Alors que la facturation électronique se généralise partout dans le monde, en partie en raison des obligations légales, mais aussi grâce aux nombreux avantages qu’elle offre, l’intégration des systèmes ERP avec le réseau Peppol est une exigence de plus en plus courante.
Pour aider les éditeurs de logiciels à se mettre à niveau, nous avons compilé un aperçu de Peppol, de son fonctionnement, de son importance et des étapes pour l’intégrer aux systèmes ERP.
Qu’est-ce que Peppol et quel est son fonctionnement ?
Peppol est un réseau ouvert de transmission électronique qui permet l’échange sécurisé et standardisé de factures électroniques et d’autres documents électroniques. Peppol fonctionne selon un modèle à quatre coins.
En fournissant une infrastructure et des normes communes pour les achats domestiques et transfrontaliers, Peppol s’est imposé comme le réseau de transmission électronique le plus populaire et fiable au monde grâce à ses normes techniques exigeantes, ses spécifications de service et ses réglementations strictes. Ces caractéristiques font de Peppol le réseau privilégié pour divers mandats de facturation électronique en cours de déploiement au sein de l’UE.
Principaux avantages de l’utilisation de Peppol
Bien que l’utilisation de Peppol pour se conformer aux mandats de facturation électronique B2G et B2B soit de plus en plus obligatoire, cela représente un atout majeur pour les entreprises en raison des nombreux avantages qu’il offre.
Prévention de la fraude
Peppol assure une transmission sécurisée des factures électroniques et d’autres documents électroniques. Les documents frauduleux ne peuvent pas entrer dans le réseau, car l’envoi via Peppol est soumis à des exigences strictes et à des vérifications rigoureuses. De plus, le système Peppol est impénétrable aux tentatives d’interception et de manipulation de documents.
Réduction des erreurs
Une fois intégré à un système ERP, Peppol permet l’automatisation fluide du processus de transaction des factures électroniques. La diminution des interventions humaines réduit le risque d’erreurs.
Processus plus rapides et plus efficaces
L’intégration de Peppol permet de rationaliser les processus, ce qui se traduit par une réduction de la paperasserie et des démarches administratives, et donc par un traitement plus rapide des paiements.
Interopérabilité améliorée
Peppol impose l’utilisation de formats de données et de protocoles cohérents, garantissant ainsi une interopérabilité accrue et une meilleure collaboration entre partenaires. De plus, le suivi en temps réel des transactions répond aux exigences croissantes de transparence dans les marchés publics.
Pourquoi intégrer Peppol à un ERP ?
Dans les pays où la facturation électronique est ou va devenir obligatoire, l’intégration de Peppol aux systèmes ERP est la solution la plus efficace pour assurer la conformité.
En savoir plus : La facturation électronique est-elle obligatoire en Europe ?
L’intégration de Peppol à un ERP offre également de nombreux avantages en matière d’automatisation, tels que la réduction des erreurs, le gain de temps et la diminution des coûts, tout en facilitant les transactions commerciales à l’échelle nationale et internationale.
Points d’accès Peppol : ce qu’ils sont, pourquoi ils sont nécessaires et comment les obtenir
Les points d’accès Peppol sont les passerelles du réseau de transmission électronique Peppol. Conformes à des normes strictes et certifiées, ils garantissent la sécurité du réseau tout en permettant aux utilisateurs légitimes et vérifiés d’envoyer et de recevoir des factures électroniques et d’autres documents électroniques.
Toute organisation souhaitant ou ayant besoin de se connecter à Peppol pour envoyer et/ou recevoir des documents doit passer par un point d’accès Peppol. Ce point d’accès peut être fourni par un éditeur de logiciels, qui peut autoriser plusieurs clients à utiliser le même point d’accès. Il n’est pas nécessaire pour chaque entreprise utilisatrice de disposer de son propre point d’accès Peppol dédié.
Les protocoles de sécurité stricts de Peppol impliquent que ses points d’accès ne peuvent être opérationnels que s’ils détiennent une certification valide. Obtenir et maintenir cette certification est un processus exigeant et permanent. Pour un éditeur de logiciels ou une entreprise en général, créer et gérer son propre point d’accès Peppol certifié est une tâche ardue et coûteuse. La solution la plus simple, rapide et généralement la moins onéreuse pour se connecter à Peppol est de s’associer à un fournisseur de points d’accès Peppol certifié et établi.
Comment choisir un fournisseur de point d’accès Peppol certifié
Un fournisseur de point d’accès Peppol doit non seulement détenir et maintenir sa certification Peppol, mais aussi démontrer un haut niveau de sécurité et de protection des données, une fiabilité de service, des capacités d’intégration, une interopérabilité, une évolutivité et un support client efficace. La capacité à gérer la facturation transfrontalière est essentielle pour anticiper l’évolution des réglementations internationales en matière de facturation électronique. Enfin, la structure tarifaire est un critère important pour maximiser les économies de coûts.
En savoir plus : Points d’accès Peppol, ce qu’ils sont et comment choisir le bon fournisseur
5 étapes pour connecter un système ERP à Peppol
- Vérifier les capacités actuelles du système ERP.
- Choisir un fournisseur de point d’accès Peppol certifié.
- Effectuer un test d’intégration.
- Configurer l’ERP pour envoyer et recevoir des factures Peppol.
- Informer les clients des nouvelles fonctionnalités.
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