E-facturatie is het uitwisselen van elektronische documenten in een gestructureerd dataformaat. Opgelet: het gaat hier niet over het sturen en ontvangen van digitale facturen (zoals pdf’s) via mail. Die zijn niet elektronisch leesbaar; je ze moet ze zelf bekijken en verwerken om ze in Accounts Payable (AP)-systemen in te voeren.
Bij e-facturatie zijn het net die AP-systemen die de data automatisch importeren en verwerken, zonder handmatige gegevensinvoer.
Essentiële data, zonder visuele weergave
Digitale facturen, of je die nu opmaakt als pdf, jpeg of Word-document, zijn eigenlijk papieren facturen in digitale vorm. Mensen (en geen tools) lezen ze, en vinden er alle essentiële info in een visuele lay-out. E-facturen delen deze essentiële info zónder visuele weergave (maar indien nodig kan dat).
De kracht van e-facturatie is de gestandaardiseerde manier waarop data feilloos van het systeem van de verkoper naar dat van de koper worden gestuurd. De Europese norm voor e-facturatie, EN16931, bepaalt de structuur van een e-factuur. De volledige EU-definitie vind je in de 2014/55/EU-richtlijn. Die is alleen van toepassing op b2b- en b2g-scenario’s, hoewel er ook e-facturatie voor b2c bestaat. Dat gebeurt meestal via QR-codes.
E-facturatie voor b2b: niks dan voordelen
Factuurfraude voorkomen
E-facturatie houdt fraudeurs op afstand en voorkomt ook dubbele betalingen door onbedoelde menselijke fouten. Om te e-factureren, moeten leveranciers voldoen aan strenge eisen en verificaties. Factureren vanuit valse accounts is daardoor compleet verleden tijd. Omdat de facturen via een beveiligde weg worden verstuurd, kunnen criminelen ze ook niet meer onderscheppen en aanpassen.
Lage foutmarge
Facturen van leveranciers worden automatisch ingevoerd in de AP-systemen van klanten. Handmatig gegevens inbrengen is quasi onbestaand, waardoor het risico op fouten aanzienlijk daalt.
Lagere kosten
Automatisering verlaagt de administratieve werklast en de bijbehorende kosten. Een e-factuur versturen, is een pak goedkoper dan het afdrukken, verwerken en verzenden van een papieren exemplaar.
Het beste archief is de cloud
E-facturen bewaar je in de cloud; het is een fluitje van een cent om ze te beheren, doorzoeken en te exporteren. Dit is vooral handig bij interne of externe audits.
Snelle verwerking
E-facturatie verkort het factuurverwerkingsproces, met een betere cashflow en meer efficiëntie als prettig gevolg.
Milieuvriendelijk
Geen papier, geen vervoer, geen belasting voor het milieu.
Wat is PEPPOL?
PEPPOL is een open e-delivery network dat niet alleen in de Europese Unie (EU) erg populair is, maar ook over de hele wereld. Zo’n e-delivery network heeft een gestandaardiseerde structuur, afgestemd op internationale business. Dat betekent dat de uitwisseling van elektronische documenten tussen twee systemen veilig en uniform gebeurt.
PEPPOL is conform de toekomstige Europese wetgeving rond b2b-e-facturatie voor zowel de publieke als de privésector en wordt gebruikt door veel overheden. Redenen daarvoor zijn de strenge technische vereisten, servicespecificaties en wetgeving. Die omvatten onder meer:
- de authenticatie van zakenpartners via hun ondernemingsnummer.
- het gebruik van Europese servers, dat naleving van EU-regelgeving mogelijk maakt.
Zo begin je als (software)bedrijf met e-facturatie
E-facturatie betekent dat je data uitwisselt via een goedgekeurd e-delivery network zoals PEPPOL. Er zijn vier verschillende manieren om toegang te krijgen.
Directe verbinding via een kant-en-klare e-facturatie-API
Dit is de eenvoudigste, snelste en meest kostenefficiënte weg naar wettelijke e-facturatie. Je kan rekenen op een naadloze integratie zonder dat je omgevingen moet (laten) aanpassen en onderhouden. Deze aanpak vermijdt onnodige tussenstappen en vergemakkelijkt het hele automatiseringsproces: minder (handmatig) werk, minder kans op fouten.
Via het access point van een softwarebedrijf
Softwarebedrijven kunnen een verbinding met PEPPOL en andere e-delivery networks voorzien door hun eigen gecertificeerd access point te ontwikkelen. Dit is interessant voor softwaredevelopers omdat ze dan niet afhankelijk zijn van systemen en beslissingen van derden. Ze bieden hun klanten wel alle wettelijke en praktische voordelen die nodig zijn om veilig zaken te doen.
