Comment Flowin a permis à idloom d’améliorer les capacités de sa plateforme et d’encourager l’adoption de la facturation électronique
Satisfaire plus de 2 500 clients de premier plan dans plus de 40 pays en matière de facturation électronique n’est pas une mince affaire. Avec l’entrée en vigueur des obligations de facturation électronique à travers l’Europe, la plateforme d’événements idloom a décidé d’anticiper la conformité et a fait appel à Flowin pour intégrer cette fonctionnalité. L’expertise et l’assistance de Flowin ont simplifié une situation hautement complexe, aboutissant à une intégration fluide de la facturation électronique et renforçant ainsi l’offre complète d’idloom au profit de sa clientèle diversifiée. Le chef de produit Samy Aziz a décrit l’expérience de collaboration avec Flowin, ce que le partenariat a apporté à idloom et à ses clients, et a partagé de précieux conseils pour surmonter les réticences à l’adoption de la facturation électronique.
idloom : une plateforme de gestion d’événements de premier plan
idloom est une plateforme leader en gestion d’événements, dédiée à l’optimisation et à la simplification de chaque étape de l’organisation d’événements. De l’inscription initiale à la billetterie personnalisable, en passant par la mise en avant des sponsors et l’analyse post-événement, idloom a déjà contribué à la réussite de plus de 40 000 événements dans plus de 40 pays. Son aptitude à simplifier le travail, améliorer l’expérience des événements et, au bout du compte, aider les organisateurs à réussir a été reconnue par des plateformes de renom comme Gartner, Capterra et Software Advice.
Mais gérer des événements, cela signifie aussi traiter un grand nombre de transactions financières. idloom facilite cela grâce à des fonctionnalités telles que la facturation automatisée, la gestion de la TVA, les options de paiement sécurisées et les rappels de paiement, simplifiant ainsi même les flux financiers les plus complexes.
Avec l’arrivée des obligations de facturation électronique en Europe, idloom a choisi de prendre les devants en intégrant une solution de facturation électronique conforme aux réglementations européennes.
Gérer la complexité financière
L’organisation d’événements va de pair avec une certaine complexité financière. Gérer les factures, se conformer aux règles de TVA, envoyer des rappels de paiement et assurer des flux financiers fluides à travers différentes régions constitue un défi majeur. De plus, les événements impliquent généralement de multiples parties prenantes, devises et réglementations fiscales, rendant la gestion financière encore plus complexe.
idloom doit répondre aux besoins de plusieurs segments de clients :
- Entreprises & Grandes Sociétés : Conférences à grande échelle, formations internes et événements internationaux.
- Associations & Organismes à but non lucratif : Sommets sectoriels, collectes de fonds et événements pour membres.
- Institutions académiques : Conférences universitaires, ateliers et sessions de formation.
- Secteur public & gouvernemental : Conformité et efficacité dans les événements officiels et réunions.
- Agences & Organisateurs d’événements : Création d’expériences haut de gamme pour leurs clients.
Dans le cadre de sa mission de gestion end-to-end, idloom avait déjà mis en place un module de facturation performant intégrant la facturation automatisée, le traitement sécurisé des paiements, la gestion avancée de la TVA et les rappels de paiement. L’étape suivante consistait donc à introduire une solution de facturation électronique conforme aux normes européennes.
L’ajout d’une facturation électronique conforme, la méthode Flowin
idloom avait déjà réussi à offrir des solutions simples à des problématiques financières complexes. Toutefois, en raison des différences de réglementation et de calendrier d’adoption selon les pays, l’ajout de la facturation électronique a introduit un nouveau défi en matière de conformité. Une solution robuste et évolutive était donc essentielle.
Flowin s’est révélé être le partenaire idéal, apportant tout le savoir-faire et le soutien nécessaires pour développer une intégration conforme, intuitive et adaptable aux futures évolutions réglementaires. idloom a particulièrement apprécié l’expertise de Flowin sur Peppol et la réglementation européenne en matière de facturation électronique, ainsi que leur accompagnement pour naviguer dans cette complexité.
