ViDA pour les entreprises de l’UE : considérations clés et actions pour assurer la conformité fiscale

Fin 2022, la Commission européenne a proposé une série de mesures pour moderniser le système de collecte de la TVA au sein de l’UE. Pourquoi ? Parce qu’il est estimé que les pays membres de l’UE ont collectivement perdu 99 milliards d’euros en recettes de TVA en 2020. Selon les estimations prudentes, environ un quart de cette perte est directement liée à la fraude à la TVA dans le commerce intra-UE.

La solution proposée est une directive appelée ViDA, qui signifie « Taxe sur la Valeur Ajoutée à l’Ère Numérique ». En plus d’aider les pays de l’UE à récupérer les quelque 18 milliards d’euros de TVA qu’ils perdent actuellement chaque année à cause de la fraude, ViDA permettra aussi de simplifier l’administration fiscale des entreprises opérant à l’étranger.

Le 26 septembre 2024, Finextra et Flowin ont organisé conjointement un webinaire pour discuter des implications de ViDA pour les entreprises en termes de préparation à son introduction.

Le panel

• Paul Simons – e-invoicing advisor and Peppol Post Award Community Leader, Flowin
• Nazar Paradivskyy – VP Regulatory Affairs, Pagero, CTC Community Leader – OpenPeppol, PPCWG Member – GENA
• Anna Nordén – Principal Regulatory Affairs, Sovos
• Scott Hamilton (moderator) – Global Payments & Liquidity Expert, Contributing Editor, Finextra

Qu’est-ce que ViDA ? Définition et calendrier de mise en œuvre

ViDA impose l’utilisation des factures électroniques conformes à la norme européenne EN 16931 pour les transactions transfrontalières. Cela s’accompagne d’une obligation de déclaration numérique (DRR), ce qui signifie que les informations relatives à la TVA seront automatiquement rapportées en temps réel aux autorités fiscales compétentes.

Au moment de la discussion, ViDA devait entrer en vigueur pour toutes les transactions transfrontalières au sein de l’UE d’ici à 2030. Cette date de mise en œuvre dépend de l’accord des 27 États membres lors de la réunion de l’Ecofin en novembre 2024.

Cependant, comme l’ont souligné les panélistes, dès que ViDA sera adoptée, chaque pays de l’UE pourra immédiatement rendre la facturation électronique obligatoire au niveau national.

Jusqu’à présent, les pays devaient obtenir l’autorisation de la Commission européenne sous forme de dérogation à la directive existante pour imposer des mandats nationaux. La Belgique, l’Italie, la France et l’Allemagne ont déjà introduit leur propre législation pour rendre obligatoire la facturation électronique pour les transactions B2G et/ou B2B. Une fois ViDA approuvée, les 24 autres États membres pourront aussi choisir de le faire.

Anna : « Les gens se concentrent à tort sur 2030, mais dès que ViDA sera adoptée, les États membres n’auront plus besoin de demander une dérogation pour imposer un mandat B2B dans leur juridiction. Les choses pourraient commencer à bouger d’ici six mois, pas dans six ans. Il est donc important de commencer à se préparer dès maintenant. »

Nazar : « Sur une note plus positive, cela ne se fera pas du jour au lendemain après l’adoption, car les gouvernements devront encore transposer la directive ViDA dans leur législation nationale. Cela créera des opportunités pour les entreprises qui s’y prennent à temps.

Paul : « En 2014, la directive 2014/55 a imposé aux services publics d’accepter des factures électroniques conformes à la même norme européenne qui sera utilisée pour ViDA. Les entreprises qui travaillent déjà avec des services publics utilisent donc déjà la norme ViDA. »

Scott a conclu : « Le message à retenir est que les entreprises ne doivent pas trop se concentrer sur les dates d’adoption exactes de ViDA, mais plutôt sur la préparation, pour être prêtes lorsque les exigences entreront en vigueur. »

Découvrez-en plus : La facturation électronique ViDA expliquée , ce que c’est et en quoi c’est essentiel

La préparation à ViDA implique plusieurs tâches, départements et partenaires business

Paul a insisté sur le fait que la conformité à ViDA affecte de nombreux aspects de l’administration des entreprises, tant en interne qu’en externe. « Les factures électroniques ne sont pas seulement des documents à des fins de conformité. Elles représentent un processus qui circule dans plusieurs départements d’une organisation. Il faut donc que tout le monde soit sur la même longueur d’onde, et cela prend du temps.

