- Qu’est-ce que la facturation électronique ?
- Quels sont les avantages de l’e-facturation pour les entreprises B2B ?
- Qu’est-ce que PEPPOL ?
- Options d’e-facturation : comment les entreprises et les éditeurs de logiciels peuvent-ils se mettre en marche ?
- Qu’est-ce qu’une API de facturation électronique ?
- Les API de facturation électronique sont-elles sûres ?
- Législation entourant la facturation électronique
Qu’est-ce que la facturation électronique ?
L’e-facturation (soit la facturation électronique en abrégé) désigne un processus de facturation réalisé par l’échange de documents électroniques dans un format de données structuré.
L’e-facturation ne doit pas être confondue avec l’envoi de factures numériques, comme des PDF, par e-mail. En effet, les factures numériques ne sont pas lisibles par les machines et nécessitent une visualisation et un traitement manuel pour les encoder dans les systèmes de comptabilité fournisseurs (Accounts Payable – AP). Avec la facturation électronique, les données sont automatiquement importées et traitées par ces systèmes, sans aucun traitement manuel.
Les données essentielles, sans présentation visuelle
Les factures numériques, qu’elles soient émises au format PDF, jpeg, Word ou tout autre type de fichier électronique, sont essentiellement des factures papier au format numérique. Elles sont principalement conçues pour être lues par des humains et affichent toutes les informations essentielles de facturation, telles que les montants, les descriptions, les numéros de référence et les quantités, dans une présentation visuelle. En revanche, les factures électroniques partagent ces mêmes informations essentielles sans aucune présentation visuelle, bien que cela puisse être le cas si nécessaire.
La clé de la facturation électronique réside dans sa structure standardisée qui transfère les données de manière transparente du système du vendeur à celui de l’acheteur. La norme européenne sur la facturation électronique (EN16931) définit la structure d’une facture électronique et la définition complète de l’UE de la facturation électronique peut être trouvée dans la Directive 2014/55/UE. Cette définition de l’UE de la facturation électronique s’applique uniquement aux scénarios B2B et B2G, bien qu’une forme de facturation électronique B2C, généralement exécutée via des codes QR, existe également.
Quels sont les avantages de l’e-facturation pour les entreprises B2B ?
La facturation électronique B2B présente de nombreux avantages pour les entreprises.
Prévention de la fraude à la facturation
L’e-facturation ferme la porte à ceux qui cherchent à commettre une fraude à la facturation, tout en évitant les paiements versés en trop dus à une erreur humaine involontaire.
Pour envoyer des factures électroniques, les fournisseurs doivent satisfaire à des exigences et vérifications strictes. Cela rend impossible aux fraudeurs d’émettre des factures à partir de comptes frauduleux.
De plus, étant donné que les factures électroniques transitent du vendeur vers l’acheteur via un canal sécurisé, il est impossible pour les fraudeurs de les intercepter et de les manipuler. Il n’y a également aucun moyen pour de fausses factures de se joindre à l’envoi.
Découvrez-en plus : Piratez les codes de la fraude
Risque d’erreur moindre
Avec l’e-facturation, les demandes de paiement des fournisseurs sont automatiquement saisies dans les systèmes AP des acheteurs, avec un minimum d’encodage manuel à réaliser dans le chef du destinataire. Cela réduit considérablement le risque d’erreurs.
Coûts inférieurs
L’automatisation réduit la charge administrative et les coûts associés. L’envoi d’une facture électronique est moins cher que l’impression, le traitement et l’envoi d’une facture papier.
Facilité d’accès et de gestion
Les factures électroniques peuvent être stockées dans des systèmes basés sur le cloud, ce qui les rend faciles à gérer, à rechercher et à récupérer. Une fonctionnalité particulièrement pratique pour les audits internes ou externes.
Traitement plus rapide
La facturation électronique peut considérablement raccourcir le cycle de traitement des factures, améliorant ainsi la gestion de la trésorerie et la productivité.
Plus respectueux de l’environnement
La facturation électronique n’utilise pas de papier et n’entraîne pas d’émissions liées à la livraison physique.
