Veel toekomstgerichte softwarebedrijven integreerden Peppol-first met hun huidige oplossingen. Maar dat betekent niet dat het werk gedaan is. Hoewel Peppol cruciaal is om conform de toekomstige wetgeving te e-factureren en een hoop voordelen biedt voor gebruikers, hebben veel klanten de tool nog niet geactiveerd. En dat kan voor grote problemen zorgen als e-facturatie daadwerkelijk verplichte kost wordt op 1 januari 2026.
Boetes en inefficiënte workflow: het gevolg van een slome adoptie van Peppol-first
Gebruikers die geen besef hebben van het cruciale belang en de power van Peppol – of zelfs niet weten dat de tool matcht met hun oplossingen – missen de waardevolle functionaliteiten die voor hun binnen handbereik liggen.
De Peppol-dienst garandeert een grotere efficiëntie, lagere kosten, bescherming tegen fraude en een quasi onbestaande foutenmarge. En niet onbelangrijk: als e-facturatieprocessen niet rond zijn tegen de verplichte datum, zijn boetes en sancties van de belastingautoriteiten geen boze droom maar bittere realiteit.
Ook nog: alleen e-facturen zijn vanaf 1 januari 2026 wettelijk bindend. Kan je je de gevolgen bij niet-betaling al voorstellen? Dan heb je geen (juridisch) been meer om op te staan. Bye bye money…
Peppol-first in de spotlights zetten, moedigt adoptie aan
Proactief zijn voorkomt (veel) problemen. Want zoveel bedrijven die zich pas op het laatste moment bewust worden van de waarde en noodzaak van de Peppol-oplossing; de helpdesks van softwarebedrijven voelen de bui al hangen. Niet omdat de tool niet klantvriendelijk is – integendeel – maar omdat dat late besef gepaard gaat met (ongewild) wettelijke regels overtreden, operationele valkuilen of hoogoplopende stress.
Softwarebedrijven moeten hun klanten niet alleen informeren over de Peppol-diensten; ze moeten hun ook dat duwtje (meerdere als het moet) in de rug geven om de sprong te wagen. Het toont hun proactieve en klantgerichte karakter en daar kan geen marketing tegenop.
De e-facturatie-api versoepelt het automatiseringsproces van kmo’s
De weg van de minste weerstand: daar wordt het vaakst op gewandeld. Een drukke agenda en veel ballen tegelijk in de lucht houden, zijn daar de oorzaak van. Peppol-first is qua workload een gamechanger in het uitdagende, professionele landschap.
Software-instellingen kunnen bepalend zijn om een e-facturatie-api al dan niet vlotjes te activeren. Gelukkig is het voor softwarebedrijven een kleine moeite om de Peppol-api als default te zetten bij het versturen en ontvangen van facturen en andere relevante communicatie. Dit kan automatisch en onzichtbaar, of via een goedkeurknop die verschijnt wanneer een Peppol-transmissie gedetecteerd wordt.
Drie-twee-een: Peppol als default
Voor je Peppol als standaard kan instellen, moet je – volgens UBL.BE – eerst deze voorwaarden afvinken.
- De software of dienst is geschikt om facturen via het Peppol-netwerk te verzenden.
- De software of dienst voldoet aan minstens een van de onderstaande voorwaarden:
- Telkens je een factuur stuurt, controleert de software of dienst automatisch of de ontvanger is geregistreerd op het Peppol-netwerk. Zo ja, dan verzendt de software of dienst de factuur langs deze weg. De controle overschrijft elke configuratie-instelling van het voorkeurskanaal van de ontvanger.
- Telkens een gebruiker van de software of dienst een nieuwe ontvanger aanmaakt, controleert de software of dienst of die is geregistreerd op het Peppol-netwerk. Zo ja, dan stelt de software of dienst de configuratie-instelling van de ontvanger in om Peppol als voorkeurskanaal te gebruiken.
- De software of dienst heeft een functionaliteit waarmee je periodiek of op elk moment kan checken of ontvangers zijn aangesloten op het Peppol-netwerk. Voor geregistreerde ontvangers kan de gebruiker de configuratie wijzigen, zodat de software of dienst de factuur via het Peppol-netwerk verzendt. Het spreekt voor zich dat die aanpassingen gebruiksvriendelijk moeten gebeuren.
- De dienst ondersteunt softwareleveranciers bij het instellen van Peppol als standaard.
Softwarebedrijven kunnen implementatie bij hun klanten aanmoedigen – en zo ineens de workload voor helpdesks indijken- door hen proactief te informeren over wat Peppol-first voor hun producten (en dus hun bedrijf) kan betekenen. E-mails, websites, FAQ’s en socialemediacampagnes zijn hiervoor ideaal.
Help je klanten hun business beter structureren met Peppol-first
Peppol is een blijver. Hoe je het ook draait of keert; vroeg of laat moet elk bedrijf zich aansluiten op het netwerk. Los van de wettelijke verplichtingen, biedt Peppol erg veel voordelen voor bedrijven en de accountants waarmee ze samenwerken.
De tool ondersteunt softwarebedrijven ook bij hun adviserende rol om hun klanten te informeren over zowel de wins als de noodzaak van e-facturatie. Klanten die nu wat gas geven, proeven sneller van de voordelen en zijn grondig voorbereid op de wettelijke verplichtingen die vanaf januari ’26 gelden. Overbelaste klantendiensten worden zo ook een issue uit het verleden.