ViDA voor EU-bedrijven: essentiële bedenkingen en acties om wettelijke naleving te garanderen

Eind 2022 introduceerde de Europese Commissie een reeks maatregelen om het btw-systeem in de EU te stroomlijnen. De reden hiervoor was het enorme bedrag aan btw-inkomsten dat de lidstaten jaarlijks misliepen (en -lopen). In 2020 was dat gezamenlijk 99 miljard euro. Naar schatting was ongeveer een kwart van dat verlies te wijten aan btw-fraude bij cross-borderhandel binnen de EU.

De voorgestelde oplossing hiervoor is ViDA – VAT In the Digital Age, oftewel: Btw In het Digitale Tijdperk. De wet wil EU-landen helpen om de door fraude misgelopen 18 miljard euro aan btw terug te vorderen. Daarnaast wil ViDA de fiscale administratie vereenvoudigen voor bedrijven die in het buitenland actief zijn.

Op 26 september 2024 organiseerden Finextra en Flowin samen een webinar om de impact van ViDA op bedrijven te bespreken, als voorbereiding op de invoering ervan.

Het panel

• Paul Simons – e-facturatie adviseur en Peppol Post Award Community Leader, Flowin
• Nazar Paradivskyy – vicepresident regelgeving, Pagero, leider van de CTC-werkgroep – OpenPeppol, lid PPCWG – GENA
• Anna Nordén – senior manager regelgeving, Sovos
• Scott Hamilton (moderator) – wereldwijd expert op het gebied van betalingen en liquiditeit, hoofdredacteur – Finextra
  
  

ViDA: definitie en implementatie

ViDA verplicht voor cross-bordertransacties e-facturen die overeenstemmen met de Europese norm EN 16931. Daar hoort een digitale rapportageplicht bij. Dat betekent dat btw-gegevens in realtime automatisch aan de relevante belastingdiensten worden overgemaakt.

Initieel stond de ViDA-implementatie voor alle cross-bordertransacties binnen de EU gepland tegen 2030. Of dit concreet wordt, hangt af van de goedkeuring van de 27 lidstaten; zij geven al dan niet groen licht tijdens de Ecofin-bijeenkomst in november 2024.

Het webinar-panel benadrukte dat elk EU-land – zodra ViDA is goedgekeurd en er aan alle formaliteiten is voldaan – individueel kan beslissen om e-facturatie meteen nationaal te verplichten.

Tot nu toe moesten landen toestemming vragen aan de Europese Commissie – als een afwijking op de bestaande richtlijn  – om nationale mandaten te kunnen bekrachtigen.
België, Italië, Frankrijk en Duitsland implementeerden al hun eigen wetgeving om e-factureren te verplichten voor b2g- en/of b2b-transacties. Zodra ViDA is goedgekeurd, kunnen de 24 andere lidstaten ervoor kiezen dit ook te doen.

Anna: “Mensen pinnen zich vast op 2030, maar dat is geen goed idee. Zodra ViDA groen licht krijgt, moeten lidstaten geen uitzondering meer aanvragen om een b2b-mandaat in hun land in te voeren. Het duurt misschien nog wel zes maanden, maar zeker geen zes jaar meer voor dit alles realiteit wordt. Het is daarom belangrijk om je nu al goed voor te bereiden.”

Nazar: “Het positieve nieuws is dat die nieuwe situatie niet onmiddellijk van start gaat daags na de goedkeuring; de regeringen moeten zich immers ook voorbereiden. Ze moeten de ViDA-richtlijn omzetten in een nationale wet. Dit creëert kansen voor bedrijven die er op tijd aandacht aan besteden.”

Paul: “In 2014 verplichtte Richtlijn 2014/55 overheidsinstanties om e-facturen te accepteren die voldoen aan dezelfde Europese norm die voor ViDA zal worden gebruikt. Bedrijven die factureren aan de overheid doen dit dus al volgens de ViDA-richtlijn en hebben een voorsprong.”

Scott concludeerde: “Bedrijven moeten onthouden dat ze niet te veel moeten focussen op die precieze ViDA-datum, maar wél op de voorbereiding van het nieuwe tijdperk. Dan zijn ze up and running zodra de wet een feit wordt.”

Voorbereiding op ViDA impliceert meerdere taken en cohesie tussen alle betrokkenen

Paul benadrukte dat factureren conform de ViDA-wet veel aspecten van de bedrijfsvoering raakt, zowel intern als extern. “E-facturen zijn niet alleen documenten die wettelijk in orde moeten zijn. Ze vertegenwoordigen een proces dat door meerdere afdelingen van een organisatie loopt. Alle neuzen moeten in dezelfde richting staan, en dat kost tijd.”

