Peppol ist ein hochsicheres, offenes E-Delivery-Netzwerk für den Austausch elektronischer Dokumente. Peppol bietet eine gemeinsame Infrastruktur und Standards für den grenzüberschreitenden Handel und hat sich zum weltweit beliebtesten und zuverlässigsten Netzwerk für die elektronische Rechnungsstellung entwickelt.
Jede Organisation kann das Peppol-Netzwerk nutzen. Dazu sind jedoch die korrekte Vorbereitung der zu versendenden Dokumente, ein Verfahren zur Verarbeitung der empfangenen Dokumente und eine autorisierte Verbindung zum Netzwerk über einen Peppol-Zugangspunkt erforderlich.
Was ist ein Peppol-Zugangspunkt?
Ein Peppol-Zugangspunkt ist ein Gateway zum Peppol-Netzwerk für die elektronische Zustellung, über das verschiedene Parteien Dokumente über das Vier-Ecken-Modell senden und empfangen können. Sobald eine Organisation über einen Zugangspunkt mit Peppol verbunden ist, kann sie standardisierte elektronische Dokumente sicher mit jedem anderen Teilnehmer austauschen, der ebenfalls mit dem Netzwerk verbunden ist.
Warum benötigen Softwareunternehmen einen Peppol-Zugangspunkt?
Das Peppol-Netzwerk gewinnt für Unternehmen, die sich mit elektronischer Rechnungsstellung und elektronischer Beschaffung befassen, zunehmend an Bedeutung. Peppol macht diese Prozesse nicht nur effizienter und sicherer, sondern wird in der EU höchstwahrscheinlich auch zu einer Notwendigkeit, um die kommenden Rechtsvorschriften zur elektronischen Rechnungsstellung einzuhalten.
Jedes Softwareunternehmen, das seinen Kunden den Austausch elektronischer Dokumente – insbesondere Rechnungen – ermöglicht, muss sich daher ernsthaft mit Peppol befassen. Und um sich mit Peppol zu verbinden, benötigt man einen Peppol-Zugangspunkt.
Kann ein Softwareunternehmen mehrere Kunden über einen einzigen Peppol-Zugangspunkt bedienen?
Ein Softwareunternehmen benötigt nur einen Peppol-Zugangspunkt, um alle seine einzelnen Kunden zu bedienen. Der Grund dafür ist, dass jedem Kunden eine eigene Peppol-ID zugewiesen wird, die sicherstellt, dass Dokumente an den richtigen Empfänger weitergeleitet werden. Der Zugangspunkt des Softwareunternehmens verwaltet diese Weiterleitung mithilfe von Peppol. Die Implementierung robuster Sicherheitsmaßnahmen wie Verschlüsselung und Authentifizierung stellt sicher, dass die Daten jedes Kunden vertraulich bleiben und Dokumente nur für die vorgesehenen Parteien zugänglich sind.
Da alle Kunden des eines Softwareunternehmens dieselbe Infrastruktur für die Verbindung mit Peppol nutzen, kann dieser Service kostengünstig und effizient angeboten werden. Ein Peppol-Zugangspunkt kann ohne größere Änderungen so skaliert werden, dass er den Dokumentenaustausch für eine große Anzahl von Kunden bewältigen kann.
Jeder Benutzer kann sich über eine API, eine Webschnittstelle oder eine direkte Verbindung zu seinem ERP-/Buchhaltungssystem mit dem Peppol-Zugangspunkt verbinden. Der Zugangspunkt übernimmt dann die Übertragung der Dokumente zum und vom Peppol-Netzwerk.
Was ist ein Peppol-Zugangspunktanbieter?
Peppol-Zugangspunktanbieter sind zertifizierte Organisationen oder Dienstleister, die einen Peppol-Zugangspunkt betreiben, über den eine Verbindung zum Peppol-Netzwerk hergestellt werden kann. Softwareunternehmen können mit einem Peppol-Zugangspunktanbieter zusammenarbeiten, um ihren eigenen Nutzern Peppol-Konnektivität bereitzustellen, anstatt einen eigenen Zugangspunkt aufbauen und warten zu müssen.
