Cette interview a été initialement publiée sur Finextra en collaboration avec Jurgen Soetaert, fondateur de Digicrowd et expert en facturation électronique chez Flowin.
En Europe, toute personne impliquée dans la facturation et la TVA aura entendu parler de la proposition de l’UE sur la TVA à l’ère numérique (ViDA), qui échoue à trouver un accord entre les États membres depuis deux ans. Conçue pour rationaliser la TVA dans l’ensemble de l’Union européenne, les États membres ne sont toujours pas parvenus à se mettre d’accord sur la proposition ViDA lors du dernier vote en juin 2024.
Beaucoup de confusion et d’incertitude subsistent quant à la compréhension de la législation. En outre, différents États membres adoptent des approches différentes pour se préparer aux échéances, ce qui ajoute une couche de complexité supplémentaire à une situation déjà très compliquée.
Pourtant, la mise en conformité avec le programme ViDA – si elle est abordée de manière globale – offre bien plus d’avantages et de valeur ajoutée que le simple fait de cocher une case obligatoire. Afin d’aider chacun à y voir un peu plus clair, Finextra s’est plongé dans les méandres du programme ViDA. Cet article vise donc à clarifier les changements à venir dans l’UE, mais aussi à expliquer aux entreprises ce que l’on attend de leur part, et surtout, à leur présenter ce qu’elles doivent faire pour se mettre en conformité.
Qu’est-ce que le programme ViDA et pourquoi se fait-il tant attendre ?
Présenté à l’origine par la Commission européenne le 8 décembre 2022, le programme ViDA a été proposé afin de moderniser le système de TVA de l’UE et d’améliorer sa résilience face à la fraude. Pour ce faire, le programme ViDA s’appuie sur trois piliers :
- Exigences en matière de facturation électronique : exigences en matière de rapports numériques visant à normaliser les informations soumises.
- Économie des plateformes : règles et réglementations pour le traitement de la TVA dans l’économie des plateformes afin de garantir des conditions de concurrence équitables et égales par rapport aux secteurs traditionnels.
- Enregistrement unique de la TVA dans l’UE : réduire la charge que représente pour les entreprises l’obligation de s’enregistrer dans plusieurs États membres en leur attribuant un numéro de TVA unique.
Alors que les piliers 1 et 3 ont déjà fait l’objet d’un accord entre les États membres, c’est le pilier 2 (l’économie des plateformes) qui continue d’échapper à tout accord politique. Lors du dernier vote en juin, l’Estonie a continué de mettre son veto à la proposition, craignant que la définition actuelle nuise à la neutralité et affecte négativement les petits prestataires qui se trouvent en dessous du seuil d’enregistrement de la TVA.
Pour encore compliquer les choses, la présidence tournante du Conseil de l’UE a été transférée de la Belgique à la Hongrie en juillet, ce qui signifie qu’il n’y aura aucune possibilité de poursuivre les discussions au sein du forum des Ministres des Finances de l’UE (ECOFIN) avant l’automne de cette année.
Les calendriers définitifs du programme ViDA ne seront disponibles que lorsque la proposition aura été approuvée par le Parlement européen, mais il est d’ores et déjà clair que les piliers 2 et 3 entreront en vigueur au plus tôt en juillet 2027, tandis que le pilier 1 (exigences en matière de rapports numériques) s’appliquera au plus tôt en juillet 2030.
Toutefois, alors que les États membres attendent l’accord officiel de l’UE, les mandats nationaux commencent déjà à entrer en vigueur au cours des prochaines années dans plusieurs juridictions : le mandat de facturation électronique de la Belgique s’appliquera à partir du 1er janvier 2026 ; l’Allemagne commencera à déployer progressivement les obligations de facturation électronique, en commençant par l’acceptation obligatoire des e-factures et des formats interopérables, à partir du 1e janvier 2025 ; et de nombreux autres États membres suivent le mouvement.
Compte tenu de ces délais, les entreprises doivent commencer à réfléchir à la facturation électronique le plus tôt possible. Si elle est abordée d’un point de vue global, la transformation peut devenir un vecteur de valeur plutôt qu’une simple case à cocher pour respecter la réglementation.
Avantages et défis de la mise en conformité au programme ViDA
Le programme ViDA a pour objectif de faire entrer la TVA dans le 21e siècle – davantage d’automatisation, moins d’erreurs, plus de résilience face à la fraude. L’impact positif sur les entreprises est bien plus large que la simple conformité ; il s’agit de rationaliser le traitement des documents, de réduire le nombre de documents perdus et de permettre de payer et d’être payé plus rapidement
La bonne nouvelle, c’est que – sauf dans le cas où une entreprise s’appuie encore sur des feuilles Excel ou des documents Word pour créer des factures – la majeure partie du travail ne repose pas sur l’entreprise elle-même : il s’agit de choisir le bon logiciel de facturation.
Ce sont les fournisseurs de logiciels qui doivent veiller à ce que leurs services soient conformes aux nouvelles réglementations (nationales et européennes) qui entrent en vigueur et, surtout, garantir l’interopérabilité entre les différentes juridictions. Alors que les fournisseurs locaux n’auront probablement affaire qu’à une seule autorité fiscale, les fournisseurs qui proposent leurs services à des entreprises opérant dans plusieurs juridictions devront traiter avec plusieurs autorités fiscales.