« Ce sera plus facile pour les entreprises moyennes à grandes qui ont déjà adopté la facturation électronique. Mais pour les PME qui utilisent encore Word, Excel, voire des factures papier, ce sera un processus complètement nouveau qui nécessitera l’achat de nouveaux logiciels et une adaptation à leur utilisation. En interne, elles devront s’assurer que les flux de documents fonctionnent toujours. Par exemple, de nombreux workflows de facturation électronique n’acceptent que les PDF, ce qui n’est pas une bonne chose si vous utilisez actuellement des fichiers XML.

« Il est également essentiel de veiller à ce que toutes les parties prenantes, internes et externes, s’entendent et puissent gérer ce nouveau flux administratif. Cela inclut les clients, les fournisseurs et les comptables. Nous avons vu des comptables recommander des logiciels compatibles avec leurs systèmes, qui automatisent l’importation de documents et la communication avec leurs clients. Mais il faut aussi réfléchir à la façon dont les factures sont transmises à la banque ou à une société d’affacturage. Il ne s’agit donc pas uniquement de savoir comment les documents sont acheminés en interne, mais aussi si c’est compatible avec les systèmes des parties externes. »

Anna a exprimé des inquiétudes sur la préparation des grandes entreprises. « La plupart d’entre elles utilisent déjà la facturation électronique, mais cela nécessitera un niveau de contrôle totalement différent des processus internes et de la qualité des données. Les grandes entreprises prennent cela très au sérieux, mais je pense qu’elles ont encore beaucoup de travail à faire pour mettre de l’ordre dans leurs processus internes. Elles doivent gérer cela comme un projet qui n’implique pas uniquement le département informatique. Il ne s’agit pas non plus d’une simple question financière. Il faut impliquer de nombreux départements différents, ce qui signifie que le projet sera complexe et que les progrès seront donc plus lents.

« Il est important de commencer tôt. Plus vous tardez, plus vous risquez de vous retrouver dans une situation où vous ne pourrez pas vous mettre en conformité au moment voulu, ou évaluer la manière dont vous souhaitez résoudre les différents problèmes, tels que le choix du fournisseur de services. Vous risquez de devoir prendre des décisions hâtives. Ce qui n’est jamais bon. »

D’un autre côté, Anna estime que la transition pourrait être plus facile pour les PME. Comme elles n’ont pas de systèmes de processus internes aussi complexes, elles pourront trouver des prestataires de services qui les aideront de manière relativement simple et économique.

“Quel est le niveau de préparation actuel de votre organisation à la facturation électronique obligatoire ?”

Lors du webinaire, les participants ont été interrogés sur le « niveau de préparation actuel de leur organisation pour la facturation électronique obligatoire ». Voici les résultats :

• En cours 50 %
• Début des préparatifs 50 %
• Entièrement préparé 0 %
  (Il n’y avait pas d’option Pas encore commencé ni Préparation avancée.)

Paul a estimé que ces résultats correspondaient à ses attentes. « J’aurais aimé voir un meilleur score pour Entièrement préparé, mais je ne suis pas surpris qu’il n’y ait aucun répondant dans cette catégorie. Les gens pensent que 2030, c’est encore loin, que d’ici là, les exigences changeront et que la législation sera encore retardée. En ce sens, je ne suis pas surpris que personne ne soit totalement préparé. Par contre, il est bon de voir que beaucoup sont en train de se préparer ou viennent de commencer, cela signifie qu’ils sont conscients de l’imminence de la situation. C’est toujours mieux que de commencer l’année prochaine. »

Nazar avait une opinion différente. « En fait, je suis heureux qu’il n’y ait personne à Entièrement préparé, car cela témoignerait d’une fausse sécurité. Ce sujet de la préparation est très important et souvent mal évalué. Lorsque nos clients nous demandent « Combien de temps faut-il pour mettre en œuvre votre solution ? », nous répondons « Elle peut être déployée en quelques jours. Mais êtes-vous prêt, en tant que client ? »