Ein Peppol-Zugangspunktanbieter
- hilft Unternehmen bei der Registrierung im Peppol-Netzwerk und der Beantragung ihrer eindeutigen ID
- stellt sicher, dass Dokumente sicher übertragen werden und den Peppol-Standards (einschließlich Syntax- und Formatierungsregeln) entsprechen
- überprüft die Identität von Absender und Empfänger, um Betrug und unbefugten Netzwerkzugriff zu verhindern
- bewältigt die Komplexität unterschiedlicher Systeme und gewährleistet die Interoperabilität
- übernimmt das Routing und stellt sicher, dass jedes Dokument den Access PointZugangspunkt des Empfängers korrekt erreicht
- wartet die Peppol-Access-PointZugangspunkt-Zertifizierung
Ist es besser, einen eigenen Peppol-Zugangspunkt aufzubauen oder einen Peppol-Zugangspunktanbieter zu nutzen?
Durch die Nutzung eines Access Point ProvidersZugangspunktanbieters kann ein Softwareunternehmen seinen Kunden alle Vorteile des Peppol-Zugangs bieten, ohne in die Entwicklung, Zertifizierung und Wartung des Access PointsZugangspunktes investieren zu müssen.
Der Aufbau und die Implementierung eines eigenen Peppol Access PointsZugangspunktes kann in mindestens drei Monaten erfolgendauert üblicherweise drei Monate, dauert jedoch in der Regel länger (plus ein weiteres Jahr für die Entwicklung einer konformen API).
Entwicklung und Einrichtung: Der Aufbau der Infrastruktur zur Unterstützung der Dokumentenaustauschprotokolle von Peppol erfordert
- das Verständnis der Peppol-Standards (z. B. E-Rechnungsformate wie UBL, das Vier-Ecken-Modell, Sicherheitsprotokolle)
- die Implementierung sicherer Dokumentenübertragungssysteme wie dem AS4-Messaging-Protokoll
Compliance und Zertifizierung: Durchführung eines Peppol-Zertifizierungsprozesses, um sicherzustellen, dass Ihr System alle technischen, sicherheitsrelevanten und betrieblichen Standards erfüllt. Dazu gehören die Beantragung der Zulassung, die Durchführung von Konformitätstests mit OpenPeppol und die Sicherstellung, dass alle Sicherheitsanforderungen erfüllt sind.
Laufende Wartung: Dazu gehören Software-Updates, die Einhaltung zukünftiger Peppol-Änderungen und die Gewährleistung einer 24/7-Verfügbarkeit gemäß dem 99,5 %-SLA von Peppol.
Im Vergleich dazu können Sie mit einem Peppol Access Point ProviderZugangspunktanbieter innerhalb weniger Wochen eine erweiterte API-Integration mit ERP-Systemen einrichten, während eine grundlegende Integration über ein Webportal innerhalb weniger Tage erfolgen kann. Sie müssen lediglich einen Anbieter auswählen, der Ihren Anforderungen entspricht.
So wählen Sie einen Peppol-Zugangspunktanbieter aus
Bei der Auswahl eines Peppol Zugangspunkt- bzw. Access Point (AP)-Anbieters müssen Softwareunternehmen mehrere Faktoren berücksichtigen, um einen effizienten, sicheren und konformen elektronischen Datenaustausch innerhalb des Peppol-Netzwerks zu gewährleisten.
Peppol-Zertifizierung und -Konformität
Der Anbieter muss von der Peppol-Behörde zertifiziert sein und über Änderungen bei Peppol, wie Aktualisierungen des Dokumentenformats, Sicherheitsprotokolle und länderspezifische Anforderungen, auf dem Laufenden bleiben. Dadurch wird sichergestellt, dass sie die Peppol-Konformität erfüllen, was Kompatibilität und Interoperabilität garantiert.
Geografische Abdeckung und lokale Anforderungen
Wenn ein Softwareunternehmen oder seine Kunden in mehreren Ländern tätig sind, muss der Peppol-Zugangspunktanbieter die grenzüberschreitende Rechnungsstellung und den Dokumentenaustausch mit obligatorischer elektronischer Rechnungsstellung unterstützen. Darüber hinaus müssen sie die lokalen gesetzlichen Anforderungen für Mehrwertsteuer oder elektronische Rechnungsstellung erfüllen.