Qu’est-ce que PEPPOL ?
PEPPOL est un réseau de livraison électronique ouvert largement adopté à travers l’Union européenne (UE) et dans le monde entier. Les réseaux de livraison électronique ouverts fournissent une infrastructure et des normes communes pour les marchés transfrontaliers. En tant que tel, ils permettent l’échange sécurisé et standardisé de documents électroniques, y compris les factures électroniques, d’un système à un autre.
PEPPOL est approuvé pour les futures directives européennes entourant la facturation électronique B2B qui s’appliquent tant au secteur public qu’au secteur privé, et est utilisé par de nombreux gouvernements. Cela est dû à ses normes techniques exigeantes, spécifications de service et réglementations, qui comprennent :
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Une exigence typique pour que les partenaires commerciaux soient authentifiés via leurs numéros d’entreprise
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L’utilisation de serveurs européens, ce qui permet de se conformer aux directives de l’UE
Ces attributs ont contribué à faire de PEPPOL le réseau de livraison électronique le plus populaire et le plus fiable au monde pour la facturation électronique.
Options d’e-facturation : comment les entreprises et les éditeurs de logiciels peuvent-ils se mettre en marche ?
La facturation électronique repose sur l’échange de données via un réseau de livraison électronique approuvé, tel que PEPPOL. Il existe quatre façons différentes pour les entreprises d’y parvenir :
- connexion directe via une API de facturation électronique prête à l’emploi
- connexion via le point d’accès d’un éditeur de logiciels
- intégration avec une plateforme de facturation électronique tierce
- utilisation d’un fournisseur de services de documents
Connexion directe via une API de facturation électronique prête à l’emploi
Se connecter directement à un réseau de livraison électronique via une API de facturation électronique prête à l’emploi est le moyen le plus simple, le plus rapide et souvent le plus rentable pour accéder à une facturation électronique conforme.
Cela permet une intégration transparente, sans que les éditeurs de logiciels aient à créer et à maintenir des environnements créés sur mesure.
La facturation électronique directe via une connexion API évite de passer par des solutions intermédiaires et facilite l’automatisation complète des processus, ce qui signifie moins de travail pour le personnel de l’entreprise et moins de risques d’erreur humaine.
Connexion via le point d’accès d’un éditeur de logiciels
Les éditeurs de logiciels peuvent fournir une connectivité à PEPPOL et à d’autres réseaux de livraison électronique en développant leur propre point d’accès certifié. Cela peut être attrayant pour les développeurs de logiciels, car cela évite de dépendre de la conception et des décisions de tiers, tout en fournissant tous les avantages de conformité et pratiques dont les clients professionnels ont besoin.
Cependant, la création d’un point d’accès certifié à un réseau de livraison électronique est un projet de longue haleine qui peut prendre jusqu’à 12 mois. Cela nécessite un investissement financier substantiel, des ressources techniques importantes, un support client dédié et une mise à jour permanente une fois mis en service.
Intégration avec une plateforme de facturation électronique tierce
L’utilisation d’une plateforme de facturation électronique tierce existante peut être un moyen rapide et facile d’obtenir des fonctionnalités de facturation électronique. La configuration est simple, car il n’est pas nécessaire de créer de nouvel environnement dédié, et ces plateformes peuvent se connecter à plusieurs réseaux de livraison électronique.
L’inconvénient de cette approche est qu’elle entraîne une expérience fragmentée, car les utilisateurs doivent jongler entre deux plates-formes distinctes – l’une pour les activités ERP ou CRM standard et l’autre pour la facturation électronique – ce qui peut perturber le flux de travail et réduire la productivité. La réalisation de l’intégration nécessaire nécessite souvent le développement de connexions API sur mesure, et tout dysfonctionnement dans cette intégration pourrait entraîner des problèmes de données.