“De overstap zal minder afschrikwekkend zijn voor grote bedrijven die e-facturatie al hebben omarmd. Maar voor kmo’s die nog altijd met Word en Excel werken en/of zelfs papieren facturen sturen, begint een onbekend proces. Daar komt nieuwe software bij kijken, en aanpassingen aan het gebruik ervan. Intern moeten ze ervoor zorgen dat documentstromen niet stilvallen. Veel workflows voor e-facturatie accepteren alleen pdf-bestanden, wat vervelend is als je xml-bestanden gebruikt.”

“Het is essentieel dat alle betrokkenen – zowel interne werknemers als klanten, leveranciers en boekhouders – op één lijn zitten en weten hoe ze dit nieuwe administratieve proces moeten aanpakken. Er zijn accountants die software aanbevelen die compatibel is met hun systemen en de import van documenten en communicatie met hun klanten automatiseert. Maar je mag niet vergeten dat er ook facturen vertrekken naar de bank of factoringmaatschappijen.”

Anna uitte haar bezorgdheid over de voorbereiding door grote bedrijven. “De meeste van hen factureren al elektronisch, maar ViDA vereist een heel andere vorm van controle over interne processen en datakwaliteit. Omdat er veel afdelingen bij betrokken (moeten) zijn, wordt het geheel nogal complex en dat vertraagt de vooruitgang.”

“Het is belangrijk om op tijd te beginnen. Te lang met de voorbereiding wachten, leidt maar al te vaak tot overhaaste beslissingen bij het kiezen van dienstverleners. En dat is nooit goed.”

Anna verwacht wel dat de overstap naar e-facturatie minder rompslomp zal betekenen voor kmo’s; die kunnen sneller iemand vinden die hen op een relatief eenvoudige en kostenefficiënte manier helpt, gewoon al omdat hun interne processen minder ingewikkeld zijn.

Voorbereiding op verplichte e-facturatie: hoever staan bedrijven al?

De deelnemers van het webinar kregen de vraag om de stand van zaken van hun voorbereiding in kaart te brengen. Dit vertelden de resultaten:

• 50 % is net met de voorbereidingen begonnen
• 50% is ermee bezig
• 0% is volledig voorbereid

( Nog niet begonnen of vergevorderde voorbereiding waren geen keuzemogelijkheden.)

Paul zei dat de resultaten in lijn waren met zijn verwachtingen. “Ik had graag meer bedrijven volledig voorbereid gezien, maar het verbaast me niet dat de score 0% is; ViDA lijkt nog ver weg voor vele ondernemers. Maar het is goed dat de meesten er toch mee bezig zijn. Alles is beter dan er pas volgend jaar werk van te maken.”

Nazar had een andere mening. “Ik ben eigenlijk blij dat niemand volledig voorbereid is, want dat zou kunnen wijzen op een vals gevoel van veiligheid. E-facturatie is een proces dat voortdurend in beweging is, net als het bedrijfsleven zelf. Processen blijven evolueren als reactie op veranderingen in de markt.”

Binnenlandse versus cross-border-e-facturatie in het ViDA-tijdperk

ViDA geeft elk EU-land de mogelijkheid om – naast de cross-borderwet – een eigen nationale e-facturatie- en digitale rapportageplicht in te voeren. Dat betekent dat bedrijven die alleen business in eigen land doen, er evenveel aandacht aan moeten besteden. “Zijn er dan twee verschillende systemen nodig om aan beide wetten te voldoen?”, vroeg een webinardeelnemer zich af.

Paul: “In sommige landen kan een nationaal platform verplicht zijn, in andere gewoon niet. We zagen enkele voorbeelden bij belastingdiensten, en: goed nieuws, want ze zijn van plan om de digitale rapportageplicht voor zowel nationale als intracommunautaire transacties gelijk te stellen. Dat betekent dat 2 systemen niet nodig zijn. Dus ook al factureer je op een andere manier over de grens, toch zullen softwareleveranciers ervoor zorgen dat dit kan. Zeker zijn we voorlopig nog niet van dit alles, maar alles wijst in die richting. Sowieso is het Peppol-netwerk een oplossing om mogelijke kloven te dichten.”