Samy Aziz, chef de produit chez idloom, nous parle de son expérience :
« Notre principal défi était d’adapter notre solution aux règles spécifiques à chaque pays tout en garantissant une expérience utilisateur fluide. Dès le début, notre collaboration avec Flowin a été efficace et transparente. Ils ne se sont pas contentés de fournir une intégration, ils nous ont également formés aux bonnes pratiques, aux exigences de conformité et aux aspects techniques. »
« Flowin nous a donné la possibilité de centraliser la conformité de la facturation électronique sur une seule plateforme fiable. Leur support exceptionnel nous a permis de minimiser la courbe d’apprentissage et d’implémenter la solution en toute simplicité. »
« Grâce à Flowin, nos clients peuvent gérer leur facturation en toute tranquillité, où qu’ils soient. L’important, c’est d’avoir le bon partenaire. »
Surmonter les objections des utilisateurs
Le passage à la facturation électronique est un changement inévitable que de nombreuses entreprises ne comprennent pas entièrement. Samy a confirmé que certains clients organisateurs d’événements d’idloom étaient initialement hésitants face à la transition, et il a expliqué comment idloom a répondu à leurs préoccupations :
La numérisation est trop chère, trop lourde ou trop complexe.
– De nombreux organisateurs d’événements craignent que le passage à la facturation électronique n’entraîne des efforts ou des coûts supplémentaires. Cependant, avec idloom, le processus est entièrement automatisé. Les factures sont générées instantanément en fonction des ventes de billets, des contrats de sponsoring ou des frais d’inscription des exposants, ce qui permet d’éviter les saisies manuelles, de réduire les erreurs et d’économiser du temps et de l’argent.
Nos vieilles habitudes de facturation fonctionnent très bien – pourquoi changer ?
– Si les factures traditionnelles au format PDF ont pu suffire par le passé, de nouvelles réglementations rendent la facturation électronique obligatoire dans toute l’Europe. Plus important encore, elle accélère le traitement des paiements, améliore la précision et garantit la conformité, ce qui est essentiel pour les conférences à grande échelle, les ateliers de plusieurs jours et les événements d’entreprise qui impliquent de nombreuses parties prenantes. »
Nous ne faisons pas confiance à la facturation en ligne, elle n’est pas sécurisée.
– La sécurité est une préoccupation majeure pour les organisateurs d’événements qui traitent des transactions financières sensibles. Le partenariat d’idloom avec Flowin garantit que toutes les données de facturation sont cryptées de manière sécurisée, stockées conformément aux normes de l’industrie et transmises via le réseau Peppol, utilisé par les gouvernements et les entreprises pour une sécurité maximale.
Nous n’avons pas l’envergure pour investir dans la facturation numérique.
– Beaucoup de petits organisateurs d’événements pensent que la facturation électronique est réservée aux grandes entreprises. Cependant, les réglementations européennes poussent à une adoption universelle. Grâce à la solution de facturation électronique intégrée d’idloom, même les petites équipes événementielles peuvent automatiser leurs processus financiers, garantissant ainsi la conformité tout en libérant des ressources pour se concentrer sur l’organisation d’événements réussis. »
Le résultat
Après le déploiement de la capacité de facturation électronique d’idloom, Samy a fait état de commentaires positifs de la part des clients qui bénéficient désormais d’une expérience encore meilleure en utilisant la plateforme idloom.
« Les organisateurs d’événements qui ont adopté la facturation électronique avec idloom ont trouvé que cela changeait la donne. Au lieu de traiter manuellement les factures pour les ventes de billets, les exposants et les partenaires, tout est désormais automatisé, ce qui réduit les erreurs et améliore le flux de trésorerie. »
Il a également confirmé la facilité d’adoption par les clients, grâce à l’expertise et à l’assistance de Flowin.
« L’adoption s’est faite en douceur, en particulier pour les organisations qui gèrent des conférences multisectorielles et des inscriptions en grand nombre. L’expertise de Flowin nous a permis d’assurer une transition sans heurts qui répond aux diverses exigences nationales en matière de conformité sans alourdir la tâche des équipes chargées des événements.
« Nous accompagnons activement nos clients tout au long de la transition en leur fournissant une documentation facile à suivre, des webinaires et une assistance personnalisée. En faisant de la facturation électronique une fonctionnalité entièrement intégrée dans idloom, nous éliminons la complexité, ce qui permet aux organisateurs d’événements de se concentrer sur ce qui compte le plus : créer des événements à fort impact. »