Maar het ontwikkelen van zo’n access point is een intensief gebeuren dat gemakkelijk een jaar duurt. Het vereist een stevige financiële investering en uitgebreide technische middelen. Eenmaal in gebruik zijn een toegewijde klantendienst en continu updaten broodnodig.
Integratie met een extern e-facturatieplatform
Als je een bestaand e-facturatieplatform gebruikt, heb je meteen de juiste features binnen handbereik om te e-factureren. Snel en gemakkelijk. De implementatie is eenvoudig omdat een aparte omgeving niet nodig is. Zo’n platform kan verbinding maken met meerdere e-delivery networks.
Maar er is een keerzijde aan de medaille. Gebruikers moeten telkens switchen tussen twee afzonderlijke platformen: één voor standaard ERP- of CRM-activiteiten en een ander voor e-facturatie. Dat is een rem op de workflow en de productiviteit. Voor data die naadloos integreren, heb je meestal op maat gemaakte API-verbindingen nodig. Zonder kan zo’n integratie voor fouten in de data zorgen.
Utilisation of a document service provider
Document Service Providers zorgen ervoor dat bedrijven elk soort factuur (inclusief de papieren versie) via e-facturatie kunnen verwerken. Zij zetten data om waar nodig en sturen alles door via een van de e-delivery networks. Ze kunnen printen, archiveren, bewaren, bestanden converteren en rapporteren via meerdere kanalen.
Zo’n multifunctionele, all-in-one-oplossing is ideaal voor grote bedrijven die hun facturen liefst als een plat bestand willen. De vele features ervan maken de oplossing aantrekkelijk. Maar als een klant echt alleen op zoek is naar een manier om eenvoudig en wettelijk te e-factureren, zijn die ongebruikte extra functies een nutteloze kost.
Maak kennis met de e-facturatie-API
Een e-facturatie-API – Application Programming Interface – staat voor een reeks regels die verschillende applicaties toelaten om met elkaar te communiceren. De tool zorgt voor de uitwisseling van facturen tussen het ERP- en CRM-systeem (dat verstuurt) en de boekhoudsoftware (die ontvangt) via een e-delivery network. Een extern(e) partij of platform is daarbij niet nodig.
Als je zo’n API gebruikt om verbinding te maken via een goedgekeurd e-delivery network zoals PEPPOL, vergemakkelijkt dat het naleven van (toekomstige) overheidsmandaten (ook diegene die integratie met systemen van de belastingdienst vereisen).
Zijn e-facturatie-API’s veilig?
E-facturatie-API’s zijn speciaal ontworpen om veiligheid en beveiliging bij facturatie- en betalingstransacties te waarborgen. Ze beschermen relevante data tegen ongeoorloofde toegang, manipulatie of fraude.
De kwaliteit van die API’s varieert, afhankelijk van de provider die ze bouwt en onderhoudt. De veiligste versies voorzien strenge authenticatie, verificatie en andere beveiligingsmaatregelen, inclusief SSL- en TLS-encryptie en OAuth voor autorisatie. Ze worden regelmatig onderworpen aan beveiligingsaudits.
Een veilige e-facturatie-API is conform de regelgeving in landen waar e-facturatie verplicht is, en heeft voldoende firewall- en back-upmogelijkheden.
Wat zegt de wet over e-facturatie?
Ruim een decennium na de oprichting van open e-delivery networks wordt e-facturatie verplicht in veel landen. De overheid ziet in dat e-facturatie het verlies aan inkomsten door belastingontduiking aanzienlijk vermindert. De toekomstige mandaten vereisen voorlopig nog geen integratie met de systemen van de belastingdienst, dat is iets voor later.
Hoewel de wet op verschillende tijdstippen van kracht wordt en verschillende vereisten heeft, krijgen b2g-transacties voorrang. E-facturatie is in veel gevallen al verplicht.
De verplichte e-facturatie voor b2b wordt momenteel geïmplementeerd; voorlopig zijn er nog geen concrete plannen om dat ook voor b2c-transacties te doen.
De verschillende tijdlijnen per land weerspiegelen het verschil in vordering en complexiteit van e-facturatie, landspecifieke voorschriften, marktpenetratie en technologische infrastructuur.
In 2018 werd in Europa de e-facturatierichtlijn 2014/55/EU geïmplementeerd. Dat betekent dat alle overheidsdiensten in de Europese Unie (EU) aan de Europese regelgeving voor e-facturatie moeten voldoen. Zo verkleinen eventuele handelsbarrières als gevolg van verschillende nationale wetten en technische normen.
Gedetailleerde info over verplichte b2b-e-facturatie per Europees land vind je hier. De tijdlijnen wijzigen continu, dus check altijd of de info up-to-date is.