Scott: “Het motto dat ik vaak hoor is: “Werk volgens de regels, en wees flexibel bij uitzonderingen.” En niet omgekeerd. Oké, je moet misschien af en toe dealen met uitzonderlijke situaties om te voldoen aan de wet, maar over het algemeen mag dat geen grote problemen opleveren.”

Nazar zag de dingen toch even anders.

Nazar: “Ik vermoed dat heel wat lidstaten een verschillende manier van verplicht digitaal rapporteren hebben, zeker qua inhoud. Daarmee bedoel ik: de belastingdiensten zullen telkens andere vereisten hebben.”

Zo kies je de beste partner om aan de ViDA-wet te voldoen

Nieuwe wetten, nieuwe IT-leveranciers. We steken hierover ons licht op bij Paul.

Paul: “Betrouwbaar en duurzaam: dat zijn de codewoorden. Naast commercieel en financieel krachtig op korte termijn, moet je er zeker van zijn dat je leverancier er ook morgen nog is. Je hebt continu support nodig om compliant te blijven, dus een verwittigd man …” 

Nazar benadrukte het belang van een goeie voorbereiding voordat je potentiële softwareleveranciers benadert.

Nazar: “Het proces verloopt veel vlotter als een bedrijf al precies weet wat hun vereisten zijn en waarop ze moeten focussen. Welke landen moeten worden gedekt? Wat is ons back-endsysteem? Waar staan onze gegevens? Welke teams moeten dagelijks met het nieuwe systeem werken? Met alleen: “Hey, we hebben een e-facturatieoplossing nodig. Kunnen we morgen beginnen?”, kom je niet ver.“

“Persoonlijk zou ik mikken op een softwarepartner die vertrouwd is met e-facturatie, en die weg weet met de digitale rapportageplicht zodra die nodig is. Zo zit je sneller op de digitale weg en profiteer je eerder van de bijbehorende voordelen. Hoe ViDA en de digitale rapportageplicht er uiteindelijk in de praktijk uitzien en of het nu gaat om intracommunautaire of binnenlandse transacties: de relevante gegevens zullen alleen de gegevens zijn die op een factuur staan. Zoek dus geen aparte oplossingen voor e-facturatie en digitale rapportageplicht; zoek een partner die je systeem afstemt op beide.”

E-facturatie implementeren: waar zit de grootste challenge?

Na een tweede rondvraag bij de webinardeelnemers kwamen volgende resultaten aan het licht:

• Integreren met bestaande systemen: 63%
• De juiste e-facturatieleverancier kiezen: 25%
• Regelgeving begrijpen: 13%

De panelleden gaven eerder al aan dat de ViDA-regelgeving moeilijk te begrijpen is. Ze waren dus best wel verrast dat amper 13% van de ondervraagden dit als hun grootste uitdaging beschouwde.

Anna hoopte dat dit betekende dat bedrijven goed mee zijn met het e-facturatiegegeven, of dat ze samenwerken met leveranciers die thuis zijn in de materie. Het alternatieve scenario zou kunnen zijn dat bedrijven zich niet bewust zijn van de e-complexiteit. Paul, die het minst verrast was, zag het anders; hij was er vrij zeker van dat het gebrek aan bezorgdheid te wijten was aan het vertrouwen in (de kennis van) leveranciers. 

Over de angst rond integreren met bestaande systemen, vroeg Anna zich af: “Bedoelen ze hier de effectieve operationele integratie via een leverancier, of eerder het afstemmen van interne ERP-systemen?” Paul vermoedde het laatste, omdat middelgrote tot grote organisaties met veel vaste workflows heel wat aanpassingen moeten doen om aan de ViDA-vereisten te voldoen.

Standaardisatie en interoperabiliteit: is Peppol de sleutel?

Paul kreeg de vraag of het Peppol-e-delivery network uniformiteit zou kunnen toevoegen aan de ViDA-wet. “We hopen dat veel landen voor Peppol kiezen om ViDA-conform te zijn. Dat zou niet alleen de e-factuurinhoud standaardiseren, maar ook de manier waarop we e-facturen verzenden en ontvangen, én het netwerk dat we gebruiken om dat veilig en betrouwbaar te doen.”

“Op dit moment verplicht ViDA het gebruik van Peppol niet. Velen wilden dit wel, maar een consensus vinden tussen 27 landen met allemaal verschillende noden is niet eenvoudig. We verwachten wel dat er op termijn ten minste een akkoord is om Peppol als optie te hebben. Misschien blijft de deur open voor andere nationale platforms, maar dan wel met Peppol als mogelijkheid in de systemen van iedereen.” 

