Le temps presse pour préparer les logiciels de facturation électronique et la connectivité Peppol
À moins d’un an de l’entrée en vigueur de l’obligation de facturation électronique en Belgique pour toutes les transactions domestiques B2B (entre entreprises assujetties à la TVA), il est grand temps de faire le point sur la situation.
Au cours de l’année 2024, des progrès significatifs ont été réalisés tant au niveau de la législation que de l’adoption de la facturation électronique sur le marché. Le 5 novembre 2024, l’approbation de ViDA (la TVA à l’ère numérique) par les ministres des finances de l’UE a levé les obstacles pour les pays individuels souhaitant introduire leurs propres mandats. En conséquence, la législation belge rendant obligatoire l’utilisation de la facturation électronique structurée entrera en vigueur le 1er janvier 2026 (après avoir été approuvée par la Chambre des représentants le 8 février 2024).
Le mouvement s’accélère, mais 55% des entreprises ne sont pas prêtes
En prévision de cette obligation, de nombreuses organisations ont saisi l’occasion de se préparer à l’avance en intégrant des logiciels et procédures adaptés. Chez Flowin, le nombre d’entreprises enregistrées pour recevoir des factures électroniques via notre point d’accès Peppol a doublé au second semestre 2024.
Cependant, selon le dernier rapport Wolters Kluwer Future Ready Accountant, réalisé au troisième trimestre 2024, 55% des entreprises en Europe n’étaient pas encore complètement passées à la facturation électronique. Lorsqu’on leur a demandé pourquoi, les trois principaux défis mentionnés étaient : des réglementations incohérentes, des obstacles techniques et un manque d’outils fiables.
En Belgique, la réglementation est maintenant définie. Grâce à l’API et au point d’accès Peppol de Flowin, une intégration fluide avec les systèmes ERP et comptables peut être facilement réalisée.
La réglementation belge sur la facturation électronique : une demande claire, mais une tâche ambitieuse
À partir du 1er janvier 2026, toutes les factures B2B émises entre entreprises belges assujetties à la TVA devront être des factures électroniques structurées (également appelées e-factures). Ces factures doivent être conformes à la norme EN 16931 ou au format Peppol BIS 3.0, et être partagées via le réseau Peppol. Les partenaires commerciaux peuvent également convenir d’utiliser une autre solution conforme à la norme EN 16931, mais c’est peu pratique lorsque plusieurs acteurs sont impliqués.
Passer à la facturation électronique, en tant qu’émetteur et récepteur, est une démarche complexe qui prend du temps. Bien que les solutions de connectivité Peppol, comme celles de Flowin, puissent être mises en œuvre en une semaine environ, préparer une organisation à ce changement nécessite de nombreuses analyses et discussions entre différents départements et parties prenantes. Par exemple, il faut tenir compte de la compatibilité interne entre les départements, ainsi que de la compatibilité externe avec les fournisseurs et clients, avant que les fournisseurs de logiciels puissent proposer des solutions adaptées aux flux de travail.
Pour garantir la conformité avant le 1er janvier 2026 et éviter des pertes financières, chaque entreprise belge assujettie à la TVA doit agir dès maintenant, si ce n’est pas déjà fait.
Exigences clés pour les logiciels de facturation électronique
La réglementation belge en matière de facturation électronique, qui fonctionnera selon un modèle CTC (Contrôle Transactionnel Continu), impose que les factures et notes de crédit soient produites au format EN 16931 ou Peppol BIS 3.0, et échangées via le réseau Peppol. Pour cela, les entreprises ont besoin d’un logiciel capable de générer et d’envoyer des factures en sortie, ainsi que de recevoir et de traiter des factures en entrée.
Non-conformité au mandat belge sur la facturation électronique
Les entreprises belges qui ne se conforment pas aux exigences de facturation électronique après l’entrée en vigueur du mandat le 1er janvier 2026 risquent des pertes financières sur plusieurs fronts :
- Amendes potentielles
Les sanctions exactes pour non-conformité ne sont pas encore clairement définies, mais elles pourraient constituer un risque important et compromettre la trésorerie d’une entreprise.