Bien entendu, les organisations ne seront pas en mesure de se conformer à la réglementation si elles ne parviennent pas à choisir le bon partenaire. Le problème le plus important est que trop d’entreprises utilisent encore des feuilles de calcul pour la facturation. Les études montrent non seulement que près de 90% des feuilles de calcul contiennent des erreurs, mais aussi que la facturation par feuille de calcul rend quasiment impossible de se conformer aux mandats à venir. Le programme ViDA vise à numériser la TVA, il est donc temps que les organisations évaluent leur facturation.
Implications pour le marché : aborder le programme ViDA par le biais de logiciels
Le cœur du programme ViDA, c’est le logiciel. Les entreprises doivent tenir compte de plusieurs facteurs lorsqu’elles choisissent un logiciel adapté à leurs besoins, le plus important étant généralement la taille de l’organisation. Alors que les petites et moyennes entreprises ont habituellement moins d’exigences et peuvent travailler avec des logiciels prêts à l’emploi, les grandes entreprises ont des besoins de configuration plus importants et recherchent des fonctionnalités personnalisées, ainsi que des services connexes. C’est la raison pour laquelle elles optent souvent pour des solutions logicielles personnalisées combinées à un prestataire de services de documents pour la livraison multicanal de leurs factures.
Le secteur d’activité d’une organisation joue également un rôle majeur dans le choix du bon logiciel de facturation. Les secteurs verticaux tels que la construction, l’industrie manufacturière ou le commerce de détail ont chacun des fournisseurs de logiciels spécialisés qui peuvent répondre aux besoins spécifiques de facturation propres à leur industrie.
La comptabilité est une autre exigence que les PME ne peuvent pas négliger. Si une entreprise travaille en étroite collaboration avec un comptable, ses factures de vente et ses factures d’achat doivent être compatibles avec le logiciel de comptabilité du comptable – ce qui signifie que l’intégration est essentielle.
Le fait qu’une organisation soit B2B ou B2C (ou les deux) joue également un rôle important dans le choix du bon fournisseur. Avant de faire leur choix, les entreprises doivent mettre leurs besoins sur papier, faire des recherches et choisir la meilleure solution en fonction de leur taille et de leurs besoins.
Comment les fournisseurs de logiciels peuvent-ils se préparer au programme ViDA ?
Si les entreprises peuvent choisir un fournisseur de logiciels approprié pour rationaliser leur facturation électronique et se mettre en conformité au programme ViDA, les fournisseurs de logiciels et de services auront du pain sur la planche pour faire face aux prochaines mises à jour réglementaires. Dès lors, comment peuvent-ils aborder le programme ViDA ?
Avant tout, il s’agit de savoir s’ils fournissent uniquement des logiciels ou également des services supplémentaires.
Les prestataires de services pour les grandes entreprises ne se contentent pas de fournir la connectivité au réseau Peppol – ils fournissent aussi d’autres réseaux ou méthodes de distribution, assurent la conformité et offrent d’autres services supplémentaires tels que la conversion des formats, l’archivage et l’établissement de rapports.
Les fournisseurs de logiciels qui proposent des logiciels prêts à l’emploi aux petites et moyennes entreprises doivent trouver un partenaire d’accès Peppol approprié pour répondre aux besoins de leurs clients en tenant compte des mandats à venir, afin que leurs utilisateurs soient en mesure d’envoyer et de recevoir de vraies factures électroniques à partir du logiciel.
Mais si les prestataires de services peuvent avoir des responsabilités supplémentaires à l’égard de leurs clients, c’est à Peppol qu’il incombe de veiller à ce que les logiciels soient conformes au programme ViDA – tant pour les fournisseurs de logiciels prêts à l’emploi que pour les prestataires de services.
Dans le monde interconnecté d’aujourd’hui, les partenariats sont souvent la clé du succès, et ViDA ne fera pas exception à cette règle. Le meilleur moyen d’accélérer la mise en conformité au programme ViDA pour les éditeurs de logiciels de toutes tailles sera de choisir le bon partenaire. Il y a sur le marché plusieurs API de point d’accès Peppol en tant que service, comme Flowin, qui sont tout spécialement conçues pour aider les éditeurs de logiciels dans cette question de connectivité.
Préparer la TVA pour l’avenir
Même si nous ne savons pas quand nous parviendrons enfin à un accord sur le programme ViDA, une chose est sûre : il arrivera sous une forme ou une autre. Et comme pour beaucoup d’autres choses dans la vie, l’avenir appartient à ceux qui se lèvent tôt.
Les entreprises qui entament dès maintenant la transformation de leur système de facturation auront une longueur d’avance, non seulement en prévision de l’entrée en vigueur de la réglementation, mais aussi parce qu’elles rationaliseront leurs opérations, renforceront l’automatisation et réduiront les pertes, les erreurs et les fraudes.
À l’ère numérique dans laquelle nous vivons, la clé d’une transformation réussie réside dans les partenariats. Trouver le bon fournisseur de logiciels aidera les organisations à accroître l’efficacité, l’interopérabilité et, surtout, à garantir la conformité.