Pour de nombreuses entreprises éditrices de logiciels innovantes ayant déjà intégré Peppol dans leurs solutions, le travail n’est pas encore tout-à-fait fini. Bien que Peppol soit essentiel pour être en conformité avec les directives approchant à grands pas et qu’il apporte son lot d’avantages aux utilisateurs, beaucoup de clients doivent encore explorer les capacités de Peppol. Ce qui augure un vent de panique lorsque la facturation électronique Peppol sera obligatoire le 1er janvier 2026.
Adoptez Peppol pour maximiser l’efficacité et la conformité
Les utilisateurs qui ne comprennent pas bien le rôle de Peppol, ce qu’il peut leur apporter, ou qui ne savent peut-être même pas qu’il est disponible dans leur solution, n’ont pas encore adopté la fonctionnalité basée sur Peppol alors qu’elle est à portée de main.
Ces clients ratent d’une part les opportunités apportées par Peppol pour augmenter l’efficacité et la précision, réduire les coûts et se protéger contre la fraude à la facturation. D’autre part, le non-respect des directives à venir peut entraîner des amendes et d’autres sanctions de la part des autorités fiscales. De plus, les factures émises après le 1er janvier 2026 ne seront juridiquement contraignantes que si elles sont envoyées sous forme d’e-factures. Ignorer les directives pourrait potentiellement apporter son lot d’impayés et empêcher d’intenter une action en justice dans de tels cas.
Si beaucoup d’utilisateurs ne prennent conscience de ces choses qu’au dernier moment et se précipitent pour découvrir les capacités de Peppol, les helpdesks des éditeurs de logiciels pourraient être submergés. Non pas parce que Peppol est difficile à utiliser ou génère des problèmes, mais plutôt parce que la mauvaise préparation des clients peut entraîner des problèmes de conformité, des perturbations opérationnelles et un stress inutile.
Il est donc fortement dans l’intérêt des entreprises de logiciels de pousser les clients à commencer à utiliser les capacités de Peppol le plus tôt possible. Cela aidera à éviter la surcharge des helpdesks et démontrera positivement votre valeur en tant que fournisseur de produits visionnaire qui ne se contente pas de vendre des solutions, mais travaille de manière proactive dans l’intérêt des clients.
Aidez les PME à simplifier les flux de travail avec Peppol-first
Tout le monde trouve normal de choisir le chemin comportant le moins d’embûches. Surtout quand nous sommes occupés à jongler avec plein de tâches en parallèle. Peppol constitue un véritable atout pour réduire la charge de travail. Mais, selon la configuration de votre logiciel, la manière d’activer Peppol peut ne pas être si évidente que ça. C’est là que les éditeurs de logiciels peuvent faire la différence, en mettant en œuvre une politique Peppol-first.
Pour le dire simplement, Peppol-first c’est définir l’option Peppol par défaut pour l’envoi et la réception des factures ainsi que de toute autre communication pertinente, chaque fois que c’est possible. Cela peut se faire automatiquement et invisiblement, ou via un bouton “approuver” qui apparaît chaque fois que la transmission Peppol est identifiée comme possible.
Selon UBL.BE, mettre en œuvre Peppol-first est défini par les conditions suivantes :
- Le logiciel ou le service est conforme à la capacité d’envoyer des factures via le réseau Peppol.
- Le logiciel ou le service est conforme à au moins une des conditions ci-dessous :
- Chaque fois qu’une facture est envoyée, le logiciel ou le service vérifie automatiquement si le destinataire est enregistré sur le réseau Peppol. Si c’est le cas, le logiciel ou le service enverra la facture via le réseau Peppol. Cette vérification prévaut sur tout paramètre de configuration lié au canal préféré du destinataire.
- Chaque fois que l’utilisateur du logiciel ou du service crée un nouveau destinataire, le logiciel ou le service vérifie si le destinataire est enregistré sur le réseau Peppol. Si le destinataire est enregistré, le logiciel ou le service définit le paramètre de configuration pour utiliser Peppol comme canal préféré pour ce destinataire.
- Le logiciel ou le service dispose d’une fonctionnalité permettant à l’utilisateur de vérifier périodiquement ou à tout moment si les destinataires sont enregistrés sur le réseau Peppol. Pour les destinataires enregistrés, l’utilisateur a la possibilité de modifier la configuration afin que le logiciel ou le service envoie la facture via le réseau Peppol. La modification de la configuration doit pouvoir se faire simplement.
- Le service aide activement un éditeur de logiciels à déployer sa stratégie Peppol-first.
En outre, les entreprises éditrices de logiciels peuvent encourager l’adoption et réduire le besoin d’assistance en informant proactivement leurs utilisateurs sur ce que Peppol fait en relation avec leurs produits. Cela pourrait se faire via une combinaison d’e-mailings directs, de FAQ au sein même du service / du site web ainsi que de campagnes sur les médias sociaux.
Menez vos clients vers l’efficacité, la précision, la sécurité et la conformité avec la facturation électronique
Peppol est là pour rester et, tôt ou tard, chaque entreprise de toute taille devra y être connectée. Les obligations de conformité mises à part, Peppol présente de nombreux avantages pour les entreprises et les experts-comptables qui les servent.
Peppol offre également aux entreprises éditrices de logiciels la possibilité d’endosser un rôle de conseiller auprès de leurs clients, en les informant tant sur les avantages que sur la nécessité de la facturation électronique. Aider les clients à se mettre à jour dès maintenant signifie qu’ils commenceront à récolter les avantages plus tôt, tout en n’ayant aucune inquiétude de conformité lorsque pointera janvier 2026. Et les éditeurs de logiciels n’auront pas à se soucier des helpdesks surchargés.