blockchain. Voor kleine bedrijven kunnen kost en noodzaak om bestaande processen te veranderen wat afschrikken, maar toch moeten we het verplichte e-facturatiegegeven met open armen ontvangen.”

Jurgen: “Ongeveer 50% van de facturatie van kleinere organisaties gebeurt in Excel en op papier. Ze zullen dus de juiste software of ERP moeten kiezen. Dit is iets waar softwarebedrijven al rekening mee kunnen houden, en ik bedoel: binnen het jaar. Daarom is het belangrijk om er nu werk van te maken, gebruikers te sensibiliseren en betaalbare oplossingen voor te stellen.”

Conclusie

De toekomstige verplichte e-facturatie in de EU biedt softwarebedrijven de kans om zich te profileren als e-superhelden met oplossingen voor bedrijven van alle groottes. Ondanks het huidige gebrek aan consistentie en duidelijkheid qua formats en implementatiedata, worden sommige deadlines ongetwijfeld erg krap.

Wie kiest voor de formats die onze twee experts het meest geschikt vinden, maakt de uitdaging alvast wat eenvoudiger. Softwarebedrijven kunnen groeien, terwijl ze potentiële winst maximaliseren door onnodige investeringen in onnodige ontwikkelingen te minimaliseren.

De volledige webinar bekijken?

Dat kan hier. Luister zelf nog eens naar de belangrijkste inzichten van onze experts; ze loodsen je door de e-facturatiewetgeving en bewijzen hoe je uitermate efficiënt e-facturatie integreert in je dagelijks bestaan.