Utilisation d’un fournisseur de services de documents
Les fournisseurs de services de documents permettent aux entreprises de traiter tout format de facture (y compris les factures papier) via la facturation électronique, en gérant toutes les conversions nécessaires et en les transmettant à travers l’un des réseaux de livraison électronique. En plus de cela, ils effectuent également l’impression, l’archivage, le stockage, la conversion de fichiers et la génération de rapports multi-canaux.
Cette solution multi-fonctionnelle, tout-en-un, est idéale pour les entreprises qui souhaitent obtenir leurs factures sous forme de fichier plat et peuvent utiliser la large gamme de services inclus dans les packages des fournisseurs de services de documents. Mais si le seul objectif est de se conformer à la facturation électronique, cela est inutilement complexe et coûteux car les clients finissent invariablement par payer pour des fonctionnalités qu’ils n’utiliseront pas.
Découvrez-en plus: via Les options de facturation électronique B2B expliquées
Qu’est-ce qu’une API de facturation électronique ?
Comme son nom complet – interface de programmation d’applications – l’indique, une API est un ensemble de règles qui permettent à différentes applications de communiquer entre elles.
Une API de facturation électronique prend en charge l’échange de factures entre les logiciels ERP/CRM (émetteur) et comptable (récepteur) via un réseau de livraison électronique, sans avoir à passer par un tiers ou une plateforme externe. Lorsqu’elle est utilisée pour se connecter via un réseau de livraison électronique approuvé, tel que PEPPOL, une API de facturation électronique simplifie la conformité aux directives gouvernementales (à venir), y compris celles qui exigent l’intégration des systèmes de l’administration fiscale.
Découvrez-en plus : via Comment choisir la bonne API d’e-facturation
Les API de facturation électronique sont-elles sûres ?
Les API de facturation électronique sont spécifiquement conçues pour garantir la sécurité autour des transactions de facturation et de paiement en protégeant toutes les données pertinentes contre l’accès non autorisé, la manipulation ou la fraude.
Cependant, la qualité des API de facturation électronique peut varier en fonction du fournisseur qui les développe et les maintient. Les API de facturation électronique les plus sûres intègrent une authentification et une vérification robuste, une vérification et d’autres mesures de sécurité, y compris le cryptage SSL/TLS, OAuth pour l’autorisation, et sont soumises à des audits de sécurité réguliers. Une API de facturation électronique sûre respectera également les normes et réglementations pertinentes dans les pays où la facturation électronique est obligatoire, et disposera de capacités de pare-feu et de sauvegarde suffisantes.
Législation entourant la facturation électronique
Un peu plus d’une décennie après la création de canaux de livraison électronique ouverts tels que PEPPOL, rendant ainsi la facturation électronique accessible à tous, la facturation électronique devient obligatoire dans de nombreux pays. Cette évolution est largement motivée par la reconnaissance des gouvernements selon laquelle la facturation électronique peut réduire considérablement le montant des revenus perdus en raison de la fraude fiscale. Les directives imminentes, cependant, n’exigent pas encore d’intégration avec les autorités fiscales. Cela sera introduit ultérieurement.
Alors que la législation entre en vigueur à des moments différents, avec des exigences variables, les transactions B2G sont priorisées et la facturation électronique est déjà obligatoire dans de nombreux cas. La facturation électronique obligatoire pour les transactions B2B est actuellement en cours de déploiement, mais il n’y a pas encore de plans en ce qui concerne les transactions B2C.
Les agendas des différents pays reflètent les niveaux de maturité et de complexité différents de la facturation électronique, les réglementations spécifiques à chaque pays, la pénétration du marché et l’infrastructure technologique.
En Europe, la directive 2014/55/UE sur la facturation électronique a été mise en œuvre en 2018. Elle exige que toutes les administrations publiques de l’Union européenne (UE) se conforment à la norme européenne sur la facturation électronique, afin de réduire les obstacles commerciaux découlant de différentes exigences légales nationales et normes techniques.
Des détails pays par pays sur la facturation électronique B2B obligatoire dans toute l’Europe peuvent être trouvés ici. Cependant, ces délais sont constamment révisés, il est donc recommandé de vérifier régulièrement les informations pour qu’elles soient à jour.