« Et c’est la partie que la plupart des entreprises sous-estiment, car la mise en œuvre d’une solution de facturation électronique n’est que la toute dernière étape pour se mettre en conformité et profiter de tous les avantages d’un passage au tout numérique. La phase préparatoire peut prendre du temps et l’une des plus grandes erreurs que les entreprises pourraient commettre est d’échouer à l’étape de la collecte des exigences en n’impliquant pas toutes les parties concernées. Bien souvent, les entreprises confient la responsabilité du projet à l’équipe fiscale ou à l’équipe IT. Mais lorsque vous commencez à décortiquer le projet et à poser des questions telles que « Avez-vous considéré l’impact de ce changement sur vos relations avec vos partenaires commerciaux ? Votre équipe d’assistance est-elle impliquée ? Avez-vous réfléchi aux conséquences que ce changement pourrait avoir sur vos liquidités ? Votre équipe financière est-elle impliquée ? », vous vous rendez compte qu’en réalité, il s’agit d’une question beaucoup plus vaste.

« En ce qui concerne la préparation, j’aimerais insister sur l’importance d’impliquer toutes les parties concernées. Il arrive très souvent que lorsque vous réunissez des personnes dans une salle et que vous leur demandez « Qui s’occupe de la facturation au sein de votre entreprise », vous obtenez soit zéro main, soit tout le monde lève la main. C’est très révélateur. »

Facturation électronique transfrontalière et nationale dans le cadre de ViDA

Le fait que ViDA permettra à chaque pays de l’UE d’introduire sa propre législation nationale en matière de facturation électronique et de DRR, parallèlement à la directive transfrontalière, signifie que les entreprises qui opèrent au niveau national doivent être tout aussi attentives. Un participant au webinaire a soulevé la question de savoir s’il serait nécessaire d’exploiter deux systèmes différents pour se conformer aux deux.

Paul : « Dans certains pays, une plateforme nationale pourrait être obligatoire, alors que dans d’autres, ce ne sera pas le cas. La bonne nouvelle, c’est que d’après les exemples que nous avons vus de la part de différentes autorités fiscales, celles-ci prévoient de rendre leur DRR identique pour les transactions nationales et intracommunautaires. Nous ne pouvons pas le garantir, mais les indicateurs vont dans ce sens. Par conséquent, vous ne serez pas obligé d’utiliser deux systèmes en parallèle. Bien que vous puissiez envoyer des factures à l’étranger différemment de celles que vous envoyez au niveau national, les fournisseurs de logiciels sont conscients de la situation et veillent à ce qu’elle soit prise en considération.

« L’autre bonne nouvelle, c’est que l’utilisation du réseau Peppol peut être une réponse à tout cela.

Scott : « Le message que j’entends en permanence est : “gérer la règle, puis gérer l’exception”, et non l’inverse. Il se peut que vous ayez à gérer des exceptions occasionnelles pour répondre à des exigences nationales, mais en règle générale, cela ne devrait pas être trop contraignant. »

Toutefois, Nazar n’est pas d’accord avec ce point de vue.  « J’ai l’impression qu’un bon nombre d’États membres auront des exigences très différentes en matière de DRR, du moins du point de vue du contenu. Je pense que les autorités fiscales locales exigeront des données différentes. »

Choisir un partenaire fiable pour assurer la conformité continue à Vida

En ce qui concerne les aspects pratiques de l’implémentation de systèmes informatiques adaptés à ViDA, Paul a donné quelques conseils importants sur le choix des partenaires logiciels et des fournisseurs de services.

« Vous devez vous assurer qu’ils sont à la fois fiables et viables. En plus d’être fiables sur le plan commercial et financier à court terme, vous devez avoir la certitude que leurs entreprises seront toujours là demain, car vous ne voulez pas avoir à changer de logiciel si elles venaient à disparaître, et vous aurez besoin d’un soutien permanent pour rester en conformité à l’avenir ».