- Incapacité à effectuer des transactions
Les entreprises basées en Belgique qui ne se conforment pas à l’obligation de facturation électronique auront des difficultés à effectuer des transactions financières avec des entreprises conformes, faute de moyens techniques pour émettre, envoyer, recevoir ou traiter des factures.
- Désavantages compétitifs
Ne pas adopter la facturation électronique entraîne des coûts et des risques inutiles. Une facture électronique conforme coûte jusqu’à 3,50 € de moins qu’une facture papier ou PDF. De plus, cela élimine les risques de perte de factures par la poste ou par e-mail, réduit pratiquement à zéro les fraudes liées aux factures et diminue considérablement la charge administrative.
Comment préparer les logiciels de facturation à la réglementation de 2026
Voici les étapes clés pour se préparer au mandat belge de facturation électronique :
- Évaluation des systèmes de facturation actuels
Si les systèmes actuels ne permettent pas de générer et de traiter des factures électroniques ni de les envoyer et recevoir via Peppol, des modifications sont nécessaires. Tous les flux financiers doivent être pris en compte.
- Mises à jour et intégrations logicielles continues
Pour rester conforme à la législation belge, les logiciels de facturation électronique doivent être maintenus à jour avec les évolutions techniques. Un contrat de maintenance est indispensable pour garantir cela.
- Choix d’une solution ou d’un fournisseur adapté
Se connecter à Peppol nécessite un point d’accès Peppol certifié. Les éditeurs de logiciels ont la possibilité d’en créer un eux-mêmes, mais cela peut prendre jusqu’à 12 mois, ce qui est incompatible avec l’échéance de 2026. La solution la plus pratique est d’utiliser une API prête à l’emploi, comme celle de Flowin.
Les critères importants à considérer pour choisir un fournisseur de point d’accès Peppol incluent : la certification Peppol, les normes de sécurité et de protection des données, la fiabilité du service, les capacités d’intégration, l’interopérabilité, l’évolutivité, le support technique, le coût et la capacité à gérer les factures transfrontalières. Et Flowin propose une offre excellente pour chacun de ces critères.
En-savoir plus : Comment choisir la bonne API d’e-facturation
Avantages d’une conformité anticipée
Passer à la facturation électronique offre plusieurs avantages. Une conformité anticipée permet de bénéficier de ces avantages plus tôt, tout en évitant une précipitation de dernière minute, lorsque les experts techniques seront très demandés.
- Efficacité accrue et réduction des erreurs de facturation
Les processus se déroulent automatiquement avec une intervention humaine minimale.
- Traitement des paiements plus rapide et meilleure trésorerie
La facturation électronique raccourcit considérablement le cycle de traitement des factures, améliorant ainsi la gestion des flux de trésorerie.
- Sécurité renforcée et prévention de la fraude
Les factures électroniques transitent par un canal sécurisé, ce qui rend impossible toute interception ou manipulation par des fraudeurs. Et comme les vendeurs sont tenus de satisfaire à des exigences et à des vérifications strictes pour l’émission de factures électroniques, celles-ci ne peuvent pas être envoyées depuis des comptes frauduleux.
Priorisez la facturation électronique dès maintenant pour garantir votre conformité avant 2026
Le compte à rebours vers le 1er janvier 2026 est lancé. Si aucune mesure n’a encore été prise pour préparer les systèmes à la facturation électronique, vous devez en faire une priorité.
Bien que certaines étapes soient incontournables, la bonne nouvelle est qu’il ne faut généralement pas plus d’une semaine pour implémenter l’API Flowin. Avec une documentation claire, un excellent support technique et une structure tarifaire avantageuse, Flowin permet de réduire les coûts sans compromettre la qualité.
Cependant, Flowin n’est qu’un élément du projet. Il est essentiel de prioriser les préparatifs pour la facturation électronique dès maintenant afin de respecter la réglementation belge avant l’échéance du 1er janvier 2026.
En savoir plus : Comment l’API Flowin a accéléré l’implémentation de Doccle