“Vergelijk deze situatie met de introductie van mobiele telefoons destijds. Bepaalde providers dachten toen dat ze hun systeem wereldwijd konden verplichten. Maar de realiteit bewees hun ongelijk; de markt koos voor een internationaal netwerk omdat dat gemakkelijker was en geen mensen uitsloot wiens telefoon niet van een specifieke telefoonmaatschappij was.” 

“Interessant om weten: landen buiten Europa zoals Maleisië, Singapore, Australië, Nieuw-Zeeland en Japan kozen al voor Peppol. Ze zien de voordelen van één systeem voor zowel nationale als internationale transacties. Daarom geloof ik sterk dat gezond verstand uiteindelijk zal zegevieren en we één manier van werken zullen hanteren (ook al kan het nog even duren voor we zover zijn).” 

Nazar ging verder in op de vergelijking met mobiele telefoons en bracht interoperabiliteit ter sprake. “Tussen mijn smartphone en mijn laptop heb ik zeven verschillende applicaties om met mensen te communiceren. Facebook Messenger, WhatsApp, Skype, Telegram … noem maar op. Ze werken allemaal, maar er is geen interoperabiliteit tussen hen. Elke app bestaat gewoon op zichzelf.” 

“Dit is precies de situatie die je wilt vermijden bij het initiëren van e-facturatie. Eigenlijk zou je gewoon één applicatie moeten hebben, dus één e-facturatieprovider. En die moet dan interoperabel zijn met alle andere e-facturatieproviders,  zodat je niet in zes verschillende interfaces hoeft te werken en zes verschillende providers hoeft te betalen. Je hebt één e-facturatieprovider nodig die openstaat om data te verzenden en te ontvangen van andere systemen. En Peppol is daar erg goed in. Het is niet de enige interoperabele standaard, maar wel verreweg de meest dominante van vandaag.”

“Bij het zoeken naar een leverancier, moeten organisaties eigenlijk werken met een checklist om te zien hoe interoperabel een provider is. Heeft ie Peppol? Of Xena? Heeft hij bilaterale interoperabiliteitsovereenkomsten met andere providers in landen die Peppol nog niet hebben geadopteerd? Wat nodig is, is één feilloze interface.”

Voorbereiding op ViDA: zo begin je eraan

Vooraleer het webinar te beëindigen, vroeg Scott nog aan het panel waar ze nu – de ViDA-voorbereiding indachtig – de nadruk op zouden leggen bij het maken van keuzes rond e-facturatie en beslissingen over systeemtransformatie. 

Anna: “Als ik een redelijk groot bedrijf of multinational leidde? Dan zou ik eerst mijn interne processen optimaliseren en alle relevante personen betrekken bij de veranderingen. Voorts lijkt het me zeer belangrijk om de juiste leverancier te zoeken die aan mijn behoeften voldoet: features, beveiliging en continue compliance. Het is niet genoeg om alleen een momentopname te beoordelen; de regelgeving moet worden geïmplementeerd als functionele vereiste. Maar compliance evolueert en wetten veranderen. Je hebt een leverancier nodig die zijn diensten voortdurend monitort en bijwerkt om op  lange termijn compliant te blijven.” 

Nazar: “Ik kan alleen maar bevestigen wat Anna zegt. Doe je huiswerk, detecteer je noden en informeer ál je betrokkenen. Richt je op een oplossing die aan zoveel mogelijk van je vereisten tegemoetkomt, zowel op zakelijk als op wettelijk vlak. Je wil niet eindigen met vijftien verschillende applicaties. Je wil er maar één, zodat het proces voor iedereen soepel verloopt. Koop niet het moderne equivalent van een BlackBerry. We weten allemaal hoe dat verhaal eindigde.” 

Paul: “Ik sluit me aan bij Anna en Nazar. Doe je huiswerk, dit is echt belangrijk. Als dingen niet vlot verlopen, komt je bedrijf in gevaar. Dus begin vandaag met voorbereiden, niet morgen. Zoals we al meerdere keren zeiden: het zal enige tijd kosten om dit te doen en om vertrouwd te raken met de nieuwe manier van werken.” 

De volledige webinar bekijken?

Dat kan hier. Experts bespreken de belangrijkste overwegingen en acties die nodig zijn om ViDA-belastingnaleving te bereiken door middel van e-facturatie en digitale rapportageverplichtingen (DRR).