Nazar souligne l’importance d’une préparation préalable avant d’approcher des fournisseurs de logiciels potentiels. « Le processus est tellement plus rapide si l’entreprise connaît déjà ses besoins exacts et les points sur lesquels elle doit se concentrer. Quels sont les pays à couvrir ? Quel est notre système dorsal ? Où se trouvent nos données ? Quelles équipes travailleront quotidiennement avec le nouveau système ? S’adresser à un fournisseur de logiciels en se contentant de lui dire : « Nous avons besoin d’une solution de facturation. Pouvons-nous commencer demain ? » ne vous mènera pas très loin.

« Je me concentrerais sur la sélection d’un partenaire logiciel qui sera efficace du point de vue de la facturation électronique et qui pourra s’occuper du DRR au fur et à mesure que cela deviendra nécessaire. Cela vous permettra de passer au numérique plus rapidement et de commencer à en tirer profit plus tôt. Quelle que soit la forme que prendront ViDA et le DRR, que ce soit pour les transactions intracommunautaires ou nationales, les données concernées ne seront de toute façon que les données contenues dans une facture. Ne cherchez donc pas de solutions distinctes pour la facturation électronique et le DRR. Trouvez un partenaire capable de fournir les deux, de préparer la facturation électronique dès maintenant et d’activer les capacités DRR supplémentaires lorsque cela s’avère nécessaire ».

« Quel aspect de l’intégration de la facturation électronique vous semble le plus difficile ? »

Ce deuxième sondage auprès des participants au webinaire a donné les résultats suivants :

• * Intégration dans les systèmes existants* 63%
• * Sélection du bon fournisseur de services de facturation électronique* 25%
• * Compréhension des réglementations* 13%

Plus tôt dans le webinaire, les participants se sont tous accordés à dire que les réglementations ViDA sont difficiles à comprendre. Le fait que seulement 13% des personnes interrogées l’aient désigné comme leur plus grand défi est donc plutôt étonnant. 

Anna a exprimé l’espoir que cela signifiait qu’ils étaient au courant de la situation ou qu’ils travaillaient avec des prestataires de services qui l’étaient. Car une autre explication pourrait être qu’ils n’ont pas réalisé l’étendue de la complexité. Paul, qui a été le moins surpris, était d’avis que le manque d’inquiétude était dû au fait qu’ils comptaient sur les prestataires de services pour comprendre le problème.

En ce qui concerne la première réponse *Intégration avec les systèmes existants*, Anna se demande si les réponses concernent les difficultés du processus d’intégration opérationnelle avec un fournisseur de services ou le processus d’alignement des systèmes ERP internes pour obtenir les bonnes données. Paul a suggéré qu’il pourrait s’agir de ce dernier point, vu que les organisations de taille moyenne à grande ayant mis en place de nombreux workflows devraient procéder à de nombreux ajustements pour se conformer aux exigences de ViDA.

Découvrez-en plus : Comment choisir la bonne API d’e-facturation

Normalisation et interopérabilité. Et si la clé était Peppol ?

On a demandé à Paul si le réseau de livraison électronique Peppol apporterait une normalisation à ViDA. « Nous espérons que de nombreux pays opteront pour Peppol afin de se conformer à ViDA, car cela permettrait non seulement de normaliser le contenu des factures électroniques, mais aussi de normaliser la manière dont nous envoyons et recevons les factures électroniques, ainsi que le réseau que nous utilisons pour le faire d’une manière sûre et fiable.

« Dans l’état actuel des choses, ViDA n’impose pas l’utilisation de Peppol. De nombreuses personnes souhaiteraient qu’il en soit ainsi, mais il n’est pas facile de parvenir à un accord entre 27 pays aux caractéristiques si différentes. Au fil du temps, on s’attend à ce qu’un accord soit conclu pour que Peppol constitue au moins une option. Peut-être que la porte restera ouverte à d’autres plateformes nationales, mais avec Peppol comme acteur dans les systèmes de chacun.

« On pourrait comparer cette situation à l’époque où les GSM ont fait leur apparition. Il fut un temps où certains fournisseurs de téléphones portables pensaient pouvoir imposer leur système au monde entier. Mais la réalité a montré qu’ils se trompaient, car le marché a opté pour un réseau international plus facile à utiliser et qui n’exclut pas les personnes dont les téléphones ne proviennent pas d’une compagnie de téléphone spécifique.