Zuverlässigkeit und Verfügbarkeit der Dienste
Eine hohe Zuverlässigkeit ist für die Geschäftskontinuität von entscheidender Bedeutung, insbesondere bei hohen Transaktionsvolumina. Es ist wichtig, die Service Level Agreements (SLAs) des Anbieters auf Übereinstimmung mit den Peppol-Anforderungen zu überprüfen und sicherzustellen, dass er über eine zuverlässige Infrastruktur mit Failover-Mechanismen verfügt, um Ausfallzeiten im Falle technischer Probleme zu minimieren.
Integrationsmöglichkeiten
Der Peppol-Zugangspunktanbieter sollte robuste APIs anbieten, die sich leicht in die Lösungen des Softwareunternehmens integrieren lassen und mit verschiedenen Dokumententypen (z. B. Rechnungen, Einkäufe) und Kommunikationsprotokollen kompatibel sind. Prüfen Sie, ob der Anbieter flexible Integrationsoptionen bietet, mit denen sich die Software an verschiedene Geschäftsanforderungen anpassen lässt.
Sicherheit und Datenschutz
Der Anbieter muss starke Verschlüsselungsmethoden verwenden, um Daten sowohl während der Übertragung als auch im Ruhezustand zu schützen, und über angemessene Datensicherungs- und Wiederherstellungssysteme für den Fall von Verlust oder Beschädigung verfügen. Der Anbieter sollte internationale Sicherheitsstandards wie ISO einhalten und für Unternehmen, die in Europa tätig sind, die DSGVO einhalten.
Kostenstruktur
Prüfen Sie, wie kosteneffizient das Preismodell des Peppol-Zugangspunktanbieters für Ihr erwartetes Transaktionsvolumen und Ihr Budget ist. Einige Anbieter berechnen pro Dokument, während andere Abonnementmodelle anbieten. Achten Sie auf zusätzliche Kosten wie Einrichtungsgebühren, Supportgebühren oder Gebühren für die Integration neuer Formate oder Protokolle.
Support und Wartung
Der Peppol-Zugangspunktanbieter sollte einen reaktionsschnellen und kompetenten technischen Support bieten. Prüfen Sie, ob dieser rund um die Uhr verfügbar ist, insbesondere wenn Sie oder Ihre Kunden in verschiedenen Zeitzonen tätig sind. Prüfen Sie auch, ob er Sie bei der Einführung von Peppol unterstützt und Schulungen anbietet, um eine reibungslose Integration und effiziente Nutzung des Peppol-Netzwerks zu gewährleisten.
Skalierbarkeit und Zukunftssicherheit
Kann der Peppol-Zugangspunktanbieter mit Ihrem Unternehmen mitwachsen, um bei Bedarf steigende Transaktionsvolumina und Dokumententypen zu bewältigen? Ist er proaktiv bei der Einführung neuer Dienste, wie dem bevorstehenden Peppol BIS 4. und ViDA-Support, und der Integration neuer Technologien wie Blockchain oder künstlicher Intelligenz?
Peppol-Dokumententypen und -Funktionen
Prüfen Sie, welche Peppol-Dokumententypen (z. B. Rechnungen, Gutschriften) und -vVersionen der Anbieter unterstützt, falls es Einschränkungen gibt. Einige Anbieter bieten zusätzliche Dienste wie Dokumenten-Mapping und Archivierung an, die bei der Sicherstellung der Compliance und der Vereinfachung von Prozessen hilfreich sein können.
Warum ist Flowin der ideale Partner für den Peppol-Zugang und die Integration?
Flowin ist sowohl ein Peppol-Zugangspunktanbieter als auch eine API für die Integration mit ERP- und Buchhaltungssystemen. Damit ist es ein vollständig zertifizierter One-Stop-Shop für die Peppol-Integration und die Einhaltung der Vorschriften für die elektronische Rechnungsstellung, mit dem Softwareunternehmen zusammenarbeiten können, um alle Anforderungen ihrer Kunden zu erfüllen.
Die Abdeckung und Zertifizierung von Flowin entsprechen den EU-Spezifikationen und sind gleichzeitig DSGVO-zertifiziert und -konform mit der DSGVO.
Flowin erfüllt alle Anforderungen und Wünsche in Bezug auf Peppol-Zugang und -Integration und bietet eine gut dokumentierte, einfach zu implementierende API mit einem einzigartigen kosteneffizienten Preismodell.