De oplossing om het gat in de belastingen te dichten
E-facturatiemandaten zijn een complex gegeven. In de hele wereld krijgt de wetgeving hierrond geleidelijk aan vaste vorm. Bedrijven moeten volgen, of ze dat nu willen of niet. Hetzelfde geldt binnen Europa, waar verschillende landen elk hun eigen mandaten hanteren. Sommige zijn al van kracht, terwijl andere nog in de maak of het onderwerp van discussie zijn.
Maar hoe en of deze mandaten elk apart land – en degene die internationaal zakendoen – beïnvloeden, is stof tot nadenken (en frustratie). Want niet alleen de deadlines verschillen, ook de vereisten per mandaat per land zijn anders. In heel Europa is er een opmerkelijk gebrek aan consistentie: van technische specificaties en communicatieplatforms tot het antwoord op de vraag welke autoriteiten je moet inlichten.
De enige manier om te weten wat jouw bedrijf te wachten en te doen staat, is de info daarrond nauw opvolgen. Een recente publicatie over e-facturatiemandaten in Europa vind je alvast hier. Zoals je intussen weet, worden specificaties en deadlines met de regelmaat van de klok aangepast. Er zijn check-ups nodig om ervoor te zorgen dat alle info up-to-date is.
Europese standaard voor e-facturatie: een voorbereid bedrijf is er twee waard
Een Europese wetgeving met uniforme normen en procedures: dat is het antwoord op zoveel onduidelijkheid. Om je hier alvast veilig en grondig op voor te bereiden, sluit je je best aan op een bestaand én (in Europa) goedgekeurd netwerk: Peppol. Ook na standaardisatie van de wetgeving blijft dit netwerk met een aan zekerheid grenzende waarschijnlijkheid aan alle regels voldoen.
Lifesaver Peppol
Peppol is een internationaal e-delivery network. Europa en heel wat andere landen in de wereld gaven het al hun zegen. Dat maakt e-facturatie voor zowel bedrijven als overheden mogelijk. Je bent meteen verlost van het kluwen aan wetten dat in verschillende landen actief is.
Organisaties die hun administratie op elk vlak futureproof willen maken – en wie wil dat niet? – zijn uitstekend gebaat bij een directe API-verbinding met Peppol. Die verbinding garandeert een solide basis waaraan je toekomstige functies probleemloos kan toevoegen.
Zo’n e-facturatie-API integreert de ERP-systemen en boekhoudsoftware met Peppol. Dat
creëert de mogelijkheid voor jou als softwarebedrijf om alle features te ontwikkelen die je klanten nodig hebben om te e-factureren. Het is de perfecte voorbereiding om op een veilige en vlotte manier naar toekomstige normen te switchen. Los daarvan geeft het je de flexibiliteit om per bedrijf afzonderlijk e-facturatie te integreren.
E-facturatie vandaag, belastingplicht morgen
E-facturatie heeft veel voordelen voor organisaties. De directe uitwisseling van documenten – die criminelen niet kunnen onderscheppen – en de strenge controles zijn zeer effectief om fraudeurs het zwijgen op te leggen. De foutmarge verkleint en het administratieproces is gestroomlijnd. Het hele e-facturatiegebeuren is uiteraard een goede stap voorwaarts voor elke economie. Toch blijft de vraag waarom overheden van e-facturatie zo graag verplichte kost willen maken. Het antwoord ligt in de noodzaak om het zogenaamde btw-gat te dichten.
Het gat in de btw-laag
Het btw- of belastinggat is het verschil tussen wat overheden aan btw-inkomsten verwachten en daadwerkelijk ontvangen. Deze verschillen kunnen evengoed het gevolg zijn van belastingfraude als van faillissementen en onbewuste rapportagefouten. Om je een idee te geven van het geldbedrag dat hiermee gemoeid is: de EU noteerde in 2020 een btw-gat van om en bij de 93 miljard euro. Dat is 9,1% van de totale verwachte btw. Tja…
Waarom is e-facturatie gezond voor het btw-gat?
Zodra e-facturatie een feit is, kunnen overheden digitale rapportagevereisten (DRV’s) introduceren. Dat doen ze door belastingautoriteiten te betrekken bij elke facturatie. De actuele e-facturatiemandaten dienen als basis voor directe belastingrapportage.
Landen die al DRV’s voor belastingrapportage implementeerden, zagen hun btw-inkomsten stevig stijgen. Dat bewijst meteen dat de aanpak wel degelijk werkt.
Wat zijn digitale rapportagevereisten?
Ja, wat moet je je daar eigenlijk bij voorstellen? Ze hebben verschillende vormen, zoals bijvoorbeeld:
- voorregistratie
- goedkeuring van facturen voordat je ze naar je crediteuren kan sturen
realtimerapportage: belastingautoriteiten ontvangen onmiddellijk facturatie-info op het moment dat je facturen naar crediteuren stuurt.
Wordt belastingrapportage een verplichte schakel in het e-facturatieproces?
Net zoals e-facturatie op verschillende tijdstippen verplicht wordt, rollen landen over de hele wereld op verschillende manieren en op verschillende tijdstippen belastingrapportagemandaten uit. Binnen Europa zijn sommige landen al actief op het vlak van die digitale rapportagevereisten, en dat heeft dan weer invloed op internationale transacties.
Ook hier is het gebrek aan consistentie tussen de verplichte procedures problematisch. De EU bespreekt nu de invoering van één gestandaardiseerd systeem voor realtimerapportage. Dat voorstel heet ViDA, als in: VAT in Digital Age, en het was de Europese Commissie die dit in december 2022 in het leven riep. As we speak of beter write, ligt er nog geen implementatiedatum vast.
Kanttekening: ook al heeft het voorstel als doel één centraal systeem in te voeren, toch zal elk land nog altijd zijn eigen regels bepalen rond de communicatie tussen organisaties en hun lokale belastingautoriteit.
ViDA is positief voor Europese bedrijven
Net zoals e-facturatie, zal ook het ViDA-voorstel veel bedrijven vooruithelpen door belastingrapportagefouten te verminderen. Ook nog: organisaties die actief zijn in meerdere EU-landen moeten niet langer btw-aangiften doen in elk verschillend land. Dat vereenvoudigt de administratieve rompslomp enorm.
Bereid je vlotjes voor op ViDA
ViDA, in welke vorm dan ook, wordt sowieso een van de vereisten voor e-facturatie. Daarom is de beste manier om je hierop voor te bereiden een API-verbinding met Peppol installeren. Naast het verbeteren en ondersteunen van het interne administratieproces, implementeer je deze oplossing op korte tijd voor een relatief lage kost.