« Il est intéressant de constater qu’en dehors de l’Europe, des pays comme la Malaisie, Singapour, l’Australie, la Nouvelle-Zélande et le Japon ont déjà choisi Peppol parce qu’ils voient l’avantage de disposer d’un système unique pour les transactions nationales et internationales. C’est pourquoi je suis fermement convaincu qu’avec le temps, le bon sens l’emportera et que nous adopterons une méthode unique pour faire les choses. Même s’il faudra peut-être quelques étapes pour y parvenir ».

Nazar a poursuivi la comparaison avec la téléphonie mobile en évoquant l’interopérabilité dans le cadre de la conversation. « Entre mon smartphone et mon ordinateur portable, j’ai sept applications différentes pour communiquer avec les gens. Facebook Messenger, WhatsApp, Skype, Telegram… tout y passe. Elles fonctionnent toutes, mais il n’y a pas d’interopérabilité entre elles. Chacune est confinée dans son propre monde.

« C’est précisément la situation que vous voulez éviter lors de la mise en œuvre de la facturation électronique. Vous ne devriez avoir qu’une seule application, c’est-à-dire un seul fournisseur de services de facturation électronique. Et ce fournisseur devrait être interopérable avec tous les autres fournisseurs de services de facturation électronique. Vous n’avez donc pas besoin de travailler avec six interfaces différentes et de payer six fournisseurs différents. Vous avez besoin d’un fournisseur de facturation électronique ouvert pour envoyer et recevoir des données d’autres systèmes. Et Peppol est très bon à cet égard. Ce n’est pas la seule norme interopérable, mais c’est de loin la norme la plus dominante aujourd’hui.

« Ainsi, lorsqu’elles sont à la recherche d’un fournisseur de services, les organisations devraient utiliser une check-list pour déterminer le degré d’interopérabilité d’un fournisseur. A-t-il Peppol ? A-t-il des accords bilatéraux d’interopérabilité avec d’autres fournisseurs dans les pays qui n’ont pas encore adopté Peppol ? Ce qu’il faut, c’est une interface unique et transparente ».

Découvrez-en plus : Peppol, c’est quoi ?

Lancer le processus de mise en conformité avec ViDA

Pour conclure le webinaire, Scott a demandé au panel quelles étaient les priorités de chacun en ce qui concerne les choix en matière de facturation électronique et les décisions relatives à la transformation des systèmes pour la préparation à ViDA.

Anna : « Si j’étais une entreprise de taille raisonnable, je commencerais par m’assurer que mes processus internes sont clairs et optimisés. Et je veillerais à ce que toutes les parties prenantes de l’entreprise soient incluses. Je choisirais aussi très soigneusement un fournisseur de services capable de répondre à mes besoins. Ceux-ci doivent inclure les exigences fonctionnelles, la sécurité et la conformité continue. Il ne suffit pas de regarder un instantané dans le temps. La situation réglementaire doit être mise en œuvre en tant qu’exigences fonctionnelles. Mais la conformité évolue, les réglementations changent, et il vous faut un fournisseur de services qui surveille et met à jour ses services en permanence pour rester conforme dans la durée ».

Nazar : « Je ne peux que me faire l’écho de ce qu’a dit Anna. Faites vos devoirs, discutez avec vos parties prenantes et cherchez une solution qui englobe autant d’exigences que possible, tant sur le plan commercial qu’en matière de conformité. Car vous ne voulez pas vous retrouver avec quinze applications différentes. Non, vous n’en voulez qu’une seule, afin que le processus soit transparent pour tout le monde. N’achetez pas l’équivalent moderne d’un Blackberry. Nous savons tous comment cela s’est terminé ».

Paul : « Je pense qu’Anna et Nazar ont tout dit. Faites vos devoirs. C’est très important. Si les choses ne se passent pas bien, votre business sera compromis. Alors, commencez à vous préparer dès aujourd’hui, pas demain. Car, comme nous l’avons dit à plusieurs reprises, il faudra un certain temps pour y parvenir et pour se familiariser avec cette nouvelle façon de travailler. »